前几天在公司有个同事来找我,说是有一封很重要的邮件,自己纠结1个多小时了也不知道该怎么写,想让我给参谋参谋到底内容如何编辑才合适。
不知道大家是否也遇到过类似的情况,写邮件的时候常常无从下手,写出去的邮件有时候也是词不达意,不是过于啰嗦就是表达过于简单讲不清楚。
针对开篇提到的我同事的困惑,我通过3个问题以及1个模型用了15分钟的时间帮他完成了邮件的编写。
三个问题
Q1:你这封邮件的目的是什么?(你想告知收件方的中心内容是什么)
A1:这是一封给客户提供的方案邮件,共梳理了三套方案,希望客户能够做出明确选择。
Q2:你提供的三套方案分别是什么,区别在哪里?(通俗来说就是支撑你邮件主旨的依据是什么)
A2:分别罗列了三套方案中最能说明问题的三个方案细则,并附有论证说明文件。
Q3:你希望客户看完邮件之后给与你怎样的回复?(期望对方达成的动作)
A3:希望客户能够在4月10日前回复所选方案。
一个模型
通过以上三个问题这封邮件最核心的内容就已经全部梳理出来了,那么如何把这些内容搭建成一封结构清晰,内容简洁明了的邮件呢?答案就是“金字塔模型”,其实看了后面的内容你就会发现,我的三个问题其实本身就是基于金字塔模型而来的。
金字塔模型来自于《金字塔原理》这本书,是一种结构化的思考方式,运用这个模型来写邮件可以保证我们的邮件重点突出、逻辑清晰、主次分明。
依照金字塔模型,我们可以将邮件正文分为开头、中间和结尾三大部分。
开头:结论先行。通过上图我们可以看出,金字塔原理首先要求我们做到的是结论先行(金字塔塔尖),应用到邮件正文行文的时候我们要将结论放在最前面,要让收件人第一时间明确这封邮件的核心内容是什么,而不是看到长篇大论的一堆论述而不得要领,从而对你的邮件失去了兴趣。
中间:逐条罗列、突出重点。
01.逐条罗列:金字塔原理中任何一个层次的思想都是下一层次思想的概括(以上统下),同时每组中的思想都有一定的逻辑关系(逻辑递进),每组中的思想都属于同一个范畴(归纳分组)。
应用到邮件行文当中可以理解为在明确了邮件中心思想之后,我们需要分层逐条罗列出支撑中心思想的依据。而不是做过多的重复啰嗦的解释,显得邮件内容层次不清。在行文过程中可以借助数字编号以及项目符号来进行分条呈现,条理清晰的同时增加阅读感受。
02.突出重点:有时候在邮件中,会有一些内容是需要收件方重点关注,比如说时间、地点等信息,这个时候我们
可以通过关键字加粗,改变关键字颜色、字号等方式进行突出显示,以便于收件人能够及时关注到。
结尾:强调总结。在邮件的结尾,我们可以将希望收件人所采取的行动做一次总结强调,同时不要忘记向收件人表达祝福和感谢。
按照这样的梳理,我同事的困惑很快就得到了解决,最终他的邮件内容呈现大致如下:
尊敬的XXX教授:
您好!
基于前期电话沟通,现已梳理三套可行方案供您选择,烦请于2022年4月10日前确认并回复具体合作方案,详情如下(具体文件可见附件):
方案一:名称
l 方案细则1
l 方案细则2
l 方案细则3
方案二:名称
l 方案细则1
l 方案细则2
l 方案细则3
方案三:名称
l 方案细则1
l 方案细则2
l 方案细则3
期待您的回复,感谢您的支持与关注!
你看,当我们运用好金字塔模型,写起邮件可以手到擒来,毫不费力。最后给大家附上一些邮件排版小贴士的知识卡片,可以帮助我们在拥有清晰的内容的同时增加邮件整体的可阅读性。
以上就是今天文章的全部内容,希望对你有所帮助。
文 字丨猫猫
知识卡片丨猫猫
作者介绍:猫猫,007全民写作推广大使,英国博赞思维导图注册管理师,手账爱好者,坚持日计划日复盘500天,阅读践行者,希望通过自己的不断分享,与更多的小伙伴一起成为更好的自己。
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