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0521......时间管理分享

0521......时间管理分享

作者: zhengyunshen | 来源:发表于2018-05-21 18:42 被阅读0次

    居然一连空缺了四天时间没有写作,罪过。今天无论如何得把这几天拉下的文字数量给补上。

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    借用下午周会的这个时间,和大家分享下我自己对于时间管理方面的实践和理解,所以,需要提醒的是,不是培训怎么做时间管理,而是交流下我自己的经验,希望以此抛砖引玉,让大家也能把自己的经验分享出来。

    缘起

    早以前,对于“时间管理”这个词的理解,我也仅限于“任务轻重缓急的安排”、“整块工作和零散工作的时间分派”等等这些具体的、技术性的问题上。但这些细碎的事情,对于我来说倒不是问题,所以一直没有把时间管理放在心上,诸如ToDoList、番茄工作法等等也都是了解一下,没有具体的实践。更没有对时间管理作更深入的思考。

    直到17年。在思考接下来要过一个什么样的人生,并进行实践过程中,遇到了时间上的问题。而这个时间上的问题,不同于日常任务尺度上的时间,其背后的实质也完全不同。当把各种目标逐渐细化,最终到每日日常任务的时候,发现了另外一个角度,表面上是时间安排,而实质却是另外一个重要的东西。

    在年初接受TEDx 南华路分享邀请的时候,对过去一年多些的思考和实践做了整体上的梳理,这才形成自己的“时间管理”上的观点和方法。

    因此也理解了为什么那么多人,学习并且尝试使用各种技术性的时间管理方法、工具,但是还是无法解决问题,依旧拖延,焦头烂额,轻重不分等等。因为不少问题涉及到本质,而这些本质牵扯到更深层次的问题,需要从其他角度去解决。

    时间的三个尺度

    无论是工作还是生活,在人生中,我们所遇到的问题,对应的时间尺度各不相同。

    最常见的是我们工作中的年度计划,对应的是年,拆分下来,就是到季度和月度。再做细分,就到了周和日。这里面,我们可以看到三种尺度:

    以年为单位的长尺度,以月为单位的中尺度,以小时/日为单位的小尺度。

    比如我们公司,有做18 -22年的五年规划,这个规划的最终目的是实现上市。上市就有硬指标,比如营业额、利润、业务结构等等。要怎么达到这个目标,倒推着分解,就成了年度计划。

    比如前两年以传统智能化、智慧城市项目为主,提供稳定发展的利润保证;后两年,则以平台和运维业务的快速发展作为支持,提供更大的估值空间。

    再细化到年,就是18年,智能化项目要达到2个亿的合同额;平台要实现现金流,有千级企业用户,产品要好用可用。

    接下来就是把任务分解到每个部门的每个月,比如市场部一个亿,渠道部一个亿,市场部的再拆分,比如医院、酒店、交通、综合体等等。然后根据项目的招投标情况,安排每个季度/月的合同签约额。

    平台这边,比如要好用、易用,要完整,那就把重构版本的任务分解到每个月。

    每个月的工作,又会被各部门同事,分解到每天的具体工作。今天做什么、明天做什么。而一个任务,又可以分解成多个子任务,这就是每日的具体工作内容。

    宏观决定了微观

    倒过来看,我们每天所做的具体工作,是一级级的受限于上面的时间尺度的安排,最终服务于公司的规划目标。如果上层的年度目标不清晰,最下层的每日工作就会很迷茫,感觉很乱。

    (举个例子)

    个人来说,情况也是这样。不少人都有买了健身卡,或者设定健身计划,但是常常各种没空,最后一年下来,去健身馆的次数屈指可数。初浅来看,好像是各种忙,各种理由。深了看,是健身背后的身材管理、身体健康,并没有在他们的生活方式选择中排在前面,所以当有各种冲突的时候,自然就被牺牲掉了。这显然不是表面上的时间的冲突,而是生活方式的冲突。

