当前，不少大型建筑施工企业都建立了严格的用印审批制度，但在具体执行中却不同程度地存在审核把关不严、印章使用随意性比较大的现象。
主要表现为：
一是用印审批手续不全，审核不严。比如审批手续滞后，先用印后审批；应当由相关负责人审批的事项，未经审批用印，有的审批人员对用印事项审核不严，导致审批手续形同虚设。
二是越权用印。印章使用范围超越批准范围，可以使用业务专用章的使用单位公章，不可使用业务专用章却又规避审核，擅自加盖业务专用章；超范围使用项目章，将项目章用于未经审批的经济合同或证明文书，构成表见代理，存在重大经济风险的隐患，此类行为引发的法律纠纷在建筑施工行业屡有耳闻。
三是忽视用印管理流程。一些用印申请应登记而未登记；用印事项需要相关业务部门审核而未审核，仅凭领导或管理人员的打招呼代替应该履行的用印审核程序。尤其在一些企业分支机构和项目部，上述情况更为严重一些。
智能印章实现用印过程全程监控
1.申请用章：印章机用户登录授权后方能进行文件取放工作，且用印过程文件全程锁存。
2.APP授权：印章机APP端收到拍照文件和申请用户等信息，给予授权与否操作。
3.自动盖章：获得APP端的授权后，智能印章机按照申请人的指定位置进行自动盖章。
4.拍照存档：智能盖章机在完成盖章的同时会进行盖章文件拍照，发送到APP端，APP端可以选择文件保存与否。
5.：历史查询：智能印章机APP端拥有历史查询功能，能够查看指定日期的盖章文件。
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