协作管理是企业管理的重要内容,也是问题频出的环节,因为协作管理需要涉及到多个成员的配合,不管是管理者还是员工,都会遇到很多问题:
来自管理者的困惑:
安排的任务经常被延期,员工却还抱怨工作多;
任务进行中沟通不够到位,反馈也不及时,经常会影响工作的成果;
我不能实时地跟进和督促任务的执行情况,对于进度掌握不全面不及时;
做绩效评估时仅凭主观判断,无法清晰掌握团队的工作成绩和工作效率。
来自员工的烦恼:
每天的工作多而杂,忙的团团转却看不到什么成果;
制订好的工作计划总是被领导临时安排的事情打乱;
很多工作被遗漏,很多工作只能推到最后完成,效果明显达不到要求;
跟其他成员配合时不默契,其他成员的分工安排和任务进度情况不清楚。
其实每个团队在协作过程中总会遇到各种各样的问题,其中工作目标不清晰,责任不明确,执行力差,信息不透明,工作效率低是主要问题。
如果存在这些问题,说明你的团队需要做工作任务管理了。工作任务管理是团队管理的一项重要内容。任务管理的内容主要包括对任务难易程度的评估,定期梳理任务列表,更新任务进度,知会任务成员,准时交付任务成果。任务管理的目的在于提高团队工作效率,消除沟通隔阂,快速反应,高效运作。
任务管理是如何实现高效协作的呢?
管理者需要做到任务分工明确,指派到人
团队创建任务/项目,并明确任务详情,主要包含任务要求、任务目标、所用工时、任务执行人、任务汇报要求等内容。能够让成员清晰的知道该做什么,需要达到什么效果,何时做完。也就是将任务量化,目标清晰,责任明确,成员也能心中有数的去执行任务。
目前市场上的任务管理工具非常多,而且任务管理已经成为协同办公 管理的重要组成部分。
workless可量化的任务协作软件,通过积分来衡量每个任务的任务量、难度和完成质量,最终合理量化每个协作创造的价值是workless的核心思想,诠释了精准协作创造价值的理念,适合中小企业或者成长型企业使用。
功能如下:
一、任务管理
1、任务分为四个优先级,其中A优先级的任务有时效性考核要求,如超时会根据扣分配置产生连带(连带上级)扣分;
2、一个任务的角色包括发布人、执行人、验收人,其中执行人可以是多人,也可以在任务执行过程中指派新的执行人协作
3、预估任务量是最终验收获得积分的重要依据,发布任务时需要客观评估该任务的任务量,并尽可能精准。
4、任务执行获得的积分=日基础分*难度系数*完成质量*任务量,其中难度系数、完成质量由验收人根据沟通和经验主观评定
二、任务的量化评分
1、执行人需要对A类任务特别关注,A类任务超时扣分=扣分日基础分*超时天数,并产生连带扣分,扣分日基础分和连带层级可设置;
2、执行人交付任务时提交执行任务的耗时,耗时是单独做该任务所花费的时间,不是时间流逝的长度。耗时是验收人最终核准任务量的参考;
3、验收人主观评定难度系数和完成质量,并根据执行人提交的耗时和发布人填写的预估任务量最终评定核准任务量,核准任务量应倾向预估任务量,适当参考执行人耗时,此后分数将自动计算出。
三、项目全局管理
1、项目进度的全局管控,清晰显示项目包含的任务、动态、文档、文件和进展;
2、在线创建项目文档,多人协作编辑查看;
3、共享项目文档,并进行动态管理
4、关键的项目讨论留痕,提升参与者对项目的信息对称程度
四、通过积分量化任务
积分是执行任务产生成果的量化体现,workless提供积分管理工具,对任务、汇报等成果进行统计,形成积分排名,为团队管理者提供数据依据。
workless适应不同的行业,30+行业在使用workless解决工作中的团队协作问题、任务管理问题、项目协作问题。
网友评论