一．秘书官的日常
1.会前-准备议程表，设计问卷星投票
2.修改问卷星中关于Table Topic session的投票，准备奖状和奖品
3.会后-整理资料
会议照片保留、演讲记录登记、和TT speaker记录。
之所以NO.1记录TT speaker是因为入会要求中要求每位访客至少参加两次TT，如果没有参加满两次TT是不能提正式的入会申请的。
4.每半年换届前后整理资料，在官网更新新官员名单和俱乐部地址信息。
二．如何做Agenda？
1.提前与官员团队商量会议的主题
在做agenda之前，先确认此次会议是否有特殊的要求？重大节日或者是特别会议一般至少提前三周和官员团队一起规划。
[if !supportLists]例1． [endif]比如说计划2019年8月的一次会议需要包含sharing,那么需要至少提前三周给能带来分享的嘉宾预定分享的主题、时长、并且最好给对方一个机动的时间段来选择sharing的时间。如：2019年8月的第一个星期或者第二个星期。能够来做sharing的嘉宾都是比较忙碌的，提前预定并给对方一定的自由选择是对人才的尊重。通常这也会提高邀请的成功率。
[if !supportLists]例2． [endif]从2019年4月开始，Nanjing No.1每月都在一期会议中用5-8分钟的时间给当月生日的会员举办birthday party。Birthday Party一般也是提前三周时间预约一个birthday party 的志愿者主持人，然后由VPE和这个志愿者主持人一起向当月生日的会员约定方便大部人到场的时间，并且策划一个紧凑、温馨的生日会。
[if !supportLists]例3． [endif]联合会议，和其它俱乐部的联合会议，涉及到角色预定、IE交叉评价等，也需要提前。
[if !supportLists]例4． [endif]Spring Contest,这个准备的时间就更长了，提前时间甚至超过6周。2019年的春季Spring Contest特别会议，先是VPE开放通知，然后是班长Sharon进行赛前培训，再到议程表的制定和修改，礼品的采购、场地的确定。活动需要提前较长时间开始策划。
[if !supportLists]例5． [endif]Club Officer Selection。在竞选前，需要对每个岗位官员的职责进行宣贯，因此，在这之前，可能会有几次相差会议提及官员竞选的事情。另外此次整个议程设置和平常完全不同，现任和竞选官员都要到，对现任官员的述职演讲和竞选官员的竞选演讲还需要做一定的培训。提前一个月准备此次和相关的前置会议不夸张。
2.会议时长与内容
Nanjing No.1的一场标准会议是120分钟。这意味着什么呢？
在agenda上，主席的开场白加上evaluation team团队的介绍，已经固定占用18分钟，如下图所示，
中场休息时间，一般为11分钟
投票，访客介绍，颁奖，一般9分钟
三官的评价环节时长17分钟
18+11+9+17=55
120-55=65
在一次常规会议中，剩下65分钟能安排些什么花样呢？
一个备稿演讲通常需要10分钟 ，一次会议通常两个演讲（5-7分钟备稿演讲时长+3分钟个评点评时长）
一个TT环节至少20分钟（2分钟介绍规则，18分钟邀请大家上台讨论）
减去这两者65-10-20=35分钟。
这意味着每次会议有35分钟的时间，是可以在agenda上自由发挥的，它可以怎么发挥呢？
可以包含但不限于：
[if !supportLists]1. [endif]演讲环节加Q&A session
Q&A可以让观众更有参与感，也是对演讲者很有益的反馈。另外，也会促使演讲者更认真准备演讲，观众更认真听演讲。
[if !supportLists]2. [endif]增加sharing
Sharing不同于演讲，演讲必须跟着pathway,有时在主题上会被限制，时长更是总是被限制。而sharing则不限时间，不限主题，嘉宾可以讲也可以加入互动。
[if !supportLists]3. [endif]再加一个演讲
一般时间下相当于是另一个10分钟。
[if !supportLists]4. [endif]延长TT环节的时长
如果TTM够强，能控场，能把气氛带起来，那么整个TT调整到25-30分钟，甚至更长都是可以的
[if !supportLists]5. [endif]延长中场休息时间
休息时间可以最长延长到13分钟左右，由TME鼓励成员私下多交流。
[if !supportLists]6. [endif]抽奖
增加TT环节的抽奖
[if !supportLists]7. [endif]Birthday party
[if !supportLists]8. [endif]延长guest talk时长，特别是在访客很多的情况下
[if !supportLists]9. [endif]加入新会员入会仪式
3. 做agenda
在和官员团队一起确定了会议的主题和内容之后，开始做agenda.
