今天我整个人对账对到崩溃,真的是崩溃。
直到现在我还是没有完成这个任务,但我真的有必要好好复盘这个过程,想想我都踩过哪些雷,认真思考对账这个工作,为什么我会做得这么吃力,以及“我到底是怎么犯错的”。
我在一周前接到这个任务。当时我刚来财务,主管分派给我的一些任务指示,我并不是真的都能听懂,而且也不知道该怎么问,因为我一头雾水,稀里糊涂完全照着她说的做,倒也能完成,但是对账这件事,我完全不知道该如何下手。当时她发给我五个表格,告诉我要对的是哪部分账,她给我讲了两三遍我还是没有完全明白,但大致知道我要做的就是把公司16年的账目核对出来,她需要得出借贷相抵之后的余额。我看了几遍我这次对账主要用到的那个表格,上千条账目我根本不知道该怎么开始,她告诉了我要怎么核对,但我没听懂。幸运(不幸)的是,我看到了几个数,借贷相互对应,于是我就做了标记,又看到了几个数,相对应,于是,尽管我还没有明白该怎么对账,我已经开始核对了,我只是非常机械地把借贷方对应的数据标记出来,证明账目无误,就像玩消消乐一样,好像也没有问题嘛。对账确实就是机械地把账目逐项核对排查,但我没有想过为什么要这么做以及核对到最后,目标数据是什么,在遇到有问题的条目时,我就开始慌,不知道该怎么处理,于是另做标记;在和主管沟通过几次之后,我发现,一部分看上去有问题的帐,其实只是出纳在录凭证的时候,说明不清,或摘要有误,或两笔贷方和多笔借方相互交叉,这样核对确实非常吃力,但借助Excel的强大功能,也能核对出来,可我不知道怎么操作,也想不到去请教前辈,于是自己就非常费眼地吭哧吭哧挨个找,不难想象,上千条账目,我在五彩斑斓的各种标记之间查找某一个数据,来回滑动鼠标滚轮,比如说,我需要查找与借方对应的贷方的七个数据,第一次找,没找到,第二次,标记到第三个数的时候,乱了,重新找,第三次,找到第五个数了,结果又乱了,再来一遍,这样循环往复,我不能保证自己每一次找都能看仔细,我只是去找,但没有想过怎么去找。如果说对账是个非常机械耗时的任务,那对我来说,把相互对应的账目找出来并不耗时,真正耗时费力的,是我明明知道某一借方对应的贷方值,但在找的时候不仔细,所以来回反复,导致时间和精力的大量消耗。
核对完之后主管检查发现问题很多,于是返工,有过几次,我核对完之后,自己再检查一遍发现没问题了,于是就把文件发给主管,可是到头来:1. 还是有错误;2. 我只把有问题的部分改过来了,相关的另一个表格数据我没改;3. 我以为自己都重新捋了一遍,检查过了,很了不起,很辛苦,但实际上,这只是第一步,在会计上,真正的检查是要用算法各种加减借贷相抵,用至少两种方式来确保对应才算“检查”,我自以为的“检查”,根本就不是检查。
反复过几次之后,我终于开始明白主管一开始跟我讲的“需要余额数据”是怎么算出来的,也开始有点头绪,知道这个对账应该怎么进行下去;我也的确发现我对过的账目有问题,可是这些账全都混在一起,我只能重新核对。我发现,帐本身有问题很正常,重新核对也很正常,不正常的是,发现问题后,我没有做好醒目清晰的标记,导致原本容易混乱的账目,在我手上变得更加无序,我人为地增加了自己对账的重复度,很多地方我都似是而非,非常不明确。
今天上午,我生无可恋地核对16年底和17年初对应的账目部分,这一次我是铁了心要找出问题,毕竟,当初我也是很认真地逐项核对,为什么对完之后加减检验的数据差那么多呢?我选择逐项对应,在对的过程中我发现,我总是会乱,逐项核对非常机械,显得很笨,但可以减少错误;跳着核对就比较灵活,也比较开心,真的像在玩找茬游戏一样,但这样对着对着我自己就分不清哪些是正确的哪些是有问题的了。当我终于臣服于机械找对应是唯一的出路了之后,我居然还!是!出!错!账目还是莫名其妙地差!很!多!如果说只是差几千块或几十块或许问题不大,因为至少我可以/能知道哪里出了问题,可相差十多万就说明不只是一两条账目有问题,我一定是在某些地方出了非常大的差错。于是我再一次找,耐着性子,压抑着浮躁,我猛然意识到,其实,在经历了数次反复之后,我已经不相信自己能核对出来了,在再一次逐项查找的过程中,我的大脑也开始变得机械,只是知道,我应该把它找出来,我的情绪完全被账目牵着鼻子走,这一条凭证对应成功,长舒一口气;下一条凭证居然没对上!天哪,好恐慌,怎么办!哎呀,原来在另一张纸上还有这个凭证,账目对上了,皆大欢喜;又出现一条凭证,加和不对!怎么回事!哦,原来是我计算器按错了,好吧,再算一次,如此反复。就这样一天过去了,我真的是对账对到怀疑人生,而且,我还没有检查完,现在我手头上的账目,还是不清楚,这个任务我还没有完成。
到底为什么会这样?
