一、聚 焦 重 点
一般来说，上级领导到一个单位考察调研，不外乎3种情况：
一是新任领导履新认门，并就分管工作做一般性了解；
二是各级领导就某一项工作做专题性调研；
三是区域或行业外领导的业务考察和学习。
三种情况，不论领导级别多大，来自何方，都有一个共同点，即都有一个考察动机。对这个“动机”，写作人员“把脉”一定要准，要通过多种渠道打听“风声”，察知“内情”，努力以“口味定菜单”，对来者的兴趣点都要发出不同程度的“回声”，这是决定汇报稿写作成功的关键因素。
否则，“所写非所愿，所愿非所写”，最终落了个“两情不悦”。
比如，如果是新任领导第一次“登门”，各方面情况都不是太熟悉，在此情况下，机构沿革、职责分工、人员构成、行业特色等基本情况都要作适度的介绍。所谓“适度”，就是笔墨“分寸感”要强，多了来者听不下去，要“腻味”，少了达不到效果，听得云里雾里，有违来者初衷。
如果是“顶头上司”就某一项工作深入一线跟踪督办，“用笔”则宜单刀直入，删繁就简，对来者所关心的或曾指示过的事情予以“丁是丁，卯是卯”的“直接回应”。此外，还要根据领导的从政背景、兴趣爱好，脾性习惯等来调整汇报稿的内容安排、层次结构、语气口吻和语言风格等，以求最大程度地实现“对口对味”
（如果不考虑“对味”，一个单位只要准备一个通用的汇报稿即可，而事实并非如此，一般领导都要求针对不同的来访目的准备不同的汇报稿）。
二、心 领 神 会
对本单位领导来说，上级领导来访可能是一次汇报工作、陈述问题、体现成绩、展示自我的“绝佳机会”。本部门领导借此机会“想说什么”，这是决定汇报稿写作重点的另一重要因素，可以说也是本次汇报的“主旨所在”。
文秘人员代拟汇报稿一般都是“遵命写作”，有些直接就是对自己领导“口授”的“实录”。因此，在汇报稿写作中体现出本单位领导的意图，在某种程度上说是文稿写作是否成功的最重要一环。文秘人员一定要用手中的这支笔为他撑起这个关键的“场子”，否则，平时再多的付出也将付之东流，徒劳无益。
文秘人员对本单位领导的“心声”要心知肚明，专挑领导最想说的说，一字一句都要写到他“心窝里”。否则，你的“调子”再高，“旋律”再美，对领导来说，也是“呕哑嘲哳难为听”。一方面，动笔前可以就专门此事请示领导意见，坚持“靶向写作”，避免“剑走偏锋”。另一方面，文秘人员要做个“有心人”，注重对领导观念、意图、想法的长期记录、搜集和积累，不断提高下笔的“精度”。
三、串 珠 成 链
除了要遵循两方面领导的“意图”，也不能忽视文秘人员自身的主观能动性。毕竟上面“定调”再高，也还要通过秘书人员手中的笔来表现，写作活动中自始至终都离不开文秘人员思维的创造性参与。这种“创造性”集中表现为文秘人员的新见解、新材料、新手法。由于长期从事文稿写作，秘书人员一般对汇报稿写作都有很深的心得，甚至不排除文秘人员在对某项工作的认识上有高于领导的地方。
在汇报稿写作上，秘书人员并不永远都是完全被动的一方。经验老到的秘书也往往在汇报稿写作上能“牵着领导鼻子走”，因在写作上提出的新思路，让领导对他“刮目相看”“言听计从”。
再者，秘书人员自身的学习和独特的视角，以及“上下协调、左右沟通”的角色，使他易于掌握大量的信息，便于找到“印证”领导思路的新材料，有助于在汇报稿上发出颇有见地的“新声”。
最后，文秘人员对语言的“驾轻就熟”，以及对“语言创新”的创作冲动，使他不满足于文稿写作的“重复性劳动”，常常会在一些类似内容的表达上运用一些新手法，提出一些新概括，由此给人以耳目一新的感觉，增强了汇报稿的可读性和视觉冲击力。
三、跳 出 井 底
同是一篇汇报稿，内容都相同，作一些新提炼，语言的“靓度”才能“技高一筹”。
个中差异在于：
前一稿平铺直叙，永远不会错，哪里都好套，程式化太明显，看不到作者个性化的创造；
第二稿的最大特点在于打上了个性思考的显著“烙印”，“四步走”“三字”“三卷”的归纳，显明易记，虽然是“新瓶装旧酒”，但毕竟是写出了新东西，写出了不一样，写出了一般中的“个别”，令人过目留痕，过耳难忘。
这就是独创性思维的魅力所在。有时哪怕是文章内容或是形式上的一点点创新，也会让人产生极大的视觉冲击和心灵震撼。因此，创新，永远是公文写作的生命所在，也是写作者终其“写作生涯”都要不懈追求的主题。
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