文 | 地瓜劳斯
摘要：
让别人舒服的程度，决定了你人生的高度。年薪千万的人，自有千万年薪的价值，让人舒服的程度，或许就是其中的一个衡量指标。不过是生活还是工作，说话还是做事，任谁都愿意与一个让人如沐春风的人相处。职场邮件在工作中最容易体现人换位思考的习惯细节，然而却往往最容易被人忽视。
在此，我们将分享一些我们对职场邮件的理解与习惯，希望对各位职场人有所启示与帮助。
一图看全文
一． 工作邮件的用途
工作邮件用途：简单而且重要的事项沟通
日常工作中的沟通有三种形式：面谈（会议），电话，邮件，并不是所有的事情都适合用邮件来沟通。
复杂的事情不要通过邮件讨论，效率很低；有争议的事情不要在邮件中讨论，容易引起不必要的误会；当一封邮件连续被相互回复超过3次，你需要的是召开会议。
简单而重要的事情马上发邮件，提高你在领导面前的曝光率；
重要事情的安排、结论，一定要发邮件，备忘、备查、提醒参与者；
复杂的事情，先开会，再邮件发会议记录；
不重要的事情，不要发邮件，不要让领导觉得你总是抓不住重点。
二． 工作邮件的分类
工作邮件大致可分为以下四类：1、确认邮件；2、需求邮件；3、反馈邮件；4、通知邮件。
1. 确认邮件——做留存
口头、电话、会议交流的事情，邮件进行确认，这是一个好习惯，很多人不是很注意。
越是复杂的组织，部门/团队间的协同会越频繁。为了减少跨部门的扯皮情况发生，我们习惯将重要的决议通过邮件形式进行确认。
不管你是工作中的甲方还是乙方，请将需求/工作的确认当作习惯，这会对你的职场关系管理产生意想不到的好处。
2. 需求邮件——有细节
部门内部、跨部门、跨公司，我们经常会给别人提出工作的需求，这个大家接触都比较多了。
需要强调的是：要把细节写清楚、量化出来，这样需求才精确，接需求的人知道怎么做，结果也不会太让你难受。
作为长时间服务甲方爸爸的乙方，我们一般希望甲方爸爸提供以下细节：需求背景原因、需求交付标准、希望完成时间、需求对接人。
3. 反馈邮件——有反应
这个是跟第2种，“需求邮件”对应的，收到别人的需求邮件后，应该尽快反馈。注意，反馈邮件最好是发两封：
第一封：确认收到需求，并告知对方自己的计划安排
第二封：反馈结果输出物，并对输出物做适当的说明
4. 通知邮件——广播站
通知类型的邮件
比如：《元旦放假通知》
比如：《关于刘杨晋升为公司副总的通知》
比如：《第25周作战室周会会议纪要》
这种邮件不需要回复，也最好不要回复。
因为通知邮件往往都是群发N多人的，你一回复就很可能造成大家在邮件里群聊，非常影响别人的工作。
三． 工作邮件的结构
从邮件的结构看，有：1、发送地址；2、标题；3、抬头；4、正文；5、附件；6、恭祝语；7、签名档。
下面介绍每部分需要注意的要点：
1. 发送地址
发送地址区，有收件人、抄送人、密送人三个部分。
A. 收件人
收件人需要处理该邮件的人，或者是通知发布的对象。
在这里注意不要一事二报，也就是一件事情不要同时申请两个领导批示；一件事情不要安排给两个人去做。
B. 抄送人
放在抄送人里，只是让对方知会一下，他可以不回复。
比如请假的例子，就应该主送自己的部门经理，抄送总经理。
这样部门经理好处理，总经理还会感觉你是很规矩的人，动向都让他知道。
另外，如果是跨部门，需要两个领导都确认的邮件，最好只请示自己的领导，跨部门的沟通让领导去协调。
尽量不要做跨越自己部门范围请示的事情，因为你的命运主要把握在直接领导手里，别让他觉得你很难搞。
C. 密送人
密送人其实很有用
不方便让别人看到在收件人列表里出现的人，可以放在密送里；
重要的、容易忘的邮件，密送给自己一份，可以方便管理查看；
在发送通知类邮件时，不想让大家在邮件里群体回复，可以把发送对象的邮件地址列表放在密送人里。这样大家看到的收件人里只有自己，全部回复也不会打扰到其他人。
2. 标题
标题是整个邮件的金字塔顶端，避免使用口语化的文字，会显得很不职业
多次或者转发的邮件，标题上会被加上很多的 re：fw：re：re：re：re：
而且这种邮件
1、最好不要参与进去
2、非要参与的话，把标题清理清理
