主持会议

16主持会议：怎样降低你的存在感，提高你的控场力

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请你带着这些问题阅读：

如果会议上大家经常跑题怎么办？

如果会议上没有人愿意发言怎么办？

会议上讨论的共识怎么保证它落地？

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要有生活目标，一辈子的目标，一段时期的目标，一个阶段的目标，一年的目标，一个月的目标，一个星期的目标，一天的目标，一个小时的目标，一分钟的目标。——托尔斯泰

问你一个问题，在一个会议场合中，主持人是主角吗？

先说我的观点：主持人，看似在台前，但实际扮演的是幕后角色。所以，主持人不仅不应该是主角，而且存在感应该越低越好。

当然，相对于比较仪式性的年会、工作报告会，我们这里介绍的主持会议的方法更适用于日常正式或半正式的工作会议——不同成员被召集在一起就讨论的议题达成共识。

无论规模大小，这类工作会议都要单独设立一个主持人，目的是将其与会议决策者区分开来。如果你身兼决策者和主持人两职，就相当于既要当裁判，又要当运动员。所有人都等着你说话，你自己也会不由自主地多说几句，那么这场会议肯定会变成一言堂。

设立专职主持人其实是为了在一个更可控的情况下推进会议。你可能会问，就是开个简单的部门例会也要这么做吗？没错，团队再小也应该把主持人的位置腾出来，让成员轮流当主持人。这不仅仅是对团队成员的锻炼，也会规避团队领导自导自演的情况，并且让决策者最终的判断更有分量。

会议主持人＝牧羊人

回到会议主持人的角色。之所以在这一部分介绍这项很容易被理解为自我展现的沟通工作，其实是为了说明我们对这个角色的定位。没错，要想成为一名合格的会议主持人，应该要求自己像牧羊人一样，把握会议方向，控制会议进程。

联想一下牧羊人的特点，你就明白了。首先，他们目标坚定，就是要把所有羊往羊圈里赶。其次，他们有强烈的责任心，在羊群走散时，负责把他们找回来。

会议议程和羊群一样，也是会乱跑的。与会人员发散的注意力让讨论没法落在一处，更不用说达成共识了。虽然发散可能会带来一些创新，但扮演牧羊人角色的主持人仍然应该引导大家收留，让讨论边界变得清晰。

我们会发现，那些不是以收拢，而是以展现自我为目标的主持人会遭遇到这样的问题：浪费别人的时间来表现自己，不仅不会给自己加分，还会让所有人都反感。所以在主持会议的场景中，孔雀行人要克制住自我表现的欲望，坚定地把羊群送往羊圈，将会议讨论引导至一个边界清晰的范畴。

那么，带着牧羊人的自觉，我们结合公式来看看主持会议的动作要领：

主持会议＝行为设计+全程控场

动作一，行为设计

主持好一场会议，前提是清楚会议的目标是什么。一场为“让所有人落实某项特定事宜而召集的会议”和“没有既定的想法，只是为了集思广益而召集的会议”，目标不一样，主持人和与会者的沟通方式自然也不一样。这个时候主持人可以通过行为设计，使用一些非语言的方式向与会者施加影响，完成会议组织工作。

以下列举了四种方法供你参考：

方法一，设计场地

安排会议的召开地点本身就是主持人和与会人员的一种沟通方式。比如把会议安排在工作现场和专门预订一个会议室，或者把与会者带到度假村开会，三者传递的信息显然是不同的。

工会上召开的站会在开会前就向大家传递了一个强烈的沟通信号：这件事必须当场定下来，而且开会时间不会太长，只谈具体的事。至于组织全员到度假村，在一个休闲娱乐的场合开会，其实是在暗示大家可以敞开聊会议，主要是为了促进大家的情感和交流，得出讨论成果则是次要的。

可以想见，开会场地的选择其实传达了非常丰富的沟通信息，这是你应该结合会议目标首先把握的。

方法二，设计时间

同理，对于开会时间的设计也蕴含深意。比如公司平常九点上班，你告诉大家：“这个会辛苦大家上午八点之前一定要到。”潜台词其实就是会上讨论的事刻不容缓。但是如果你说：“我们把会议安排到下班后，大家现在都跟家里打个招呼，可能会很晚。”意即我们需要充分讨论，耗到大家达成共识为止。