    显然,我们每天所要做的事情的取舍、安排,很明显是受上层生活方式选择的影响。

    从我自己的实践来看,一个合理的,可行的,能够高效运转的个人时间管理模式,必须从整体上的考量先行,即从生活方式甚至生活价值观的明确入手,找到并确认自己所要的生活模式,然后再分解到每日的工作生活安排。

    根本确定了,就少了摇摆和放弃,什么时间该做什么事情就很清晰,自然不会一团乱。

    效率、精力、时间的关系

    因为每天的时间都是固定的,所以带来了时间管理方面的问题。但是,从另外的角度来说,人们做时间管理的目的,其实是想要提高效能(效率)。但效率的提升,是由多个因素确定的,不仅仅是时间上的管理,还包括了精力。精力充沛和疲劳,两种不同的状态,对于时间管理的影响特别大。

    比如每天都加班加点,压力大,家庭也抱怨,这种情况下每天疲惫,精力涣散,做事的效率,还有成果的输出,都会大打折扣。

    很多人没有意识到这个问题,或者不重视精力、心理方面的影响,一味的求助于技术上的时间安排,没有解决到核心问题,往往也就无法成功实施。

    所以,做时间管理,还要学会精力的管理,这样才能保证所要处理的各种事情的高效完成,因而表现到高效的时间利用。

    所以,就我来看,一个可操作的,效果显著的时间管理,应该在三个方面进行结合:

    1)生活方式管理;2)精力管理;3)时间管理技术;

    接下来就分享下我自己在这三个方面的做法。

    生命只有一次,但人生可以多次

    2012年,漫画家David发表了一幅题为“11个人生”的漫画,漫画中说到,只需要七年,你就能精通一门技能。如果你能活到88岁,那么从11岁开始,那每个人还可以有11个七年。

    换句话说,虽然生命只有一次,但是,人生可以有很多次,可以有很多选择。只要我们愿意,可以勇敢的跨出一个个人生边界,进入另一个人生。

    四年后,这幅漫画经李笑来汉化,介绍到中文互联网世界里。16年,李笑来设立了一个学习社群“新生”,依托这个社群,李笑来以“众筹”的方式,完成了一本叫做《新生—七年就是一辈子》的书,鼓励和指导人们如何提升技能,突破自我,展开一段新的人生。

    他说的“七年就是一辈子”,正是源于刚才提到的漫画里的观点。

    传统确定社会下的一次人生的观念,已经不适应不确定的社会形态。那我们就打破一次的束缚,以多次人生,去拥抱、适应不确定性的未来。

    我把这种“多次人生”的人生观念,暂定名为“分叉人生”,以区别于传统下的一次终老的人生。

    我的新十年:追求平衡

    16年,上半年暂停了微现场,在帮朋友做《小日子》做产品和运营的时候,开始反思这十年的人生。刚好钱也没了、身体健康也透支了一些些、时间又过去十年,下定决心结束这段以梦想驱动的人生,重新回到自我,回到当下。

    16年下半年开始了这次人生的分叉。

    如果说第一次人生是水到渠成自然的结果,那么,最近的一次人生,是自主意识主动的转变。与前两次一样,我给自己设定的人生边界是2027年。2028年后,会再次开启一次新的人生。

    9月份结束了公司,加入本地一家系统集成商,做一个职业经理人,负责企业SaaS平台的开发和运营。我看好企业SaaS领域,彻底放弃2C领域的产品服务,希望在接下来的10年里,在企业SaaS领域深耕,成为这方面的专家。

    不仅在职业领域和职业角色上与过去分叉。在身体和心灵方面,我也希望能够重构,有新的体验,带来一个完全不同的自我,进入一个完全不同的世界。

    17年,是我在这次人生的第一年,很幸运,这次人生的重启还算顺利。

    一年的时间里,对设备维修管理领域、企业SaaS服务、企业互联网市场等方面,已经有足够的了解,并且带领团队,拓展出了市场,形成良好的走向。

    健康方面,经过每周5天左右的锻炼,在形体、力量、平衡、柔韧方面,都有很大的改观。

    心灵上,能够静下心来欣赏纯音乐,能够有更敏感的同理心,领悟到活在当下的真谛。

    如果说第一次人生,是全身心的投入在教师这个职业中,第二次人生,全身心的投入到创业里,那么,第三次,则是抛弃了外在的执念,全身心的投入到”当下的生命”中,去享受生命中的多个层面,安心的入睡,认真的阅读,专心的学习,负责的工作,欢喜家庭生活,享受音乐、健身和瑜伽。

