美文网首页
“金字塔模型”让你写起邮件不再纠结

“金字塔模型”让你写起邮件不再纠结

作者: 声音美化师猫猫 | 来源:发表于2022-06-20 06:59 被阅读0次

前几天在公司有个同事来找我,说是有一封很重要的邮件,自己纠结1个多小时了也不知道该怎么写,想让我给参谋参谋到底内容如何编辑才合适。

不知道大家是否也遇到过类似的情况,写邮件的时候常常无从下手,写出去的邮件有时候也是词不达意,不是过于啰嗦就是表达过于简单讲不清楚。

针对开篇提到的我同事的困惑,我通过3个问题以及1个模型用了15分钟的时间帮他完成了邮件的编写。

三个问题

Q1:你这封邮件的目的是什么?(你想告知收件方的中心内容是什么)

A1:这是一封给客户提供的方案邮件,共梳理了三套方案,希望客户能够做出明确选择。

Q2:你提供的三套方案分别是什么,区别在哪里?(通俗来说就是支撑你邮件主旨的依据是什么)

A2:分别罗列了三套方案中最能说明问题的三个方案细则,并附有论证说明文件。

Q3:你希望客户看完邮件之后给与你怎样的回复?(期望对方达成的动作)

A3:希望客户能够在4月10日前回复所选方案。

一个模型

通过以上三个问题这封邮件最核心的内容就已经全部梳理出来了,那么如何把这些内容搭建成一封结构清晰,内容简洁明了的邮件呢?答案就是“金字塔模型”,其实看了后面的内容你就会发现,我的三个问题其实本身就是基于金字塔模型而来的。

金字塔模型来自于《金字塔原理》这本书,是一种结构化的思考方式,运用这个模型来写邮件可以保证我们的邮件重点突出逻辑清晰主次分明

依照金字塔模型,我们可以将邮件正文分为开头中间结尾三大部分。

开头:结论先行通过上图我们可以看出,金字塔原理首先要求我们做到的是结论先行(金字塔塔尖),应用到邮件正文行文的时候我们要将结论放在最前面,要让收件人第一时间明确这封邮件的核心内容是什么,而不是看到长篇大论的一堆论述而不得要领,从而对你的邮件失去了兴趣。

中间:逐条罗列、突出重点

01.逐条罗列:金字塔原理中任何一个层次的思想都是下一层次思想的概括(以上统下),同时每组中的思想都有一定的逻辑关系(逻辑递进),每组中的思想都属于同一个范畴(归纳分组)。

应用到邮件行文当中可以理解为在明确了邮件中心思想之后,我们需要分层逐条罗列出支撑中心思想的依据。而不是做过多的重复啰嗦的解释,显得邮件内容层次不清。在行文过程中可以借助数字编号以及项目符号来进行分条呈现,条理清晰的同时增加阅读感受。

02.突出重点:有时候在邮件中,会有一些内容是需要收件方重点关注,比如说时间、地点等信息,这个时候我们

可以通过关键字加粗,改变关键字颜色、字号等方式进行突出显示,以便于收件人能够及时关注到。

结尾:强调总结。在邮件的结尾,我们可以将希望收件人所采取的行动做一次总结强调,同时不要忘记向收件人表达祝福和感谢。

按照这样的梳理,我同事的困惑很快就得到了解决,最终他的邮件内容呈现大致如下:

尊敬的XXX教授:

      您好!

      基于前期电话沟通,现已梳理三套可行方案供您选择,烦请于2022年4月10日前确认并回复具体合作方案,详情如下(具体文件可见附件):

方案一:名称

l 方案细则1

l 方案细则2

l 方案细则3

方案二:名称

l 方案细则1

l 方案细则2

l 方案细则3

方案三:名称

l 方案细则1

l 方案细则2

l 方案细则3

期待您的回复,感谢您的支持与关注!

你看,当我们运用好金字塔模型,写起邮件可以手到擒来,毫不费力。最后给大家附上一些邮件排版小贴士的知识卡片,可以帮助我们在拥有清晰的内容的同时增加邮件整体的可阅读性。

以上就是今天文章的全部内容,希望对你有所帮助。

文    字丨猫猫

知识卡片丨猫猫


作者介绍:猫猫,007全民写作推广大使,英国博赞思维导图注册管理师,手账爱好者,坚持日计划日复盘500天,阅读践行者,希望通过自己的不断分享,与更多的小伙伴一起成为更好的自己。

相关文章

  • “金字塔模型”让你写起邮件不再纠结

    前几天在公司有个同事来找我,说是有一封很重要的邮件,自己纠结1个多小时了也不知道该怎么写,想让我给参谋参谋到底内容...

  • 金字塔思维模型

    金字塔思维模型 做事要抓住重点,金字塔结构模型、重要紧急二象限法等,这些思维模型、方法,其本质通过这些思维模型让我...

  • 感恩365天—77PADD模型

    如果你写邮件让别人做一件事情,记得用PADD模型: 1. 目的(purpose),你为什么要发送这封邮件?...

  • 构建会员体系

    金字塔模型 RFM模型

  • 精力管理

    A金字塔模型第一层——体能 金字塔模型第二层——情绪 金字塔模型第三层——注意力 金字塔模型最顶端——意义感 好的...

  • 被嫌弃的觉察519

    一、事件:写邮件纠结用词 二、觉察信念和需求 信念: 「行为」纠结,改来改去 「恐惧」怕邮件让收件人难受,怕收件人...

  • 如何编写邮件 HTML 模版

    说到这个,还要从我第一次接手“邮件模版”需求写起 PM:写个邮件模版,数据让后端渲染给你~ Me: 看到设计稿,觉...

  • 如何让你的人生不再“纠结”

    不知你有没有发现,生活中的我们,经常陷入纠结的境地。 女神纠结的早晨: 又双叒叕没衣服穿了,今天穿什么好呢?昨天那...

  • 37%法则,让你选择不再纠结

    今天介绍一个很有意思的方法,在大家需要做选择而又面临纠结的时候,会有很好的帮助,它就是37%法则。 这个方法来自出...

  • 《让孩子爱上阅读》你不再纠结

    最近因为孩子不爱阅读我很苦恼。我给她选的书,他都不能进入状态的去看。那我就带他去图书馆自己选。可是我发现当他自己选...

网友评论

      本文标题:“金字塔模型”让你写起邮件不再纠结

      本文链接:https://www.haomeiwen.com/subject/gofcvrtx.html