12/01/2017 - 朋友组 - 拆书作业2 - 时间黑洞

A1:

圣诞、新年后的第一个工作周，本地会计师和律师们还在享受阳光沙滩，但银行狗和基金狗们已然匍匐在了各自岗位上。面对新一轮的市场经济变化，年度各项业务规划和产品方案也在经历着二次的检视、论证和优化调整，进而逐步细化成具体的落地方案以及季月周的行动计划。因此上周各种内外、大小会议不断，几乎占据了2/3的工作时间，累计超过26个绳命小时。

检视会议成效，其实有1/3为可开可不开的鸡肋会议，1/3的会议超时，而仅有1/3的会议能够按照会前预期完成。在会议轰炸周中的一个直观感受就是：经常被莫名其妙地邀请参会、能用电话/邮件解决的非要开会、同样的问题反复讨论、讨论过程混乱无序、说了半天毫无结论，一些发言缺乏深度营养、跑题跳线、最后甚至扯起了家常里短，直叫人缺氧犯困......

会议黑洞真是职场狗们的一大死穴啊！

A2:

经过认真反思，主要问题和潜在改良方案如下：

1、会议意义不明

由于组织或参与人员缺乏对会议主题和意义的明确认识，进而造成了会议无明确议程和时间控制，为了开会而开会，开跑了、开长了、开了半天发现居然和自己无关。

建议解决方案：

明确目标和意义之后再决定是否需要开会/参会。可以参考以下几问：为什么开？是否有必要开？咱能不能不开？开了有什么好处？开多久？

2、参会准备不足

由于缺乏对会议基本信息、背景、参与人员及要求的必要了解，常常出现：

- 不知道哪里开会、跑错大楼和会议室；

- 路程交通预估不足，会议迟到；

- 两手空空，不带纸笔；

- 两眼摸瞎进入会议程序，惊慌未定开始发言，即兴发挥随意性大、跑题偏题、缺乏深度和重点。

建议解决方案：

1）确认开会/参会之后，可将会议信息、相关背景资料及议程整理记入自己的工作日历，并通过邮件邀请等形式发送共享给相关与会人员，必要时会前电话提醒，确保会议通知到位；

2）创立自己的专属会议包，常备名片、笔记本、能出水的笔（非常重要！）、计算器以及必要演示工具。做到任何时间拎包走人，不为临时会议而另外耗费精力准备工具；

3）在日程工具上设立会议提醒，提醒自己提前出发、提前研读会议资料，至少提前5分钟到达会议场地；会前可利用便利贴或手机软件准备发言提纲，确保条理清晰、言之有物，发言时务必做好时间的控制。

3、会中缺乏把控

常见问题：

1）主持人身份混同：许多会议要么没有明确的主持，要么是主持人一会儿发言一会儿主持，很容易造成秩序失察，控场不力，继而造成议事时间分布不均、讨论秩序混乱、会议拖沓难以结束等。

2）议事规则不清：许多会议只有发言讨论的规则，而没有决策规则和会后跟进的规则，因此造成“议而不决，决而不行，行而无果”，开完之后依然不知道该干什么。

建议解决方案：

1）会前明确主持人角色及议题、议程，并可在会议一开始作为程序确认各自身份、流程环节及相应的时间分布规划。

2）对于不同类型的会议，如：头脑风暴会、业务交流会、客户营销会、决议审批会等，各自都有默认的仪式流程和议事规则，须在会前和与会各方做好沟通，确保参会人员无流程规则的异议，以此保证在一定的框架范围内，对预定议程的充分探讨。

4、缺乏会议记录

这是许多人包括我自己经常遇到的问题。由于缺乏良好工作习惯和惰性使然，无论是作为会议召集人还是参与人，缺乏对会议的必要记录，造成了“只动口不动手，只开会不记录”的懒人现象，事后会议内容全靠回忆脑补。根据时间管理的思想，“没有记录就等于没有发生”，GTD的理论也同样强调过“大脑是CPU不是硬盘”，无纪录的会议就等于没有进行，不仅无法准确追溯内容，更无法进一步排程和执行，就是典型的浪费时间和绳命。

建议解决方案：

1）养成好的记录习惯：这点应作为职场狗的长期基本修养建立起来，且记录的方法和准确性应务必一定过关（具体培训方法可参考一些职场课程和讲座）！此外，对于参席会议，可在会后积极向召集人索取会议纪要；对于主办会议，应在会前安排好记录人员，会后以正式纪要或3分钟电邮形式（阅读时间不超过3分钟），主动与参席人员分享。

2）借助电子工具实现会议的同步记录，如：印象笔记或录音、摄像工具等。

5、会后跟进乏力

前述1、2、3、4问题直接造成了讨论内容和已达决议，难以转化为实质的工作计划和行动。会后由于对执行、监督、汇报角色的混沌以及事件的后续进展的通报，造成了“只吹牛不动手”的现象，会议结果难以落地。

建议解决方案：

作为一项重要而又有效的措施，会议主持应在会末再次确认会议的结论，并明确会后的跟进流程以及相关责任部门/人员。作为会议召集方，须指派相应人员做好后续的跟进、知会工作，并形成有效的汇报、监督机制。

在下周的工作当中，我将结合以上问题和自省方案，在实际操作中不断检视、总结、改良自己和自身团队的会议方法及成效。也欢迎小伙伴们多多交流、拍砖，分享更好的经验与建议。

谢谢大家！