如果你是团体领导者或会议主席，你还应该额外考虑一下几个问题：
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选择适合会议的科技手段。如果科技手段与会议目的不匹配，再成熟的的科技产品都只是复杂的玩具，经过不断试错，团体最终会发现最适合自己的科技手段，以及不适合用哪些工具。
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限制团体规模。对虚拟团体而言，很难了解自己的规模对有效会议而言是否过大。因为他们并没有房间和座位来衡量会议能容纳多少人。你应该把团体控制在尽可能小的规模，这样你采用的科技手段就不至于太复杂，不会干扰讨论过程。
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准备好面对日程安排上的困难。如果你的虚拟团体来自不同时区的成员构成，那么不要在旧金山时间的晚上 6 点钟开会，因为这样一来伦敦的成员就得在凌晨 2 点钟参加会议。有研究发现，时区是虚拟团体面临的最普遍的挑战。
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每次会议之前必须检查所有科技设备，确保它们能正常运行。技术故障会干扰会议进程，甚至毁掉会议。在虚拟会议过程中，要保证有技术维修人员随时待命。
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确保每个成员都能数量运用会议将要使用的科技手段。提醒成员麦克风可能会录制到大家的窃窃私语。这可能会引起尴尬，或是扰乱沟通过程。虚拟会议看似难以控制，但经过练习，科技带来的障碍就会消失。
仅仅一个人就能对团体的工作质量产生极大影响。你个人做过的某个举动，可能恰恰就决定了一个团体的成败。
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