人们不关心你遭遇了怎样的惊涛骇浪,只关心你的航船有没有顺利抵达港口。——劳尔·阿姆斯托(Raul Armesto)
我们都知道自我管理不是一件容易的事,也认为需要消耗极大的意志力才能短暂的做到。所以想依靠意志力来做好是不可能的,需要借助系统。
《搞定3》这本书里,作者戴维•艾伦给我们提供了一套完整的自我管理系统,掌握平衡工作与生活的艺术。前17章详细的介绍了每个环节和步骤,这一章主要讲如何实际运用。
好的系统是提高效率的关键。
一、建立系统的结构:
1、一定要用方便好用的捕捉工具
绝大多数成年人在改变行为模式时,遇到的最大、最难的问题是学会把必须处理的一切事务写出来,再用一套程序加以处理。这个习惯可以产生惊人的效果,因为它是GTD方法全套宝典的入门法则。
2、建立日程表和行动清单
一定要保证它的标记和提示信息全面而准确,你能信任它,看到它就一目了然,它显示的时间表一览无余。
3、设立专项事务清单
作者建议使用纸质本把在每个关注层面想到的念头一一捕捉,比如目标、年度计划、长远愿景、个人价值观等分门别类的整理好。
4、设立参考系统(平时收集的参考资料不要随意堆积,妥善归档,及时清理)
5、在办公室、家里和中间地带建立有效的工作台
二、把系统充实起来
系统的内容如果不充实、不全面,大脑只好继续费力地追踪诸多事务,收集各种信息。
1、完成大脑清扫工作
如果你是刚刚起步,首先要彻底捕捉残存在你的大脑、潜伏在周围环境犄角旮旯里的一切。你要在生活和工作的地方做一番全面的现场检查,把引起你注意、需要加以处理的一切事务牢牢抓住,整理好提示信息。
(明天要抽空把脑海里所有的想法都列在清单上)
2、用项目和行动来改进你的系统(要把)
3、为整理腾出时间
4、每周回顾
如果你留出了专门的时间(两个小时),知道自己可以把滞后的工作做完,就会在整个一周里保持轻松的心情。
5、执行关注层面高处的活动
你必须自觉重视,主动计划,专门安排时间。必须考虑采用什么形式,请谁参与,并在日程表上标记执行时间。
三、使用这个系统
造成失控感的是悄悄潜入你的生活和工作中的不明事务,它们噬咬你的神经,造成焦虑感。
下列方法可以帮助你树立一旦情势所需、自己能够担当的信心。
①使用和及时清空工作篮
你要养成使用工作篮的习惯,用它来营造掌控和放松感。把你用于收集的一切工具全部清空,包括电子邮件、便条纸片、语言留言机等。目的是每24~48小时,让工作篮达到清零状态。
②每周回顾
③经常重新评估和更新你的系统
问题不在于你身边有多少件事等待处理,而在于你心里对这些事是什么、分别该怎么处理有没有谱。
“心如止水”是可以做到的,它并不意味着脑子里空空如也,一片死寂;而是只要你有意识地努力,就能随时做到心无杂念。
把大脑里的一切放进靠谱的系统里,让所有事物井然有序的朝着我们的目标推进,我们专注的做好当下的每一件事。这就是活在当下的方法。
我一定要反复练习,彻底让这套系统成为我的习惯,一起努力。
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