数据透视表
Excel的强大在于对数据的处理能力,作为一个开放的结构化的表格系统,早期2003版本最多能够处理65000多行数据,而现在2010版本已经可以处理百万行以上的数据。对于简单日常表格的数据处理,我们使用函数、数组等常规方法就足以应付了;但是,对于大数据量的处理,常规手段固然可以达到目的,但这就想用水果刀杀牛一样,费时费力,且容易出错。数据透视表是对付大量数据表格的绝佳工具。
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数据透视表
与数组一样,数据透视表在大多数人眼里也是一个高深的工具,很多人可能使用Excel许多年,却未必听说过数据透视表,更别说体验它的数据处理威力了。
顾名思义,数据透视表就是能够对数据进行“透视”的交互表格,通过对基础表的字段的行、列布局从而生成汇总表,以满足数据统计需求,数据透视表是Excel的精华所在。
为什么数据需要“透视”呢?这是因为不论是企业的数据库,还是很多手工记录的表格,数据通常都是以“记录”形式储存起来的,例如:银行的业务流水数据,小红早上9点30分存入个人借记卡账户5000元,在数据库中就形成一条业务记录,小白下午3点10分现金汇款10000元至小红的个人账号,又形成另一条业务记录,再比如,我们每天如果有记账习惯的话,也会生成很多收支记录的数据,只有经过“透视”,把记录数据按照相关属性和方式进行汇总,才能满足数据统计和分析的需求。
通常,表格中的一行数据即代表一条记录(Case),而一列数据则常常代表一个字段。
以记录形式存在的数据往往是最原始的底层数据,它的功能是存储基础数据,我们只有对数据汇总之后才能获得更多关于字段的信息。而利用数据透视表则可以通过对“记录”表字段的进行灵活组合和数据汇总,获得我们想要的信息表格,这就是数据透视表的功能所在。
在“数据透视表字段列表”中可以根据需求将字段拖入筛选区、行标签区、列标签区或数值区。数据透视表的交互性就体现在这里,只有设定数据源表,就可以在“字段列表”中随意定制需要的表格。
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数据透视表的制作:
Step1:选中数据区域(A1:E8);
Step2:在【插入】选项卡下点击“数据透视表”,弹出“创建数据透视表”的窗口;
小树良品此时,“表/区域(I)”中自动显示当前选中的数据区,即为数据透视表的数据源。“新工作表”选项意为在一个新的工作表中创建数据透视表,“现有工作表”意为在数据源所在的工作表中创建数据透视表。
Step3:点击确定,此时系统生成一个数据透视表页面。
小树良品上面方框内显示的是数据源表中的所有字段,下方的四个小方框则分别表示筛选区、行标签区、列标签区和数值区。
上部方框内的任何字段都可以被拖至下方的四个小方框内,Excel根据行标签区、列标签区内的字段生成行列结构的数据透视表、并根据指定的汇总方式(如计数、求和)对数值区的字段汇总处理。
对于拖入数值区的字段,如果字段为文本型数据,则生成数据透视表时自动对该字段进行计数;如果字段为数值型数据,则生成数据透视表时会自动对该字段进行求和。数值型数据除求和外也可以进行计数。
数据透视表最常用的处理为:计数和求和。除此之外,我们还可以对数值区字段进行求平均值、最大值、最小值,甚至方差、标准偏差等统计处理。例外,数据透视表还可以对结果进行排序、数字及单元格格式等操作。
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数据透视表应用
利用数据透视表提取记录:通过双击数值瞬间提取数值所指向的数据记录;
利用数据透视表进行分页、工作表的批量分离、数据源更新及透视表更新、如何在PPT中演示数据透视表等应用(均为后期Excel高手成长笔记,暂不详述)
愿你如小树一样,茁壮成长!
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