所以下次你发会议通知的时候，也可以通过设计会议时间预先向与会者传达信号。

方法三，设计环境

设计会议环境同样是有效的沟通手段。我们可能都有这样的经历：进入一个会议室后，发现座位的安排方式跟以往不同，大家要从围坐一圈变成分小组落座。那么，我们立刻会意识到，这是一个要进行讨论的会议，甚至可能要按组别来竞争。

当然，设计环境不仅体现在位置的安排上，有的会议主持人还会把握会场中的其他一些要素。举个例子，通常在互联网公司会议室里摆放的是瓶装水或一次性纸杯。但当会议参会方是一家体制内的单位时，心思缜密的主持人就会把瓶装水换成青花瓷的杯子，通过两排码放整齐的瓷杯向与会双方传达郑重感，仪式感。

同理，主持人提前在会议桌上准备好纸和笔，就意味着这个会议要讨论，要做记录；主持人，预先把会议资料送至参会人手中，就意味着大家要提前做功课，不能无准备就发言；主持人，把沙漏，计时器摆放在会场的醒目位置，就意味着会议讨论要有时间观念；而主持人将两张很大的罚款二维码贴在会议室的醒目位置时，就意味着会议规则很重要，违反规则就有可能被罚款……

当这些本不应该出现在会议室的小道具出现时，无需主持人强调会议的氛围，也会相应地发生改变。

除了会议室环境，主持人本身的服装状态也是环境设计的一部分。一个平日衣着随意的人在做主持人的那天换上一身笔挺的西装，与会者就能从中解读出他的态度。更关键的是，主持人的态度也会进一步影响所有与会者的态度。

你看身为会议的主持人是不是功夫在诗外？什么都没说呢，一个有经验的主持人就可以传递出很多沟通信息了。

方法四，设计规则

规则的设计，简言之，是在会前立规矩。

当年联想的创始人柳传志先生在联想公司定了一个规矩：“开会不能迟到，迟到就要罚站一分钟。”从那以后，不管是谁，迟到通通要在门口罚站一分钟，柳传志先生自己迟到也甘愿受罚。直到有一次，一位德高望重的老领导迟到了，请注意是柳传志先生曾经多年的领导，是如何应对的呢？

如果柳传志先生说：“迟到该罚，但我作为晚辈，我替您罚站。”是个不错的沟通策略，但效果其实没那么好，毕竟真正破坏规则的人没有受到惩罚。

柳先生是这样对老领导说的：“根据咱们的规则，您也得罚站，不过您在这儿站一分钟，下班回家之后，我到您家去给您罚站一分钟。”老领导真的就站了一分钟。后来柳先生说：“我坐在那儿，坐出一身的汗”。

这个看似不近人情的做法，起到了给会议主持人富农的作用。通过这个举动，所有人都会意识到，不迟到是会议召开的一个刚性要求，谁都不能豁免。

需要特别注意的是，首先规则要在会前制定。不能等到会议半途越讨论，越混乱的时候再去拍脑袋立规矩，这样很容易让主持人和与会者变成对立面。其次，规则要根据不同的目标和会议形式去设计。不能所有的会都紧张得像拉警报一样，没有人受得了。

那么，规则设计的分寸感要怎么把握呢？

常见的会议规则跟下述三件事有关：

第一是手机和电子设备的使用规则设计。这是为了管理参会人的注意力。

第二是发言时间的规则设计。这是为了严防跑题和超时。

第三是会议材料管理的规则设计，这是我认为最重要的一个设计。比如在公司各部门的汇报会上，某个部门交上来60页幻灯片，但各部门都只有15分钟的陈述时间，根本没法讲完这么多页数，那这份材料显然会带来会议超时的问题。所以与会人应该提交怎样的材料，也是规则设计的重要组成部分。

