03.01.2019超级整理术

03.01.2019超级整理术 03.01.2019超级整理术

看到标题，看到推荐，拿起了本书就放不下了

前言中的几个目标是我一直想要的

03.01.2019超级整理术

如何用最小的努力得到最大的成果，那就是应用“规划设计”，那就是这本“超级整理术”

本书从5个方面来讲解“超级整理术”

1、为什么我们需要整理

1）整理的目的是为了提高工作效率

2）不擅长整理，会拖住事业的后腿

整理是需要每个人学习的；只要进行整理，就不会白做功；整理之后，环境整洁、思路清晰；整理之后，精力更多更充沛；整理之后，时间充裕

03.01.2019超级整理术

超级整理术，“赢得更多的时间”

这赢得的时间，可以“制定今后的商业计划”，可以“去学点儿什么作为充电”，可以丰富自己的人生经验

如何利用空余时间，将会决定10年或者20年后的您自身的发展状况

03.01.2019超级整理术

3）本书内容

超级整理术几个要点

a、其基础为“统一化”“一元化”和“自动化”

b、制定原则，彻底实行

c、争取减少时间的浪费

d、不过分整理

e、有效利用整理出来的时间

整理的对象：文件及办公桌、电脑及电子邮件、头脑、时间

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所谓统一化，比如给文件取名字时，最好有一定的规则

所谓一元化，比如保管时尽量集中在一个地方

所谓自动化，“备份保存资料”这些定期作业，使用软件进行管理

规则越简单越好，规则要，可行、不能过细、不必追求完美。“可干可不干的事就应尽可能的偷懒”

总之，放松心情来学整理吧，赶紧开始整理吧

2、关于文件和办公桌的整理

1）利用整理术创造最好的工作环境

不再浪费时间找找找，不再浪费记忆力

学会“丢弃”很重要

不把没用的东西处理掉，根本谈不上整理

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判断一份文件是否可以处理掉，先进行3问

是不是已办文件？

是不是重复的文件？

是不是今后不再用到的文件？

当第三条无法判断时，推荐“暂且保留”，凡“保留”起来的东西，如果一年也没用到一次，就果断丢了吧

学会干脆的“丢弃”，是整理的第一步

用后归还原位很重要

尽量不打印纸质文件

把信息尽量都保存在电脑里，可方便检索，整理，还可减少纸张，环保

2）及时整理资料是为了有效利用信息

a、先准备几样工具：托盘、透明文件夹、口袋式的透明文件夹、小文件柜（或抽屉式的小信箱）、大纸盒

b、3步骤整理

首先，文件资料分为“正在办理状态”和“已办、需保存状态”

正在办理状态：与目前手头工作有关，或者过目后决定保留的文件；因使用频率高，故尽量近距离摆放，方便随时拿取；应及时存放，存放于透明文件夹

已办、需保存状态：已处理完毕，需保存的文件，如合同、发票等；因不常用，故建议书橱或纸箱内保存；或大文件夹保存（侧面贴标签，标内容）

其次，整理“正在办理文件”和“需保存文件”

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需保存文件，大致分三类

近期需要用到的；需要存放起来的；不知以后是否需要，暂且保存起来的

既不属于“正在办理”，也不属于“需要保存”，那就直接处理掉吧

整理小秘诀

1、统一大小和形状：尽量统一成A4大小

大文件夹的颜色统一起来，比如，蓝色用于存放“预算”类文件，黑色用于存放“资料”类文件等，注意颜色不宜太多，要自己易记、简单

总之，规则要简单到不费脑子的程度，才是最好的

2、把操作中的文件放进透明文件夹中

根据项目分开保存，只要和这个项目有关的，统统放进去，一个放不下，可以分为几个摆放

1）给透明文件夹加上封面

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2）保管在大文件夹内

“使用频度分类法”，即“凡取出一份文件，还原时都从左侧摆放”其结果是，使用频率高的文件，都集中在左侧。如果大文件夹都摆满了，就可以把位于右侧的使用频率低的文件归为“已办理、需保存”类或直接处理掉

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谨记，以上方法仅适用于“正在办理的文件”

3）托盘使用方法

托盘内，均为近期要处理文件，按时间来排序

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4）重要的已办文件用大文件夹保管

基本用不到的“已办理、需保存”类文件按项目或内容分类，或者按五十音图的顺序排列

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决定分类方法，应以“是不是能立刻找到”“还原时是否方便”“是否便于拿出”等原则为基准，不宜过度分类

3、需要暂时保管的东西

纸箱保存，为“以防万一”而备，保存期一年足矣，大扫除决定其去留