这个问题,在看书之前我还没考虑过,就像书中提到的那种理想的状态,参会者都很积极主动的参与讨论,积极发言。所以书中非常明确的揭示非常现实的问题,参会者会因为自己本身工作就很忙或者说这个议题跟自己的工作没有任何关系,或是认为这个讨论对组织有好处,但对个人的提升没有正向作用,这些都会造成参会者对此次会议的不积极不投入,而这种情况才会是大多数的情况,或者说每次会议中的大多数人员一开始都会是这样的状况。
所以引导者这时候作用也就特别凸显了,引导者有责任在活动开场调整每个人的状态,比如引导者要能够熟练掌握至少4个破冰游戏,以便不时之需。引导者还可以通过明确引导者的角色、明确讨论主题、寻求高层支持、协助参会者做好会议支持、制定有针对性的会议规则等提高参会者积极性的方法。
其中,明确引导者角色就是在开场之前,告诉参会者自己来这里的原因,以及接下来引导者的工作是什么,让大家明白自己的会议上保持中立的态度。引导者的功能就是确保每个人声音被听到,保护会议聚焦主题,让大家感到引导者是来支持大家的,也要适当展现出引导者的专业背景和实力,让大家看到引导者的专业性和中立客观的态度,更有利于参与者的投入
明确讨论主题具体来说是引导参会者对会议每个讨论环节要得到的结果达成一致,让大家有清楚的共识。具体方式是可以在会议开始之前,引导者回顾召开这次会议背景,分享前期访谈调研的结果,强调部分参会者参与了会议议程的制定,鼓励参会者对会议目标的进一步澄清。过程中也要时刻警惕目标的偏离,及时拉回到目标上来。
获得全体成员的认同,在会议开始前.为了得到大家的认同,一个有效方法是让参会者两人一组,花几分钟时间互相采访,采访时问以下问题:1、这次会议的成果对公司有怎样的价值和意义?2、你个人从这次会议中将会有怎样的收益。然后请每组分享采访结果。这个活动简单有效,有助于建立大家对会议的心理认同。会议过程中,如果感到很多人不能全身心参与甚至有抵触的时候,引导者可以增加两个问题:“1、哪些因素组织我积极参与会议,我为什么会有过样的顾虑?2、哪些措施可以帮助我克服这些顾虑,在怎样的条件下或者得到怎样的支持后,我会全心投入。”然后引导者记录下大家对这两个问题的答案,通过大家把条件摆在桌面上,引导者能够评估大家积极参与的难度有多大。当然引导者可能并没有职权去消除这些阻碍因素,如果是阻碍很大,最好在会议之前就呈现出来,并同客户领导获得支持。如果抵触情绪很高,有必要请高层来现场做对大家的需求作一个回应。
寻求高层支持是指比如开场前请他参与和结束后请他来作总结,这个跟培训的套路一样,显示领导对此次活动的重视。但是不建议领导全程参与,特别是强势的指令性的领导,容易影响大家的套路。团队讨论的原则就是民主参与、群策群力。
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