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Excel 基本用法

Excel 基本用法

作者: 廖少少 | 来源:发表于2016-09-26 18:28 被阅读187次

表格操作


怎样让Excel 复制表格时包括行标和列标?

  1. 在【页面布局】菜单里勾上上【标题打印】

  2. 加到开始菜单,右上角【复制】选择下拉中的【复制为图片】(EXCEL2007中,【复制为图片】在【粘贴】下拉框里面),再选择【如打印效果】。

  3. 再正常复制粘贴目标表格,即可得到目标效果。

简单的文本折分

  • 一行折多行,每行同字符数。

    1. 调整单元格宽度到你想拆分第一个单元格的长度

    2. 选中整列,点击开始菜单中的【填充】-【两端对齐】即得目标效果

  • 多行并一行

    1. 放大这列的宽度至能放下多行所有的字符。

    2. 选中整列,点击开始菜单中的【填充】-【两端对齐】即得目标效果

批量单元格合并和拆分

  • 批量相同单元格内容合并

    1. 选中整个表,点击【数据】-【分类归总】-勾选你的合并列点击确定

    2. 选中新的新个表格,点击【开始】-【查找和选择】-【定位条件】-勾选【空值】-点击确认-点击合并单元格

    3. 选中整个表-【数据】-【分类汇总】-【全部删除】

    4. 选中合并好的单元格点击格式刷,再刷想合并的单元格,垂直居中得到目标效果。

  • 已合并的单元格内容折分到每个单元格内

    • 利用【合并或居中】或【格式刷】

多行多列变成单列

  • 方法一:

    1. 倒数第二列的最后一个单元格写上公式,先输入“=”,再点击最后一列第一个单元格,再回车,这样就得到最后一列第一个单元格的内容了。

    2. 实心十字下拉倒数第二列,拉得越大越好,因为要多行多列变单列,这列能装下所有数据。

    3. 选取上个步骤的最后一个单元格,实心十字向左拉,拉到首列下面。

    4. 首列【复制】再【粘贴值】(如果没有这个步骤,则删掉其他列时,首列也会变成空,因为是引用的公式),首列得到所有数据的单列,再把其他列删掉即可。

  • 方法二:

    1. 假设数据在A1到A30的单元格中,现在想变成5X6的样式,那么可以先在其他一个地方输入A1,右边再输入A2,选取两个单元格,拉拽到6格,这样就可以生成A1~A6。

    2. 在下面一行第一列输入A7,重复上步即可生成A7~A11.

    3. 选取这两行,再拉拽到下面,即可生成一个5X6的样式。

    4. 最后一步非常关键:【查找】-【替换】-查找内容为【A】,替换为【=A】,确认即可生成5X6格式的数据表,然后再复制这个5X6的数据表,粘贴为文本,即可。

如何让每一行都有标题栏?

TIPS:适合每行都有数值的工资条,不能有空的单元格,不过应该也可以事先替换空单元格为一个值,最后再替换回来。

  1. 表格的最后一列,它的后面列从1开始排序,排到最后一个单元格,这串数字复制了再粘贴在最后一位数后面,这样就可以有两串从1到X(X为工资条的条数)的数列。

  2. 选中整个表,按最后一列数据排序。(这样,每个工资条就占了两行,其中一行只含有那个第一步生成的数字。

  3. 复制标题栏。

  4. 选中整个表,定位找到空值,粘贴即OK。

  5. 删掉多余的东西。

高效录入


快速批量输入员工工号

TIPS:公司有100个员工,其中50个在东北分公司,50个在华中分公司,要求工号的格式为:DB01或者HZ05。

  1. 选中-设置单元格格式-自定义设置-类型。

  2. 在【类型】中如下输入,注意DB要在双引号内。


巧用替换录入常用数据(即文字的快捷键设置)

  1. 文件——选项——校对——自动更正选项

  2. 在【替换】处输入你的快捷键

  3. 在【更正】处输入完整表达

  4. 点击确认即设置成功,在单元格内输入快捷键回车即可得。

隔行填充的两种方式

TIPS:让你的表格好看点,隔行显示不同的底色,有利于可读性。

  1. 【开始】-【套用表格格式】,自己选择Excel提供的模版。

  2. 自定义隔行填充,在表格的最后一列的后一列,从上到下编号1、2、1、2…,然后用【筛选】功能,先选出1的行,自定义色彩,再选择2的行,自定义色彩。(这种思想在Excel中很常见!

函数计算


快速求和

  1. 假设表格是MxN,那么选择含表格的(M+1)X(N+1),再按求和快捷键: "ALT" + "=" 即可。神奇的事情就发生了。

  2. 假设现在不仅是在最外圈的求合,表内还有求和,那要怎么办呢?
    答案:选中整个表-【定位条件】-【空值】-【确定】- "ALT" + "="

图表呈现


温度计图:展示多个目标值和实际值

  • 可用于:每月销售完成度、各员工完成度等

柱形图表中加入【平均线】

  • 在数据表格中外部加入一列,其中的值全都是用函数算出来的平均值,选择整个表格,生成柱形图表,这时,每个人都有两个柱形右键选择更换图表类型达到平均线的表达要求,如下图所示:

  • 在平均值的柱形上,单击鼠标右键,选择【更改系列图标类型】-【折线图】,平均线就出来了!注意,这是随数据变化而变化的!

  • 最后点击两下平均线,右键-【添加数据标签】即可显示平均线的值。

折线图变成【山势图】

面积拆线图

  1. 选中表先插入一个折线图
  2. 选中数据复制,在图中再粘贴,这时候出现重叠的两个折线图
  3. 更改图表2样式,变为面积图
  4. 调节样式即可

批量生成多个文件夹


  1. 在表格的后一列中,输入 ="MD "& +【点击单元格】

  2. 选取单元格,右下角拖拽,即可生成多个。如图所示:

  3. 复制右边那一列,到你想批量生成多个文件夹的上层目录中,新建文本文框,粘贴,保存,退出(注意:不能保存为utf-8格式的,得用ANSI格式保存,否则会生成中文乱码问题),再把后缀名改为bat格式,双击运行即可。(批处理的运用)

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