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效率达人成长记

效率达人成长记

作者: 春来燕回 | 来源:发表于2017-08-01 19:25 被阅读0次

    你是不是经常忙忙碌碌,觉得烦、心累,没有自由支配时间,或许今天分享的书是《搞定》里有你想要的答案。

    我们分三个部分来和大家分享,分别是横向整理任务、纵向管理项目以及三个关键原则。

    横向整理任务

    横向管理任务,就是把所有任务都用清单罗列出来。写在一张纸上,也可以用手机APP等方面查阅的地方。

    这么做的目的在于把你脑袋里的内存清理出来,把一切有待完成的事情都储存到大脑之外的地方。

    8月1日
    1、做7月份月报表
    2、办理离职人员手续
    3、标准化试验室规划图
    4、量门窗尺寸订窗帘布
    5、人员排班,沟通协调工作
    6、配合比验证原始数据整理输入
    7、删除2017年以前的搅拌楼发货记录
    8、给小姑,A同学、B前同事打电话
    9、早教课,陪娃听声韵启蒙
    10、写晨读感悟,运动半小时,读书1小时

    以上是我罗列出来的一天清单:

    001 立即执行

    能2分钟处理完的事情,你就应该立即执行,别拖沓,完成后把任务勾掉。如:办理离职人员手续。

    002 指派他人

    一旦任务不能立即处理完,先确定这件事是不是非得由你来完成。如果不是,把任务委托给合适的人去做。如:量门窗尺寸,配合比数据输入(整理我自己完成),删除搅拌楼记录。

    003 延迟处理

    这件事情不能马上干掉,又必须由你来完成,则加入“下一步行动”清单。如:标准化试验室规划。

    纵向管理项目

    纵向管理项目是指如何高效地处理掉一个具体的工作任务。以人员排班为例。

    001 确定目标和原则

    排班前,私下找需调整的人员明确为什么要这样排班,目的是什么,对大家有什么好处?

    002 展望结果

    设想一下,如果沟通顺利,工作顺利进展,会以什么样的场景出现?是明确了各自的任务,还是忽略了一些不必要的担心?

    003 头脑风暴

    调整工作过程中,需要大家尽情讨论,集思广益。在头脑风暴的时候,要追求数量而不是质量,尽管提想法,把评判和质疑的意见放到下一步处理。

    004 组织整理

    通过头脑风暴,我们把所有能想到的,好的坏的都记录了下来,当所有可能的结果都呈现在你面前的时候,你再去分析利弊轻重,更加一目了然。

    005 明确行动方案

    这是工作的最后一步,确定方案后,需要决定如何分配资源、安排任务,确保每个人都知道自己接下来需要做什么。

    三个关键原则

    三个关键原则,也叫做高效工作的三个习惯。

    001 养成收集的习惯

    把所有任务都加到任务清单里,而不是单纯只记在脑海里。做一件勾一件,不会一整天都处在瞎忙状态中。

    002 确定下一步任务

    确定了任务目录,并不意味着你知道了下一步做什么。比如你任务清单里写着“量门窗尺寸”,实际上下一步操作是打电话给订窗帘门店,预约量门窗时间。

    很多压力往往来源于不知道下一步怎么做。明确了下一步任务,能给自己一个心理暗示:我们对事情有掌控权,可以采取行动来推进事情的发展。

    003 学会关注结果

    比如领导吩咐了一项任务,你需要和他确定好这件事情需要做到什么样的程度,他希望看到的具体结果又是怎样的,你才能更有把握把任务执行好。

    在日常工作中,你需要经常问自己这两个问题:“我为什么要做这件事情?”“如果这件事情做成了,会怎么样?”

    看完上面分享的内容,不知道你有没有马上去列任务清单的冲动?试着用今天介绍的GTD方法去做,列出清单,清除大脑内存;完成一件就划掉一件,你也可以成为效率达人!

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