就我所知，现在很多优秀的公司都为此设计了一项规则：会议不允许使用专门制作的PPT演示文稿，一律用文档，而且不能超过六页。

使用文档首先是防止各部门为自我表现在PPT设计上面下无用的功夫。其次，文档的信息呈现形式和PPT不一样，逻辑简明清晰，提供的信息更加朴素完整。更重要的是，文档无需讲解就能阅读，有的大公司搞会议革命，就会要求主持人在开会前15分钟，让与会者保持沉默，先读文档，再开始讨论，这就节省了宣读讲解的时间。

很多优秀的公司正式通过这套材料管理的规则来提高会议效率的，但是反过来如果你召开的是一个成果展示会，那就要组织PPT甚至视频材料的制作，因为它们显然更切合会议的目标。也就是说，我们应该明确会前设计的原则，根据会议目标，会议形式，当然还有组织自身的习惯来设计规则。

动作二，全程控场

主持会议的第二个动作要领是全程控场。它也可以像行为设计一样，通过四种不同的方法来把握。

方法一，会前积极跑动

会议主持人要做的沟通80%都发生在会前（比如场地，时间，环境和规则的设计），而不是开会的时候。可以说，会议主持人的一项特权就是可以在会前发起想做的沟通。比如你平时和领导沟通的机会不多，但是当你要帮他筹备一个会议时，就可以向领导多请教：“这个会您希望怎么开？我作为会议主持人，您给我提提要求，有什么需要我特别注意的吗？根据您的时间安排，您希望会议多长时间以内结束？”

非常重要的一点是，你要提前与会议上最终做决策的那位领导达成共识：“您有多长的发言时间？您看您的发言安排在什么时候？您是先说还是后说？”如果不提前做沟通，领导可能会在会议半途起身说：“你们继续开，我还有个事先走了。”那所有人都会收到“领导不重视这场会议”的信号，你的主持工作也就难以为继了。

可以想见，会前积极跑动，与领导碰一碰上述事项，是非常有必要的。除此之外，你还可以提前制定会议议程和主要的与会者做一轮沟通。这其实是收集大家情绪和意见的过程。如果有些人的情绪比较特殊，那你就可以提前给作为会议决策方的领导打个预防针：“市场部的王总情绪有点激动，我先告诉您一声。”这样也有利于大家在会议上沟通。

还有的会议主持人会事先跟几个同事打好招呼：“咱们这个会领导特别希望多讨论，你到时候可得帮我，宣布讨论的时候，你可得率先发言，不能把我晾着啊。”只要安排好一两个内线，他们一带头。会议的讨论氛围是可以得到保证的。

方法二，开场自我赋能

第二个空场的办法是准备好开场白，在会议甫一开始，就向所有与会者传递一个强烈而清晰的信号：“我是主持人，由我把握会议程序，你们都要遵守我制定的会议规则。”进而起到自我赋能的作用。

不过需要注意的是，会议主持人的开场白有别于一般意义上的演讲。如果你像发表演讲一样，不时地抛出金句，恨不得还要抒发感情，那么与会者会感到尴尬，也会觉得你的表现过于刻意，太刷存在感了。

关于如何设计开场白，著名投资人，经纬中国创始人张颖的方法非常值得借鉴。我先叙述一下和张颖认识的经过。当时他带着几位同事来我们公司开会。这样的会议通常是由主人主持。但是张颖落座以后看了一眼表，紧接着说：“大家都挺忙的，创业者都不容易，互相理解。这样，咱们定下来，今天就谈一个小时，一个小时结束，我们就走，不耽误你们时间好不好？”

张颖用这样几句话明确了会议的时间，节奏和讨论范畴，一下子从客人变成控场主持人，这就是开场白的范式。开场白应该单刀直入地宣誓，会议目标像这样表述：“各位同事，今天特别荣幸能够为大家担任这场会议的主持人。我们先来定一下目标。”会议目标可以是与时间相关的，比如张颖提出的“今天就谈一个小时”；也可以是与议题相关的，比如“我们要讨论这几件事”；当然也可以是与讨论方式相关的，比如“我希望这个会议人人都能发言”。这些设计都可以起到给自己赋能的作用。

方法三，会中敢于干预

如果我们设计好开场白，并且提前积极跑动，会议通常就可以顺利推进下去。然而，我们常常会在开会半途遇到一些突发情况。比如在异常需要集思广益的会上，除了事先找的内应，大家都不吭气；再比如大家的讨论过于发散，偏离原定的会议目标等等。

