这是屠夫的第 329 篇原创，全文 2600 字
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金钱永不眠，屠夫问候各位早安。
又到年底，看看自己年初定下的小目标，都实现了吗？
相信大多数人都会摇摇头。
面对这个结果，会不会有那么一丝丝的……不甘心？
或许是工作满负荷，错过更有挑战的项目……
或许是两点一线，腾不出时间学习和充电……
或许是每天忙碌，没精力好好地陪伴家人……
仔细一想，错失机会、没空学习、无暇陪伴，都是因为你缺乏一种核心资源 —— 时间。
许多人总觉得“时间不够”，这是一种错觉。
帕金森定律告诉我们：只要还有时间，工作就会不断扩展，直到用完所有的时间。
如果把“时间”当作可妥协的变量，那么你的时间永远不会有够的那一天。
2020年的最后一篇长文，咱们来聊一聊「时间管理」。
希望大家在2021年底回顾时，不再“不甘心”。
01 GTD：专注的艺术
“时间”不可妥协，但是“效率”可以妥协。提高效率的最好方法，莫过于专注。
在《悄悄毁掉你的，是「不专注」》里，咱们讨论过更高层面上的专注：
- 专注于特定的领域
- 专注于有限的技能
- 专注于重要的任务
但是时间管理中的专注，是更细致层次的概念，它与“被打断”、“走神”等的反面。
时间管理，表面上是在管理时间，本质上是在管理精力。
管理精力离不开专注，而GTD，就是一种专注的艺术。
GTD的全称是Getting Things Done，通俗点说就是“搞定”。
它是一种时间管理的方法，通过5个步骤帮助你专注而高效地做事：
1. 收集
2. 判断
3. 整理
4. 执行
5. 检查
每一个步骤都很简单，但是合起来效果超乎想象。
02 第1步：收集
要管理事务，首先要收集事务。
飞行员有使用“检查清单”的习惯：起飞前，核对一遍清单里的所有事项。
这个清单就是「收集」操作的产物 —— 把待办事项落到纸面上就行了。
收集操作看似简单，实际上它释放了你的大脑带宽，这是专注的前提。
如果一个人的某项资源特别紧缺，大脑会被这件事占据绝大部分带宽，从而产生「管窥」心态，忽略了更长远、更重要的事情。
如果你的待办事项数量庞大，你的大脑就总要给这份“清单”留出带宽，加重了思考负担。
待办事项落到纸面后，你只需要记住“检查我的to-do list（待办清单）”就够了。
一个简单的操作，让你可以专注于“解决问题”，而不是“记住问题”。
03 第2步：判断
有了待办清单，就该「判断」了。
虽然清单中都是“要做的事”，但是性质各不相同，需要进行区分。
传统的“重要-紧急”划分法，看似可行，实践起来却并不理想。
屠夫更推荐你用「3D原则」进行分类处理。
第1个D是「Do」：小于1分钟的事，直接动手。
是的，直接动手，做完马上从清单中划掉。
这种琐碎事务并不罕见，记下脑海中转瞬即逝的想法或灵感，快速回复一个简单问题，都属于马上可以动手解决的那种。
熟练运用GTD的同学甚至不需要把它们记入清单，减少“收集”负担。
第2个D是「Defer」：大于1分钟的事，排期来做。
许多工作事务都无法在1分钟内解决，那就把它们列入Defer分类。
部分零碎而大量的任务，比如答疑，可以打包成一个Defer事项，一次性处理。
注意了，在这一步咱们只作快速而简单的判断，不需要跳入执行。
第3个D是「Delegate」：依赖他人或者可委托的事项，尽早交出。
工作中少不了团队合作，一些需要或可委托他人完成的事务，属于Delegate事项。
别看“交给他人”好像很轻松，处理这类事项要注意：
交出前，记入待办事项，方便未来“讨债”
交出时，讲清楚背景、期望交付时间和结果
交出后，及时提醒和跟进
04 第3步：整理
上一步分类后，Defer和Delegate事项会流转到「整理」。
不错，咱们依然不急着执行，而是把事项进行分析拆解。
在这个步骤里，可能会出现3种情况。
第1种是「Next Action」，单一任务。
比如写总结报告这种相对独立、没前后依赖关系的任务，可以归属到NA类。
这种情况最为简单，直接在日程上分配时间，到时执行就可以了。
第2种是「Project」，项目。
互联网行业里，一个功能需求从提出到实现，大致经过“分析→评审→开发→验收”等步骤（此处只是简略版，实际更复杂），每一个步骤里都有要做的事，直到上线交付才真的“结束”。
这种复杂的、多任务串联的情况，需要我们以项目管理的视角来看待，拆分出多个阶段“分而治之”。
每个阶段都可能有多个Next Action，连起来又能到达阶段性的里程碑，所以最好按项目单独列出并追踪。
第3种是「Waiting For」，等待。
总有一些事项需要他人先完成前置性工作，此时属于Waiting For的情况。
上面提到的“Delegate”也会产生这类情况，但不意味着我们什么都不做。
WF类事项不需要我们直接动手，但完全可以记入自己的清单里，标记出期望交付时间。
到点还没回音，咱们可以主动询问进度，避免自己的后续事项也随之延误。
值得一提的是，NA类任务（包括从P里拆出来的）是可以落到日程里的情况。
屠夫个人喜欢在日程表里分配出专门的时间（就像会议一样），专注地做好单一任务，避免多线程地在不同任务里切换。
分配操作同样属于「整理」，在此之后就该执行了。
05 第4~5步：执行和回顾
前面花了3个步骤进行一番“预处理”，现在才需要进入「执行」。
其实经过前面的步骤，咱们是在对待办事项进行记录追踪（收集）、快速分类（判断）和细致拆解（整理），到执行时只需要心无旁骛地just do it就好了。
不过，我们依然可以通过一些小方法，形成自己的工作节奏，让执行更流畅。
除了之前提到过的「4DX原则」外，还有著名的『番茄工作法』，可以让你按人类注意力“20分钟极限”的节奏开展工作：
设置25min的番茄时间
开始你的任务，到点停下
休息3~5min
开启下一段番茄时间
执行之后还有一个必要步骤：回顾。
前面提到，Next Action类任务要会安排到日程里分配时间，除了让自己更专注外，还便于我们进行检查和回顾：
时间分配合理吗？有没有低估或高估？
用时最多的是哪类任务？
符合优先级吗？
日程回顾建议每周至少进行一次，不断迭代。
它可以帮助我们完善「判断」和「整理」，今后我们对事项的拆解和预估也会越来越精准。
06 写在最后
让我们重新回顾一下GTD方法吧：
【收集】使用「清单」记录待办事项，释放大脑带宽
【判断】3D原则：Do动手，Defer排期，Delegate委托
【整理】大的项目拆解成单一任务，分配时间专注完成
【执行】通过番茄工作法掌控执行节奏，保持精力充沛
【回顾】定期进行日程回顾，优化拆解和预估能力
大卫·亨利·梭罗说：
真正有效率的劳动者，
不会整天马不停蹄地工作，
而是闲庭信步般轻松愉悦地处理事务。
希望今天的方法对你有帮助。
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