第一部分 结构
原则1. 运用“自上而下”的写作法
当写作意图是解释或告知时，我们应该先总结，然后再运用细节作为支撑，不要玩“我有个秘密”的把戏。总结>观点>示例
较差版
“艾丽丝，你去城区的时候能不能帮我个忙？如果你坐地铁去主街，下车后从第一个出口出地铁站，步行到十字街。在十字街和瓦因路交汇的十字路口，你会看到桑迪文具店。你能去店里帮我买一包0.5mm派通牌铅笔芯吗？”
较优版
艾丽丝，你去城区的时候能不能帮我个忙？我需要一包0.5mm派通牌铅笔芯。去桑迪文具店买最方便。你可以坐地铁到主街，下车后从第一个出口出地铁站，然后步行到十字街。这家店就在十字街和瓦因路交汇的十字路口。
原则2. 分解事物
把主题分解成二到四个主要部分（推荐三，不超四），然后运用引导句 。将引导句放在文章开头以提示接下来的内容，突出将要讨论的事项以及这些事项的讨论顺序。
我将通过详述个人和职业生涯的三个特殊的转折点，来呈现我是个什么样的人：凭借曲棍球奖学金上大学时期、与维和部队共同度过的一年、入职伦敦一家商贸企业期间。
原则3. 使用转折词
但是、然而之类的“转折词”被称作语言的交通灯，它们有四大作用：对比、举例、持续和总结。如：说明——首先、其次、比如和譬如；总结——因此；比对——然而；递进——而且。
以下是一个可以帮你写出任何东西的万全方法。它列出的可能不是最令人兴奋的写作结构，但却清晰而且实用：
1.选择立场。
2.写下结论。
3.陈述“有如下几个原因”。
4.使用转折词。
示例主题：文艺复兴
文艺复兴时期是人类史上最辉煌的时代，有如下几个原因。首先，________。其次，________。再次，________。例如，________。此外，________最后，________。
原则4. 回顾六大基本写作结构
使用基本协作结构，使观点的顺序安排得当。
时间结构：先讨论最早发生的事件，然后按照时间推进；
比较结构：先谈论最重要的观点；
线性结构：按照顺序的第一项开始，以最后一项结束；
因果结构：先确定并讨论原因，然后才是结果；
范畴结构，评价结构，问答，问题与策略。
原则5. 整合相似事物
先结束一个主题的讨论，再接着讨论其他主题。
下面的三段结构也十分经典：引言后面紧接着两个自然段，每一段分别详述左脑思维和右脑思维。在第二段中，前两句描述左脑思维，紧接着用第三句支撑，包括这种思维的例证，最后是总结句，突出左脑思维的发展结果。在第三段中，前两句描述右脑思维，紧接着第三句支撑句，包括这种思维的例证，最后是总结句，突出右脑思维的发展结果。
1981年，罗杰·斯佩里凭借他对左右脑分工理论的证明获得了诺贝尔奖。根据斯佩里先生的理论，大脑有两个不同的半球，但是功能部分交叠。大脑的左右半球各自擅长截然不同的思维处理方式。基本说来，左脑善于分析，而右脑造善于创造。
大脑左侧负责分析、时间、语言和理性思维。左脑思维被称为“聚光”思维。平衡收支、记忆日期或者设定目标任务时，人们依赖的是左脑。由于大部分西方思维概念来自希腊逻辑学，它是一种线性逻辑系统，因此在西方教育体系中，左脑训练最受鼓励。
右脑是整体的、想象的、非语言的和艺术的。右脑思维被称为“泛光”思维。每当人们回忆一个人的长相、专注于交响乐或者单纯地白日做梦时，使用的是右脑功能。右脑的训练在学校中不常被鼓励，这一点令许多人深感失望。
第二部分 风格
原则6. 支撑所说内容
使用准确、具体的词汇支撑所说内容。
好作品和普通作品最大的区别，在于你是否使用了准确、具体的例证。
注意下列句子的区别：
一般
公司利润下降了。
较好但仍不准确
公司利润下降了，因为成本增加了。
准确
公司利润下降了10%，因为总体成本增加了20%。
更优
公司利润下降了10%，因为总体成本增加了20%。具体来说，较高的薪水支出是成本增加的主要原因。高薪资成本主要是管理层薪资增加造成的，因为加班时间减少，付给工厂员工的平均工资实际上下降了5%。
原则7. 让你的例证个性化
原则8. 保持简洁
原则9. 砍断长句
原则10. 删除不必要的词
原则11. 使用主动语态
原则12. 多用动词，少用名词
原则13. 使用平行句式
用一致、平行的形式表达连串事物。 写作中的平行，是指一句话中相似的部分应当使用相同的方式表达，从而使句子表达更加清晰有力。
注意下列句子的平行形式：“高校企业创造、资助、推广了这个神奇的新工具。
非平行形式：“高校企业参与了这个神奇的新工具的创造，确保了它的融资，并花费时间使产品投放市场。
原则14. 利用句式变化
原则15. 选择恰当的语气
用积极、个人化的语气写作。添加人称代词使文章更加非正式化和个人化。
消极：商店晚上7点关门。 （这里用了消极动词“关门”。 ）
积极：商店一直到晚上7点都开着。 (这里用了积极形容词“开着”。)
无代词：任何后续问题请发送到客户服务部。
有代词：如果你有任何后续问题，请联系我们的客户服务部。
原则16. 保持文章性别中立
避免使用阳性泛指指示两种性别。用“他或他”替换“他”，或改用“他们”
第三部分 可读性
原则17. 利用排版和设计
原则18. 运用可读性工具
突出关键词和短语。如粗体、斜体、破折号、项目编号等
原则19. 使用标题和提要
用标题或提要拆分或归纳文章。结构通常对于篇幅较长的学术性写作
原则20. 回顾和修改文章
直到你的文章改到无可修改，否则不能说已经完成了。
以一篇求职信为例。首先，把想法写下来；其次，编写内容、增加细节、串连整篇文章并修正；最后，重读全文，再稍加改动。作品越长，这个过程所需的次数就越多。
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