    工作、家庭、健身,是我人生中三项最重要的事情 ,所有的都围绕这三项来安排。大家可以看到,对于社交、娱乐、游玩等等,对我来说不是很重要的,因此也是可以被舍弃的。

    当我不在执念外在的目标的时候,发现事情都会如预期的去发展。而所有这些,都源于每天有质量的生活。

    精力管理:身心的修行

    精力,可以理解为我们所能够调动的拥有的能量。它包括了四个方面的因素:身体、情感、思想和精神。其中,身体对应体能承受力;情感对应情感承受力(消极到积极);思想对应着思想集中/分散以及乐观和悲观;精神能量是动力、毅力和行动方向的最有力的源泉,在经精力管理中,实际上是指“知道为什么活着”,这其实是前面所提到的生活方式/生活价值的选择,平常可能不是很容易观察得到,但是在悲剧发生的时候,往往会体现出精神能量的重要性。

    (四个象限:高而消极-愤怒生气灰心丧气焦虑不安、低而积极-漫不经心松懈懒散、高而积极-精力充沛自信乐观、低而消极-过度操劳疲惫不堪心情压抑)

    每天的精力储量是固定的,不会源源不断,随着过度使用而下降。所以要周期性的补充精力。如果支出超过恢复,会导致精神奔溃、体能下降、失去热情、生病虚弱等等。

    提高自己的承受力。要市场让自己超越通常的限度,不断成长。

    要有仪式感,积极的精力仪式在实践中具有重要作用,推动习惯成自然。

    我的身体管理

    说起来惭愧,17年前我几乎没做运动,每天长时间的坐。

    自己创业期间,长期的透支身体健康后,做了深刻的反思,然后在寻找合适自己的健身方式。也是KEEP这款产品做得好,在我17年春节初试其中的练习后,就一发不可收拾,不仅仅是坚持,也是不断的加码。从早先每天20来分钟,到后来50分钟左右,再到现在一周600分钟左右。从早先单纯的减脂,到现在瑜伽、心肺、体型、力量等的平衡。

    练习到后来,注意到,我的健身计划,对我来说,不仅仅在于身体的变化。更重要的是,保持了一天充沛的精力。

    要是在以前,每天起床后,感觉都有起床气,下午三四点钟的时候就特别疲劳,效率很低,而到了晚上,又难入睡,常常要到陵城一点左右。

    经过自己的身体健身运动的调整,这种情况得到很大改观。

    我每天早上5点20 - 6点20之间,会做一个小时的瑜伽,主要针对柔韧和平衡。每次做之前,还感觉没有完全醒来,做完后,明显会感觉身体被唤醒,充满能量的样子,心情也会莫名其妙开心起来,开始美好一天的样子。这种能量能够保证一个上午专注、高效的工作。

    晚上9点左右的时间,我会安排晚上的健身运动,主要针对力量和塑形。与早上的锻炼不同,晚上的锻炼,似乎是让自己一天的压力、疲劳通过身体的运动得到释放。冲凉完听着音乐就能很快的入睡,睡眠质量比以前高。

    所以说,运动健身,不仅仅是针对健康,或者保持好体形。最重要的,是能够让身体获得并保持旺盛的精力,进而高效的完成日常的各种事务。

    睡眠管理

    睡眠质量的好坏,也影响每天的精力,甚至身体健康。以往我能保证每天在7各小时左右的睡眠。去年开始,因为需要更多的时间,压缩了睡眠时间。如何在这种情况下,保证睡眠的质量,至少不影响每天的精力成为重要的课题。

    后来我找了《睡眠革命》这本书,了解到睡眠有个90分钟的周期。作者原先是做运动员的睡眠管理,以周为单位,遵循90分钟的周期来调整睡眠。我就按照书里面例子和操作方法,根据自己的情况,调整了睡眠的事情。

