前言：职场活动中，邮件往来必不可少，如何有效地使用邮件汇报工作进展呢？本文将以实际案例入手，分析汇报类邮件的关键要素。
情景再现：小张是某软件公司的测试工程师，最近主管交给他一项新的软件功能模块的测试任务，经过了前期的技术交流和方案审议，终于开始着手进行测试了。但是，小张又犯难了，为啥呢？原来是部门会议上，主管要求大家要每天发工作进展日报。都写点儿啥嘛，而且进度那么紧张，还不如多干会儿活呢。于是，第二天早上，小张略带抵触的随便发了个简单的日报邮件，大概说明了一下工作内容，然后就继续埋头搞代码了。“小张，过来一下。”主管说道。“呃。。什么情况，最近没犯错呀，老大的口气好像不大高兴的样子呀。。”小张心里忐忑的想着，稍显迷茫的来到主管办公室。“你的日报邮件写的太随意啦，看不出进度，看不到有没有风险，只有简单的几句话，回去参考我们项目组的汇报邮件，重新整理下发出来。”“哦哦，好的，我参考修改下。”回到工位，小张思考起来，看样子，邮件这个东西很重要，汇报类邮件应该怎么写才好呢？
情景分析：这个案例中，小张犯了两个错误。第一，忽视了邮件的重要性。工作要做好，更要呈现出来，职场不需要傻干活的呆子，恰如其分地做好汇报，是展示工作能力，树立个人品牌的有效手段。第二，对汇报类邮件的要素缺乏了解。只描述自己这一天干了什么，不是完整的汇报，领导希望看到是项目运作的维度上，你工作的开展状况，所以汇报邮件就需要包含任务目标，任务进度，阶段成果，有无风险，下一步计划等要素。
应对攻略：第一步，整理出涵盖汇报类邮件要素的框架。举例来说，可以采用表格的形式，在汇报标题之下，按目标描述、风险求助、任务进度、阶段成果、下步计划的先后顺序列出，清晰明了，结合工作内容的具体状况，可以辅以图表说明，可收锦上添花之效。第二步，填充内容。语言尽量精炼，不可拖泥带水，进度描述最好量化，比如完成了几项，进度百分比是多少等等。也可以提炼出关键描述，放在汇报标题之下，表格之前，是为一句话报告，更显简洁。如有风险求助，可以加粗标红，提高辨识度，并明确给出风险的影响和希望解决的时间以及希望给予支撑的员工或部门。第三步，确定邮件发送范围。原则上，主送任务相关人，抄送主管和相关部门主管。第四步，例行发出，切忌拖延和遗漏。汇报邮件是部门主管掌握手下任务进度的依据，邮件延迟甚至缺失，直接影响部门对于工作进展的掌控，让主管找你过问进展，太被动，甚至可能导致主管对你的总结汇报能力产生质疑，因此，汇报类邮件切忌三天打鱼两天晒网。
以上就是汇报类邮件的处理策略，按部就班即可收到不错的效果，在工作中试试吧，定会有所帮助。好了，本期关于邮件的讨论告一段落啦，下期将围绕如何做工作总结进行分析，敬请期待。
网友评论