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专注的艺术:让你效率翻倍的GTD时间管理术

专注的艺术:让你效率翻倍的GTD时间管理术

作者: 基业长红 | 来源:发表于2021-08-11 07:47 被阅读0次

这是屠夫的第 329 篇原创,全文 2600 字

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金钱永不眠,屠夫问候各位早安。

又到年底,看看自己年初定下的小目标,都实现了吗?

相信大多数人都会摇摇头。

面对这个结果,会不会有那么一丝丝的……不甘心?

或许是工作满负荷,错过更有挑战的项目……

或许是两点一线,腾不出时间学习和充电……

或许是每天忙碌,没精力好好地陪伴家人……

仔细一想,错失机会、没空学习、无暇陪伴,都是因为你缺乏一种核心资源 —— 时间。

许多人总觉得“时间不够”,这是一种错觉。

帕金森定律告诉我们:只要还有时间,工作就会不断扩展,直到用完所有的时间。

如果把“时间”当作可妥协的变量,那么你的时间永远不会有够的那一天。

2020年的最后一篇长文,咱们来聊一聊「时间管理」。

希望大家在2021年底回顾时,不再“不甘心”。

01  GTD:专注的艺术

“时间”不可妥协,但是“效率”可以妥协。提高效率的最好方法,莫过于专注。

在《悄悄毁掉你的,是「不专注」》里,咱们讨论过更高层面上的专注:

- 专注于特定的领域

- 专注于有限的技能

- 专注于重要的任务

但是时间管理中的专注,是更细致层次的概念,它与“被打断”、“走神”等的反面。

时间管理,表面上是在管理时间,本质上是在管理精力

管理精力离不开专注,而GTD,就是一种专注的艺术。

GTD的全称是Getting Things Done,通俗点说就是“搞定”。

它是一种时间管理的方法,通过5个步骤帮助你专注而高效地做事:

1. 收集

2. 判断

3. 整理

4. 执行

5. 检查

每一个步骤都很简单,但是合起来效果超乎想象。

02  第1步:收集

要管理事务,首先要收集事务。

飞行员有使用“检查清单”的习惯:起飞前,核对一遍清单里的所有事项。

这个清单就是「收集」操作的产物 —— 把待办事项落到纸面上就行了。

收集操作看似简单,实际上它释放了你的大脑带宽,这是专注的前提。

还记得「稀缺理论」「管窥心态」吗?

如果一个人的某项资源特别紧缺,大脑会被这件事占据绝大部分带宽,从而产生「管窥」心态,忽略了更长远、更重要的事情。

如果你的待办事项数量庞大,你的大脑就总要给这份“清单”留出带宽,加重了思考负担。

待办事项落到纸面后,你只需要记住“检查我的to-do list(待办清单)”就够了。

一个简单的操作,让你可以专注于“解决问题”,而不是“记住问题”

03  第2步:判断

有了待办清单,就该「判断」了。

虽然清单中都是“要做的事”,但是性质各不相同,需要进行区分。

传统的“重要-紧急”划分法,看似可行,实践起来却并不理想。

屠夫更推荐你用「3D原则」进行分类处理。

第1个D是「Do」:小于1分钟的事,直接动手。

是的,直接动手,做完马上从清单中划掉。

这种琐碎事务并不罕见,记下脑海中转瞬即逝的想法或灵感,快速回复一个简单问题,都属于马上可以动手解决的那种。

熟练运用GTD的同学甚至不需要把它们记入清单,减少“收集”负担。

第2个D是「Defer」:大于1分钟的事,排期来做。

许多工作事务都无法在1分钟内解决,那就把它们列入Defer分类。

部分零碎而大量的任务,比如答疑,可以打包成一个Defer事项,一次性处理。

注意了,在这一步咱们只作快速而简单的判断,不需要跳入执行。

第3个D是「Delegate」:依赖他人或者可委托的事项,尽早交出。

工作中少不了团队合作,一些需要或可委托他人完成的事务,属于Delegate事项。

别看“交给他人”好像很轻松,处理这类事项要注意:

交出前,记入待办事项,方便未来“讨债”

交出时,讲清楚背景、期望交付时间和结果

交出后,及时提醒和跟进

04  第3步:整理

上一步分类后,Defer和Delegate事项会流转到「整理」。

不错,咱们依然不急着执行,而是把事项进行分析拆解。

在这个步骤里,可能会出现3种情况。

第1种是「Next Action」,单一任务。

比如写总结报告这种相对独立、没前后依赖关系的任务,可以归属到NA类。

这种情况最为简单,直接在日程上分配时间,到时执行就可以了。

第2种是「Project」,项目。

互联网行业里,一个功能需求从提出到实现,大致经过“分析→评审→开发→验收”等步骤(此处只是简略版,实际更复杂),每一个步骤里都有要做的事,直到上线交付才真的“结束”。

这种复杂的、多任务串联的情况,需要我们以项目管理的视角来看待,拆分出多个阶段“分而治之”。

每个阶段都可能有多个Next Action,连起来又能到达阶段性的里程碑,所以最好按项目单独列出并追踪。

第3种是「Waiting For」,等待。

总有一些事项需要他人先完成前置性工作,此时属于Waiting For的情况。

上面提到的“Delegate”也会产生这类情况,但不意味着我们什么都不做。

WF类事项不需要我们直接动手,但完全可以记入自己的清单里,标记出期望交付时间。

到点还没回音,咱们可以主动询问进度,避免自己的后续事项也随之延误。

值得一提的是,NA类任务(包括从P里拆出来的)是可以落到日程里的情况。

屠夫个人喜欢在日程表里分配出专门的时间(就像会议一样),专注地做好单一任务,避免多线程地在不同任务里切换。

分配操作同样属于「整理」,在此之后就该执行了。

05  第4~5步:执行和回顾

前面花了3个步骤进行一番“预处理”,现在才需要进入「执行」。

其实经过前面的步骤,咱们是在对待办事项进行记录追踪(收集)、快速分类(判断)和细致拆解(整理),到执行时只需要心无旁骛地just do it就好了。

不过,我们依然可以通过一些小方法,形成自己的工作节奏,让执行更流畅。

除了之前提到过的「4DX原则」外,还有著名的『番茄工作法』,可以让你按人类注意力“20分钟极限”的节奏开展工作:

设置25min的番茄时间

开始你的任务,到点停下

休息3~5min

开启下一段番茄时间

执行之后还有一个必要步骤:回顾。

前面提到,Next Action类任务要会安排到日程里分配时间,除了让自己更专注外,还便于我们进行检查和回顾:

时间分配合理吗?有没有低估或高估?

用时最多的是哪类任务?

符合优先级吗?

日程回顾建议每周至少进行一次,不断迭代。

它可以帮助我们完善「判断」和「整理」,今后我们对事项的拆解和预估也会越来越精准。

06  写在最后

让我们重新回顾一下GTD方法吧:

【收集】使用「清单」记录待办事项,释放大脑带宽

【判断】3D原则:Do动手,Defer排期,Delegate委托

【整理】大的项目拆解成单一任务,分配时间专注完成

【执行】通过番茄工作法掌控执行节奏,保持精力充沛

【回顾】定期进行日程回顾,优化拆解和预估能力

大卫·亨利·梭罗说:

真正有效率的劳动者,

不会整天马不停蹄地工作,

而是闲庭信步般轻松愉悦地处理事务。

希望今天的方法对你有帮助。

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