我很认真地在核对,现在我知道核对的目的是做出余额,我现在目标明确,方法无误,也懂得向外寻求帮助,可是到底为什么,核对后验证的数值,依然对应不上?
下午我猛然想到:胜兵先胜而后求战,败兵先战而后求胜。这是小师父在BVM里讲过的,是“我有”心态的一个表现。而我在整个过程中,就没有想过“胜”:先是不明所以地开始执行任务,没有目的没有标准;在多次反复之后终于明确任务目标,慢慢开始掌握方法,不再走什么捷径,老老实实地逐个排查,但我始终没有过“我能核对出来”的心态,尤其是今天,我完全没有章法,我多次提醒自己接下来如此这般核对,最终需要的数是什么,可是执行过程中我还是会多次把这个阶段性任务目标丢掉,毫无目的地“找对应”;我做的是非常机械的事,大脑也跟着变得很机械,情绪却变得非常敏感;我知道出错就只是出错而已,改了就可以了,可情绪完全失控,表面看上去我只是坐在那里,内里却在上演各种戏码,我不会迁怒于别人,也试图不去惩罚自己,但我真的处于非常混乱的状态。或许情绪的大幅波动是在我无数次重复查找出错之后才开始显现的,但我知道,对账这件事,我从一开始就输了。
下班之后我出去走了走,今天没有那么冷了,我也可以放慢脚步,看看行人,同时也复盘这段经历。宏观来看,这份工作本身就值得思考,此刻,我为什么会在这儿?我为什么会在丹东这个地方工作而不是别的地方,比如我家?微观来看,我做事很有问题。我今天主要思考微观问题,仔细觉察,我为什么会把事情做成这个样子,自己难受,事情也没有做好,问题并没有在我这里得到解决。
我能想到的是,我在过程控制方面出了问题。
在执行任务前,我不明确任务目标(不知道对账到底在对什么),只是刚好在某个地方打开了切入点(有几个账目我看懂了,发现能对上),于是我就非常开心地继续往下做(情绪战胜理性),却没有试图再次思考,究竟目标何在(如果我在对了几笔账,有点开窍之后再想想这个任务,我知道至少我会分类更有条理,或者知道自己哪里不懂,可以去请教前辈),于是一个糊涂套着另一个糊涂,每一个环节都不清不楚,直到每条路都走不通之后我才开始思考出发点,开始从源头看问题,想办法。
现在我的认识是,在执行任务的整个过程中,不管是一开始的“不明确”,还是中间的“蛮顺利”,或是中后期的“进行不下去”,我都只有在频繁地抽身出来思考这个任务的“目标”或“目的”,我才有可能推动任务继续进行,可能目标有问题,导致执行不顺利,但至少我非常清楚问题存在,而不至于像这一次,我只是感觉有问题,但没有想过问题出在哪里,更别提解决了。
以下是我由对账产生的一点感想:
- 对账其实就是找对应,没有任何难度,但当上千条账目混在一起的时候呢?当公司的某些财务操作造成的特殊账面而我又完全不知道的时候呢?一家企业的财务运转本来就是复杂系统;
- 再简单的一件事,一旦数量上升,加上少许的混乱就会呈现出无序状态,这个时候要整理就会有困难;我能想到其实通过电脑操作这些问题都可以解决,可我不懂,就只能人肉查找,全靠双眼,加一点点脑力,而我也越发感觉到,让人去做这种机器性的工作,人是非常不靠谱的,至少我是这样,我会在任何一个不起眼的环节出问题导致后期的错误。而我对账这么吃力,也和出纳在前期没有把帐捋顺有关;
- 工作中,真正消耗精力,让我没有幸福感和价值感,觉得自己被“消磨”的,不是“找”和“做”的过程,而是“整理”、“检查”和“纠错”的过程。如果我能在一开始就多花几秒钟把原本随手一放的文件存到相应的文件夹里,把需要修改的某一句话及时标注好,那真的会给后续的工作节省大量的时间。我在这个地方真的是耗费过大量大量不必要的精力,并由此引发一系列的情绪波动和生活不如意的感受,但这一切的源头,或许只是一个月前我没有把那个文件存好而已。所谓天下大事,必做于细,我想,多花几秒钟随手整理,也是这“细”的一个重要含义。
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