[if !supportLists] i. [endif]Agenda必须出现的俱乐部的信息
这个各个俱乐部的做法也是见仁见智,Nanjing No.1的做法是agenda只有单面纸一面，对于俱乐部信息，只保留俱乐部的成立时间，mission,入会条件，VPM的联系方式，公众号的二维码，会议的时间地点，投票二维码，会标。
其它信息不显示是因为一页纸放不下，背面要留给参会者记笔记。
[if !supportLists] ii. [endif]会议议程
时间精确到30S,这样做的做法是时间官计时时很省事，一目了然。TME串场也只需要看一下agenda就明白，以前的agenda会把TME串场的时间省略，这样其实很容易造成TME和TIMER的混乱，并且导致最终计时不准。
其它要素：
1 姓名全名
会议议程表上要把人的姓名写全，是对人基本的尊重，不知道的时候要主动问本人，有时PR在推文里没写全，也要提醒PR。
2 演讲目标
议程表最下方标识出每个演讲者的演讲目标，方便IE,GE点评，也方便观众理解演讲。
3 时间
时间计算
每次加行或删之后，需要查看一下时间计算公式里对应的值是否正确，错误时手动更新一下。
4英语标题大小写原则
5 括号
来自其它俱乐部的人名后面加括号的，统一加一英文字符的半角空格
题目后面，都是紧接着冒号，再空格
6 协调感
几个二维码一样大
7 打印
以转换成的PDF的标准打印，因为打印时是用PDF打印，发在微信群里也是PDF。
[if !supportLists] iii. [endif]agenda的检查：
在所有的内容已经添加到agenda的基础上
1时间检查两遍
2 角色检查一遍，按推文顺序按角色检查
TME和President检查 ，因为增加和删除行经常会导致导用的行出错，特别是这两行。
3拼写检查（两遍）
审阅à拼写和语法。
避免出现低级错误
4问卷星问卷内容检查一遍
5整体协调感检查
若有人员更改，则需要同步更改问卷星。
6 内部版本检查
将自己检查好的agenda发布在官员群中，让即将参与会议的会员和访客帮忙一起检查。
Dear all, here is the agenda for tomorrow! Please help check ifthere is any mistake, especially the info relevant to yourself, thank you ~
三．突发情况处理
项目管理有专门的章节讲风险管理，因为风险无处不在。对于组织一个会议来说，突发情况也是无处不在的，作为会议组织者，只会处理常规操作，期待所有事情都按预定走是不切实际的。在工作中，能很好地处理突发情况的员工才是好员工，在头马中，能很好地处理突发情况的官员才是好官员。那么，对于秘书官，会面临什么样的突发情况呢？
提前1-3天
最常见的情况是在会议提前1-3天的时候，相关角色告诉你，对不起，我因为什么什么原因，来不了了。这时候，作为包容性很强的头马官员，我们应该是表示理解，然后启动应急预案。
1．Function role 来不了
比如说是GE和语法官这样的大角色，第一做法就是赶紧再找人。如果是timer，是一定要补上的。如果ah-counter,有些角色比如IE有余力，是可以一人分释两角的。秘书官记得修改agenda和问卷星的相关内容。
2．备稿演讲来不了
第一感官还是找位补上，对不对？这个可以有。但是如果找不到，是不是就没有办法了呢？参考二中的2会议中时间灵活的内容有那么多，我们是不是可以加Q&A,加长TT，延长break,加抽奖等等方式，把一个演讲者和它的个评的10分钟填上去呢？秘书官记得修改agenda和问卷星的相关内容。
会议当天
Function role 来不了，备稿演讲来不了
Agenda都打好了，会议马上要开场，但是有些角色没来怎么办？直接的办法是找能替代的人上。如果没有,TME需要告知大家会议议程相比agenda有变化，临时可以采取一人分释多角，调整议程顺序等措施来解决。长远的方案就是增加替补位，和替补session,比如一个什么角色都可以做的人充当强backup，比如president 准备club express 做为补位节目。
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