    从自己的经验来说,如果是在一个睡眠周期内醒来,确实会是很痛苦的一件事情,满满的起床气。所以在4个周期和5个周期中,选择了4个周期,也就是六小时的睡眠,即10:30 - 4:30的睡眠时间。通过练习,基本上每天会在4:30左右自然的醒来。

    另外,考虑到4:30到12:30,已经有8个小时的时间,所以中午安排了半小时的午睡,养精蓄锐。而17年以前是从来没有午睡习惯的。

    中午的午睡能够有效的保障下午的精力。

    睡眠管理,除了时间上的调整安排之外。还需要有良好的睡眠环境,甚至包括床垫之类的。此外,最重要的,是要在睡前完全的放松,其中很重要的一条就是,放下所有的事情,无论是当天的,还是第二天的。在睡前都不要为此焦虑。

    我前面提到的晚上健身,其实也有起到这方面的作用。通过运动,让注意力专注在运动本身,从另外一个角度来说,也有为睡眠提供缓冲的作用,把当天的事情隔绝在睡眠前。

    如果遇到一些事情无法放下,到了要引起失眠的地步,建议可以试试这个方法。

    我自己经常会遇到写完一些东西之后,短期内不会想再看,也不愿再去回想起的情况。这是写/记录的好处。所以,如果你当天有些事情不能放下,或者总是辗转反侧,难以入睡。建议床边放个本子和笔,把萦绕在心的事情详细的快速的写下来。然后合上本子,安心的去睡觉。

    技术性的时间管理

    当我确定了自己想要的生活后,就开始制定年度的目标,把年度的目标分解到每天的事务里。这样就有了每天要做哪些事情的清单,有了清单后,就可以进行取舍和安排。就拿现在来说,我安排每天做的事情有:

    1、健身,包括瑜伽和健身,一周至少五天在100分钟以上,实际上都会到一周600分钟左右。

    2、阅读,这里面包括三个部分,长文阅读、书籍阅读和学习。加起来每天平均会在一小时半到两小时之间。如果没有到,就会在周末的时候补上。保持行业的敏锐和专业的深入,还有未来的发展。

    3、睡眠,包括晚间6个小时,午间半个小时。

    4、工作,每天在9个小时左右。(不包括午间时间)

    这样每天就还有五小时的其他时间,包括了吃饭、留白、和家人相处、通勤等。

    至于娱乐、陪家人、(社交)访友等,就都放在周末的时候来完成,比如看电影、综艺、下载的片子,或者外出参加活动,包括前两周的徒步等等。

    以上这些就是我的生活的全部,符合自己所想要的生活方式,所以也能乐在其中,成为日常生活习惯。当我们的需求明确,简单,心无旁骛,自然就不会有其他的影响。而且每天的生活都很明确,每天都有新鲜的精进。这个就是我自己说的,把不确定的未来,分解为每天确定的日常。

    在固定的事务的安排之外,就是各种蜂拥而至的任务。人们通常所说的时间管理,主要就是针对这种任务的处理。

    无论是生活,还是工作,当我们确定了核心的方式之后,取舍就不是那么难了。去掉不符合自己生活工作价值的,处理符合的,这是第一步。

    第二步就是分出长时任务和短时(碎片)任务。分别进行集中处理。我会在每天上午到公司后,梳理下一天所要做的事情,做个大体的安排,然后按照安排,专注的进行长时任务。用余下时间处理碎片任务。

    这里需要提醒的事,人的注意力(精力集中)是有限的,因为需要消耗能量。所以,不可能一天八小时都保持专注,每个人要根据自己的情况进行安排。换句话说,留出碎片处理时间,或者非专注事务的处理是必要的。可以定时的进行休息,以便做恢复。

    (按照自己的长时间专注的时间长度来安排主要任务)

    就我自己来说,我会在不同类型事务间迁移,让大脑的不同部分分别处理,不会一个部位长期专注而导致疲劳。这样也能提供更高效的输出。

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