064 分仓监控

　　分仓在外地，即使有检查也不是太方便，于是王二同时提出了分仓监控措施。在任何一个组织里面，仅靠个人自觉来完成工作不是常态，也不会长久，必须有配套的策略和制度来约束分仓主管。对于分仓监控，王二觉得应该从以下几个方面着手。

　　一、生成出入库单据与出入库确认操作权限分开

　　1、分仓员工不能具有生成出入库单据的权限，比如不能直接出销售单，他们只能根据已有单据确认出入库（只点确认，修改产品数量）。

　　2、对于部分特殊单据，如自用、报废，分仓员工可以直接操作，但必须有纸质申请表（领导签字）作为依据。

　　二、单据务必留存齐全

　　仓库所有的库存变动，涉及的出入库操作必须有原始单据，至少保留半年备查，主要包括：

　　1、入库单。从ERP中打印的入库单，上面须有库管员签名，并附供应商原始发货单据（若从总公司仓库发货，附装箱单及拣货单）。

　　2、出库单。核对出库的拣货单，须有核对人员签名。

　　3、自用商品、赠品。须有商品使用人及分仓主管签字，并附实际出库单。

　　4、报废单据。报废必须有申请单据，且经分仓主管签字，并附实际出库单。

　　5、盘点单。须经盘点人员签字。同时，盘点单必须使用盘点功能生成，不能导出库存明细，这样能确保分仓确实进行了盘点。

　　6、仓库调整单据。出现库存差异后进行的库存盘盈盘亏，须有申请单据，且须分仓负责人签字。

　　7、装箱单。发货须写装箱单，作为发货依据，不能嫌麻烦。尽管会增加工作量，但当收发货双方出现争议时用处很大。

　　三、第三方（或其他职能部门）盘点

　　不定期安排人员对分仓进行盘点，且不提前通知。特别需要注意的是：盘点时必须全盘，且沿托盘盘点。若只盘点一部分产品，可能发现不了问题（如一种盈余商品故意放到两处的情况）。

　　四、出入库流程严格执行

　　对分仓须有严格的工作流程，并对员工不断进行培训，保证流程的严格执行，对于违反规定的员工应予以处罚，如不能无单发货、未入库时严禁发货等。

　　五、监控自主退货情况

　　自主退货是指库存有某种商品且数量充足，但发货时找不到，或实际无库存。这一指标能从侧面反映出库存的管理水平，所以对于客户订单无法发货的，必须如实记录。分仓库负责人应对记录进行分析，对于差异及时查找，确认原因，并做调整操作。

　　六、盈亏数据分析

　　按月分析盈亏数据，是最后一项措施，一般而言，仅通过这一步骤较难准确、及时地发现问题。异地库存监控，需要以上步骤同时使用，并严格执行、落实。

　　对于分仓的管理，也要结合一定的仓库管理经验，王二为了培训分仓负责人，把压箱底的经验都贡献出来，主要包括：

　　一、岗位明确，责任到人

　　1、分仓必须岗位明确，事事有人管，人人都管事。若不明确责任，出现问题后就无人负责，难以追溯。岗位职责必须有书面文档，不能朝令夕改。

　　2、有些岗位人员不可兼职，如拣货人员就不要兼任核对人员。

　　3、若人员充足，盘点工作应交叉进行，如负责A区的人员到B区盘点。

　　4、须规定：货物出现短缺、损坏由责任人负责赔偿，则大家的责任心就会提升。

　　二、分仓员工不用知道商品用途及价格

　　1、分仓员工不用知道具体商品可适用哪种车型，价格多少，只需知道商品有多少，在哪个位置即可，这样可以减少不少麻烦。

　　2、分仓中可查商品价格的ERP功能尽量屏蔽。如果知道一箱火花塞成本价8000元，对人的诱惑力还是比较大的。

　　三、制定适用的规章制度和业务流程

　　1、要根据实际需要制定规章制度和业务流程，如出入库流程、安全管理制度、自用商品管理制度等，并严格执行，对于违反规定的员工要予以处罚。

　　2、一般库管员的学历会相对较低，学习能力差，综合素质不如其他岗位员工，所以须通过例会、考试等形式，不断宣讲、强调各项制度和规定。

　　3、仓库无大事亦无小事，任何一项工作，包括卫生打扫，必须有明文规定的制度。任何一个环节照顾不到，都有可能发生问题，所以制度必须全面。

　　4、制度必须保证员工拿到以后就知道常规工作如何处理，不能有制度，但任何事项都须请示领导，那就失去了制度和规范的本意了。

　　四、适宜的员工考核方案

　　1、员工应该提前知道每天的工作是什么，以便进行计划。

　　2、一个月干的好，工资和绩效是多少，自己能算出来。

　　3、要有适当的福利和激励制度。

　　4、如果干的好，职业途径是什么。

　　5、考核方案的主要项目，要以客观数字为基础，不要凭负责人的主观感受。

　　五、其他

　　1、若分仓有条件，效率最高的方式是S形拣货，员工一次即可拿全所有的货，大幅减少行走距离。

　　2、推行按托盘的货位管理，特别是针对员工不太熟悉产品的情形。

　　3、实施6s现场管理。