这就需要我们利用空场的第三种方式“会中敢于干预”，来解决上述问题。这也是主持人非常重要的职责。具体来看，上述两种情况的解决方案。

当你发现要冷场时，可以马上说：“我们分个组，大家把意见在小组里先统一一下。”而当你预感小组讨论也难以推进时，可以说：“来我们秘书组准备了一下，给每个组发一张大白纸，大家把意见做一个可视化的呈现。”通过有效的干预手段，让大家进入另一种发言结构，从而化解无人发言的问题。

而当讨论过于发散，变成跑题大会时，你可以使用这些技巧。首先，提醒时间。像这样说：“大家聊得这么愉快，但是我不得不提醒大家一下，咱们这个会可只剩20分钟了，得抓抓紧。”用时间来制造紧迫感。

其次叫暂停。这也是主持人的特权。“先停一下，回过头来看一下会议目标，咱们刚才的讨论是不是还锁在这个目标上？咱们收拢一下。”等大家冷静下来，重新思考问题。

再次，吹犯规。发散往往是因为有人不按照规矩发言。比如一个人老是打断另一个人的发言话题，就很容易被带偏。如果会前已经立规矩，规定任何人发言不得打断的话，主持人在会上就要敢于指出对方犯规了。这样既能保证会议效率，也能保护我们规则的效力。

关于吹犯规这件事，总有人会问我：“其实大家都挺好，就是上级总是犯规，怎么办？”的确，拖堂的、跑题的、主持人还按不住的，通常都是老板，很难搞。但我的建议是，难搞，也要搞。无外乎从两方面同时发力：一是会前沟通时帮领导做足准备，很多领导在会上东拉西扯，其实是因为他们没想好，所以会失焦。二是加强规则管理的信号。比如，在设计发言时间时，早早地把计时器立在桌面上，到点儿铃声大作，再不自觉的人也会及时调整自己的节奏。

方法四，结束出口成章

将偏离正轨的讨论引向正途后，我们再来看会议控场的最后一种方式，结束时要“出口成章”。

会议行至尾声，通常有领导发言的环节，但千万不要以为领导发完言，会议就结束了。领导提出的只是他的想法和要求，并没有做任何关闭会议的动作。作为主持人的你，一定要在领导发言后总结整场会议。

我认为，好的会议总结，本质上就是口述一份会议纪要，其中不会有态度或者感受层面的东西，只是就事论事而已。看起来很简单，但在一名优秀的主持人口述完会议纪要以后，给大家最直观的感受应该是：“主持人脑子太清楚了，刚才这么一段乱讨论，他居然不费吹灰之力地总结出来了。”

当然，不费吹灰之力是有技巧打底的。首先，主持人要高度管理自己的注意力，在每个讨论环节结束时，将形成的决议记在笔记本上，或是填写进格式化的表格里。当然，不同组织对于会议纪要的要求不同，只要把握核心要素，可以不完全按照格式记录。会议纪要的核心要素包括：决议，也就是下一步的行动是什么？每一项行动的责任人是谁？行动的起始时间和截止时间是什么？记下这些要素后，就可以形成一份完整的会议纪要了。

其次，主持人要提及所有人的意见。一场会议讨论的议题和每位与会者的工作息息相关，应该把每个人的意见都归纳进来，让大家意识到这场会议是所有人的事，要对各自的意见来之后续行动负责。那么你可能已经意识到其中的风险了：如果在总结时把一个重要小组/个人提出的意见或者前期做的工作遗漏了，那你不仅没有完成收尾工作，还当场把人给得罪了。

最后，主持人可以巧妙地表达自己个人的想法。这些想法如果没有在会上经过充分讨论，按说不应该出现在总结环节。但是经验丰富的主持人会在总结完宣布散会所有人站起来的瞬间，跟上这样一个感叹：“我现在不是主持人了，我谈谈我的感受。”这意味着，他可以站在自己的立场（而不是主持人的立场）上，向尚未离场的与会者表达看法，而且这个瞬间的沟通效果更好，互动更充分。

脱不花《沟通的方法》