职场经验越长,越感受到了提问的重要性。
举几个例子:
例子1:有小伙伴要做用户访谈,来寻求好的方法和工具,但当问到为何做访谈,访谈谁,想达到什么目的的时候,对方说是领导布置的任务,其它信息一概未知。
例子2: 老板看了个新闻,想搞直播,大家都觉得不靠谱,但又不敢说,如何不驳斥领导,又能给领导建议?
例子3:某个部门提出要做沟通培训的诉求,但听完理由你仍然觉得有疑问,听起来诉求值得推敲。
上述几个例子代表了职场中常见的几种场景,你希望更好的做事情,你想给出更好的提议,你需要检验诉求的真伪从而更好的帮助对方解决问题。
第一种情况,通过提问了解原因,从而更好地做事情
职场中,很多人在接收到一个任务或者信号的时候,会忙不迭的制定计划并开展行动,看上去很有执行力,但却未必能取得一个好的结果,有的时候是因为方向错了,有的时候是因为存在更佳的方法或是路径。
就拿本文开头的例子来说,要做用户访谈,可用的工具和方法有许多种,如果不了解访谈的目的和对象,就无法确定哪种方法最佳,所谓的“对症下药”便是这个道理,“下药”之前先要“问诊”,了解症状,否则不但不能“治其根本”,反而可能会带来副作用。
“问诊”便是通过提问来完成的。
在职场也是如此,没有了解清楚为什么做这件事情,做起事情来往往具有盲目性,没有问清楚原因就盲目的做事情,即使你态度上是积极主动的,能力上也不差分毫,但做起事情来往往事倍功半,投入产出比不匹配。
现实中,问不出问题,有的人是因为不具备提问的习惯和意识;有的人是不具备提问的能力,不知道如何提问;还有的人则是不自知,错误地认为自己已经知道。
对此,建议的做法是,对于要做的事情,要知其然,更要知其所以然,不妨试着询问或者和对方确认几个问题再行动:
- 为什么要做这件事情?
- 对这件事情的期望是什么?
- 对方有没有既定的思路?
- 对方觉得最大的难点在哪儿,有没有顾虑?
- 做这件事情最好和最坏的结果是什么?
在行动之前通过提问来了解做事的原因、结果、衡量和影响(后果),这些问题的答案对于执行者来说非常重要,它让你时刻明白自己在做什么,为什么要这么做,怎样才是做成。
第二种情况,通过提问引导对方,给出更好的建议
职场上,你可能会经常被他人的想法或方案“砸”到,尤其是当对方具有某种权威时,他大概率不会给你辩驳的机会,即使你能判断出想法是超级的不靠谱,甚至对方都不曾深思熟虑过,但你不敢反对,也不敢提问。
这其实是职场常见的现象,领导今天看了个新闻,明天看了个政策,后天听了个讲话(被人洗脑),虽然准确性有待验证,但会迸发出千奇百怪的想法,如果你是那个“方案”的接收方,你会选择在错误的道路上一往直前,还是会尝试着做出改变?
有的下属毫不迟疑的去执行,既使有心也无胆质疑,或者说“心有余而力不足,欲为之而不能”,怕“得罪”领导,怕影响自己的职业发展,后怕的事情太多了,所以不敢发声更不敢提问,此处省略万语千言。
有的则会试着给出更好的提议,在不冒犯领导权威的情况下,让领导自己意识到想法可能存在问题,最好的办法也是通过提问。
试想一下,对方之所以抛出一个方案,目的是不是想解决某个问题,如果先把问题明确,是不是可以和领导一起推导出更好的想法或者方案?
所以仍然需要回到问题本身。
提问之所以是最好的方法,因为它不会让人觉得被冒犯,能让你在不驳斥、不反对、不说“不”的情况下和领导一起寻找答案。
比如:
- 做这件事情的出发点是什么,想解决什么问题?(回到方案背后的问题)
- 为什么会有这个想法呢,有什么特殊的背景?(了解上下文)
- 做这件事情和大的方向或者战略是一致的吗?(纠偏,相信领导心中是装着大方向和战略的)
- 做这件事情依赖什么条件,咱们具备什么条件?(适时补充自己的了解,同时也让领导认清现实)
- 如果变化一下,会不会更好的解决这个问题?(提出自己的想法)
- …………
全篇没有一个“不”字,但有机会表达了自己的想法。
提问不一定能当即解决问题,但在一定程度上能触动对方思考,如果问到点子上,有时候领导会悟到是自己想多了,会自己喊停不靠谱的想法或者采纳你的建议,也是很有可能的事情。
第三种情况,通过提问了解事实,提供更好的决策支持
职场中,很多时候你会直接得到一个诉求,而对方并不会给你一个推理过程,也就是说对方做好了决策,到你这里“签字画押”或者“拍板论定”。
但你脑中会盘旋着许多疑问。
疑问得不到解答的话,你很难判断诉求的真伪,也判断不出是否有更好的对策。
所以,你需要了解决策得出的过程,需要还原事实本来的样子,你需要提出自己的问题,去检验诉求的真伪。
仍然拿文章开头提到的例子来分析:解决部门现有的问题,是不是只有通过培训一条路径可走?
这个时候你可能需要追问一些问题:
问:想通过沟通培训解决什么问题?
答:团队分散在各地,开会效率低。
问:什么原因导致效率低?
答:人多,上下文多,开会时间难协调,有的工作多人重复做,有的工作没人做。
问:希望通过沟通教会大家什么?
答:更好的表达,更好的倾听别人的内容。
问:能解决开会的问题,和任务分工的问题呢?
答:……
这种情景,沟通能解决部分问题,但比较间接,因为问题的本质是机制,协作机制、分工机制、沟通机制和开会机制的问题。
陷在问题之中,人会下意识的产生一些想法或者做出判断,但不一定能做出最优的判断。
此时,如果你是诉求的接收方,你仍然需要和对方去探究真正的问题是什么,还原诉求产生的过程,通过分析和纠偏找到最合适的解决办法,提问便是发掘真相的那条路径。
现实中的场景不止这么多,总的来说,提问能帮助职场人洞察事实真相、探寻事情本质、拉通认知和理解、确定行动和认识,是开启行动之前最有效的准备,也是行动过程中最关键的互动。
最后划重点:提问是职场人最重要的沟通能力。
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