为什么不要参与，因为了这么多次的邮件肯定是已经靠邮件无法解决的问题了，不如开会讨论一下，节约大家的时间，不管是当面或电话会议都好。
电话或会议之后不要忘了发一封讨论结果确认邮件。
3. 抬头
抬头也就是称呼，这里最好是按照公司文化写，有的公司文化领导就喜欢直呼名字，有的公司文化必须称呼 x 总，xx 总。
我一般是这么处理： 单独写给领导的邮件直呼姓名或昵称；有第三人的时候称呼 x 总。单独写邮件，称呼 x 总，感觉对领导不够信任、不够亲切；有其他人的时候，不称呼 x 总，显得对领导不够尊重。
4. 正文
正文，首先要注意遵循金字塔原理，先说中心思想，再详细阐述细节。
一行内容不要超过 15 个字，字体不要太小，不要太大，不要颜色怪异。
一行字太多，有的人邮件查看是竖着的三栏，他看到的就是有很多行的文字，很可能就不仔细看了。
建议用字号用小四（20号），字体用宋体，颜色用黑色，强调的关键词用红色，但红色不要用太多。
p.s. 别人的名字不要用红色。（每当看到邮件里，我那被标红得刺眼的名字，内心都有千万头草泥马在咆哮。）
多条内容，一定要用编号排列一下，显得你非常有条理，别人读的时候效率也高。
一封邮件说的事情不要太多，还是刚才说的道理，事情多了，就需要开会了。
总之，要把邮件当成是网页去设计，根据读者的体验去考虑文案和排版。
5. 附件
附件不要太大，大的文件可以采用分享链接形式传递信息；
附件少（低于3个）的时候最好不要打包，受众能一眼看到全部文件；
附件多（超过3个）建议打包为压缩包，在邮件正文里做一下附件说明：附件中是 xx，请查收，同时附上对压缩包文件的说明。
压缩包中包括：
1、文件【xxxx培训文档.pptx】，是对 xxx 的说明
2、文件【xxxx订单明细.xlsx】，是对 xxx 的说明
3、文件【xxxx订单明细.txt】，是对 xxx 的说明
四． 工作邮件的撰写顺序
估计大多数人都是先写收件人，然后写标题，然后写正文，然后pia~发送了。
这个流程在你很忙乱的时候很可能会出错，我们最好用一个容错率高的流程，像这样：
标题——>正文——>附件——>收件人
先写标题，这是整个邮件金字塔的塔尖，先写出来，不跑题 。同时也防止标题遗漏，没有标题的邮件让人非常不爽，显得你非常不职业。
先不要写收件人地址，即使按错了钮，或者按错了快捷键，也不会发出去。
从流程上确保不犯错误，注重细节方显专业度。
五． 一些注意事项
1、2分钟法则
邮箱自动收邮件的时间间隔设置成 2 分钟；
简单紧急又重要的事情最好 2 分钟内马上，不要遗忘；
邮件写好后，不要急着发，花2分钟检查一下各个细节。
2、2步法处理
第1步，定时查收邮件。
重要紧急的，2分钟处理；
重要不紧急的，马上给予回应，约定处理时间；
其他事项标记待处理标签。
第2步，在空闲时间，集中处理待处理邮件。
3、禁忌
喝酒、吵架之后，情绪不稳定的时候，千万不要发邮件；
不要在邮件里争吵和嘲讽，谁做了谁是傻逼；
邮件中有公司机密时，一定要仔细查看收件人，不要有不能收该信息的人。
4、标点符号
“！”“？”这两个标点符号在邮件里要慎用，下面这个例子，灰字是读者的感受，大家可以体会一下。
请问昨天说的邮件发了吗
读者感受——正常询问，疑问句，即使没有问号，也能看出来是在提问，情绪很平静。
请问昨天说的邮件发了吗？
读者感受——结合上下文语境，似乎有点反问的意思了哦。
请问昨天说的邮件发了吗？？
读者感受——你急个毛啊！
请问昨天说的邮件发了吗！
读者感受——你是想说“老子耐心有限”吗？老子时间还有限呢！
请问昨天说的邮件发了吗？！
读者感受——你是想说“你他妈发还是不发”吗？老子还就不发了！
请问昨天说的邮件发了吗？？？？？？？！！！！！！！！！
读者感受——这个二逼！！！！！！
一个问号还好；
两个问号，就显得非常着急，阅读者感受已经开始抵触了；
叹号，让人感觉你在质疑，你在不耐烦，对方更加反感；
问号+叹号 有骂人的感觉了；
一串问号+一串叹号，简直就是个没素质的流氓。
最后的最后，你的专业度都在你的细节里。
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