最近今天，公司有不少大大小小的接待，忙的应接不暇。
虽然，我在办公室工作时间比较长，但是工作中难免会有疏漏之处。
为了进一步做好接待工作，也为了避免让其他的小伙伴采坑，下面我对接待过程中的一些注意事项进行简要的总结，供大家参考。
第一，思路要清晰。
接待从大的方面，可以分为接待前、接待中和接待收尾工作三个方面。
接待前，主要是做好接待的准备工作，
比如明确接待人员数量、男女比例、级别、行程路线等，确定接待的人员、接待车辆、预订酒店（吃和住）、材料准备、会议室筹备（包括：话筒、投影、横幅、欢迎词、茶水、烟、宣传册、笔、纸、座位牌）、参会人员、照相人员、室内外卫生、参观路线等。
接待中，主要是座位座次的安排、会谈过程中的茶水服务、摄像录像、材料分发、会议记录、引导入住酒店、点菜、就餐过程中的服务、茶余饭后的娱乐以及突发情况的处理等。
接待的收尾工作，主要指就餐结算、费用报销、会议室打扫、会议纪要撰写、通讯稿件发布、会议总结，会议决定事项的督办等。
第二，分工要明确。
所谓的分工要明确是指，按照事前、事中、事后的大框架，把每一个阶段每一个环节做到无缝衔接，责任到人，明确完成节点，明确完成标准。
因为接待工作是一项团体作战的活动，不是一个人两个人就能完成的事，需要整个部门乃至整个公司各个部门的密切配合才行。
只有分工明确，接待工作才能有条不紊的进行，避免出现有的人忙死，有的人闲死，忙闲不均的现象。
作为领导，只有将工作分配到位了，自己才能从全局的视角把控接待的全过程。
第三，标准要具体。
所谓标准要具体是指，让一个人干什么事，什么时候完成，完成的效果是怎么样的，要有一个具体可衡量的标准，方便办事人员把事情做对。
比如，你让属下做好茶水服务，那什么样的茶水服务才算到位呢？
你可以这样告诉下属，在客人来之前，烧两壶白开水放好，等客人进来以后泡好茶叶上茶，每隔15分钟看客人的茶有没有喝完，喝完的话及时续茶。
你这样告诉属下，他就知道该怎么做了。
其他的工作也要这样去安排。
第四，招待要热情周到。
所谓的热情不是让你去铺张浪费，而是在节约开支、不超预算的基础上热情接待。
怎么样做才能让别人感觉到你的热情周到呢？下面我举几个例子来说明：
1、比如在接站时，提前了解客户的车次、到站时间、客户的联系电话等信息，约定好出站口。
如果车站比较大、人员比较多，可以做一个简易的接站牌，方便客户看到自己。
同时，也要把司机的电话发给客户，紧急情况下可以双向联系。
2、客户入住酒店，要提前选一个朝阳、敞亮、静谧、干净的房间，如果是夏天可以让协议酒店提前打开冷风，如果是冬天可以让酒店提前打开暖风。
入住酒店后，可以告诉客户，酒店的用餐时间、洗衣服务、叫醒服务等，以便客户更好的适应新环境。
这样客户会感到有一种宾至如归的感觉。
3、提前了解客户的籍贯、常住地、饮食爱好和饮食禁忌，在点餐时刻意点一些客户喜欢的菜肴和酒水，这会让客户感到自己非常受重视，这样感觉就是信任的感觉，只要产生信任感，生意基本上成功了一半。
类似的例子还非常多，我就不一一列举了，大家在接待过程中要多注意观察、多进行总结，时间长了对接待工作就不会那么恐惧了。
好了，今天就更新到这儿，希望对大家有所帮助。晚安。
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