如何用好思维导图提高会议组织效率？

哈喽，各位小伙伴，大家好，我是范范。

今天写作的主题是：

如何用好思维导图提高会议组织效率？

不论是在政府、事业单位、国有企业，还是在外资企业、民营企业，大会、小会天天不断。

这些会议都是为了解决某一个问题而召开。

但是现实中我们会发现，很多会议开着开着就跑偏了。

要么是准备工作没有做到位，导致会议不得不推迟。

要么是议题不明确，大家懵擦擦的不知道会议到底要研究什么，解决什么问题。

有的会议，明明2个小时就可以讨论完毕，非要开5个小时，弄得大家苦不堪言。

还有的会议，议题倒是明确，但会议却议而不决，决而不行。

这些会议之所以效率低下，根本原因在于会议组织没有系统性的方案和流程，想到哪儿就整到哪儿。

我些情况我在企业里面也经常遇到。

下面，我结合自己的工作经验，具体讲一讲如何用好思维导图提高会议组织效率。

一、明确会务工作的一般流程

无论是大型会议还是小型会议，一般的流程不外乎以下10个方面：

①拟订会议主题——②提出会议方案——③呈报领导审批——④召开会务准备协调会——⑤下发会议通知——⑥进行会务准备——⑦组织会议召开——⑧整理会议资料——⑨下发会议文件——⑩收集材料归档。

第1-6项属于准备阶段；

第7项属于召开阶段；

第8-10项属于收尾阶段。

这三个大的阶段，就是我们办会的提纲，有了这个提纲会议工作就可以按照大块进行细分和布置。

下面我按照这三个阶段，用思维导图的方式逐一展开进行讲解。

二、明确会议阶段

无论再大的会议，还是一般的小小会议，都可以分为会前准备阶段、会议召开阶段和会议收尾阶段，我简称它为“三段论”吧。

打开一张思维导图，中心主题设置为：XX会议实施方案

然后，画三个分支：

会议准备

会议召开

会议收尾

思维导图如下：

三、明确每个阶段的工作任务

按照大型会议的要求，准备阶段一般分为9个方面的内容，小型会议可根据情况酌情减少。本文主要以大型会议来举例。

大型会议准备阶段一般有9个方面的内容，具体如下：

1、确定会议的名称和议题。

2、确定会议的规模和规格，提出与会人员范围或人员名单。

3、拟定会议的时间、会期、议程与日程安排。

4、做好会场的选择和布置工作，尤其注意仔细检查所需的音响设备、投影设备等。

5、制发会议通知。

6、拟定会议后勤保障方案，按与会人数准备好所需物品。（定酒店）

7、准备好会议所需的其他必备用品和特殊用品（如表彰大会的奖品、奖牌、红花、绸带等）。

8、制定会议的经费预算。

9、制定出会议的保卫工作方案。

这9个方面又可以归为3大类，分别是：

文件准备

会场准备

后勤保障准备

按照以上3大类和9个方面的内容，我们在会议准备的主干下制作3个二级分支。

做出来的思维导图如下：

3大类中的文件准备、会场准备、后勤保障准备又可以进一步进行细分，细分后的思维导图如下：

会议召开阶段有9项工作：

1、会务人员提前到达会场，反复检查会场准备情况。

2、做好会议签到和材料分发。

3、落实主席台领导人、发言人是否到齐。

4、按预定方案组织与会人员就座。

5、维持好会场秩序，做好端茶倒水。会议开始前关闭会场大门，要求无关人员离场，强调会议期间注意事项。

6、做好会议记录，写好会议简报。

7、安排好会议照相、摄像，以及会议结束时与会人员的合影留念（合影时的座次和站位事先安排好）。

8、按需要提前为与会者准备或预定返程车船票等。

9、做好会议过程中的突发情况，做好应急预案。

在召开阶段的主干下，建立9个分支，思维导图如下：

会议收尾阶段主要有6个方面的工作，具体如下：

1、回收会议文件。（草稿性文件或者秘密性文件）

2、发通讯稿件。

3、印发会议纪要。

4、会议文件归档。（历史追踪和借鉴）

5、汇编会议文件。将会议所有文件包括会议通知、会议名单和分组名单、会议须知、会议正式文件和参阅文件、会议简报、会议发言材料、领导讲话、会议总结等都收集起来，按照先后顺序装订成册，以备查考。

6、会议总结工作。为总结积累经验，一般大中型会议结束后都要作会议总结，作为今后开好同一类会议的借鉴。

在会议总结这一主题下，画6个分支，思维导图如下：

四、明确责任分工，各司其职，各负其责

任务、步骤细分以后，要想落实到位，关键在人。

因此，这个阶段一定要把任务具体到人，明确完成时间节点。

具体时间节点根据会议日程统筹进行安排。

详细的思维导图如下：

五、将做好的思维导图发给具体的责任人，开始执行

有了这样一张思维导图，呈送给领导看，无论是从整体布置还是具体细节、责任分工，纲举目张、一目了然。

领导不用再浪费时间，一页一页翻看会议方案。

具体到每个责任人，把这样一张思维导图发给他，他具体该干什么，什么时间完成，他所做的工作在整个会议中处于什么位置，清清楚楚。

这样一来，你不用再多费口舌，一遍遍的催促他们该干什么。

责任人也避免了因为不知道该干什么，或者不知道自己所做工作的重要性，要么等活干，要么你拖着干的问题。

今天的文章巴拉巴拉写了近3个小时，码子也不容易啊，也算是对自己以往工作的一个回顾和总结。

总结一遍，胜过做10遍，希望对于做会议组织工作的小伙伴有所帮助。

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