临近年关,将供应商付款列在的待办工作的前面,申报了4个项目预算。周一欲处理最后一笔的时候,供应商在快递发票前,发现订单出错了!没有此场景的纠错经验,而且只剩下1天时间,预算无法完成,公司要被考核、部门要被考核。怎么办?
复盘
为了解纠错过程,做好每个环节的提前沟通,在解决问题的同时,做了记录,并在整理本文时增加了序号。
【差错沟通】1发现税率错误——2邮件给采购室——3供应商出具《同意修改函件》
【解除归档】4采购室发起——5采购室室经理审批——6办公室档案室审批
【修改请购】7需求人在供应链系统发起请购单修改(《同意修改函件》作为附件)——8审批人——9审批人——10审批人——11审批人——12审批人——13审批人——14审批人——15打印
——16盖章
【合同归档】17快递至供应商——18供应商盖章——19回寄采购室——20归档
(合同系统同步到采购系统需要时间)
【报账请款:供应商】21系统签收订单合同——22确认发货——23发起请款
——24《请购单》盖章
【发票资料】25需求人确认电子版——26打印——27盖章——28快递——29跟踪物流
【报账提单】30盖章后的《请购单》扫描件、双方盖章后的订单合同扫描件——31提单——N个审批
反思
再不经意的差错,纠正的成本可能也是巨大的。错误在于税金“是否可抵扣”时,错误的选择了“否”,审批流转中,任何一个人留意到,都可以及时纠正。而在完整地梳理纠错环节后,发现专门的整改是投入了大量的管理成本的。
正确地分析过程,可让目标设定更合理。全流程模拟后,发现所有的审批处理节点都在公司内部和供应商,且不涉及到公司领导,意味着全部在部门领导影响能力范围内。风险在于同事的响应速度、是否下班和系统同步。一天内完成是可实现的。
坚定不移的目标,更能令人绞尽脑汁达成。当天上午我带着“尽量完成”,那是目标不明确;下午我优先与财务沟通剔除考核,那是还有后路;直到下午目标调整为唯一的“必须完成”后,才调动了个体的解决问题的欲望。其实当时就是想探求“不可能完成”到底真的“不可能”吗?最后的结果是顺利完成报账。
你看,平均一周以上的工作量可以在不到一天内完成。但这是好事吗?
做好一件事件,是需要配套的资源的。很多时候,不是事情不能做得更好,而是需要我们投入更多的资源,包括人力、物力、专注力、沟通、内部协同、充分授权等等。不可能每件事情都如此投入,但这为我们开了个“脑洞”——只要你真想,你就可以做到。
收获

欲望是正常的,但要少点,再少点。
自信是必须的,但要客观,再客观。
努力是必须的,但要量力,再量力。
结果是自然的,故要接受,真接受。
设定了目标,就要拼了!
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