今天是GTD工作法的第一个主题《开始GTD前的准备工作》
昨天我在文章的后半部分简单列了一些GTD的基本流程。
其中第一步，也就是今天的主题，里面提到了一些划分日常事务的维度。
- 在
时间上将不同的事务分为今日、明日、未来日程等不同时间段。- 在
空间上按照具体情景去划分，包括公司、家里、外出等等，以及你需要和某个人沟通的多件事情，也可以给这个人单独建立一个情景。- 最后按
项目的划分，就是把你手上需要完成一整个方案计划的项目，每个都设置独立清单。
不过我们今天不再重复上一篇的那些结构。
我尝试把自己清空，好像从来没有使用过这套系统，从一个全新的角度去写。
今天的主题是：开始这套GTD管理系统之前的准备。
我打算从心理准备、时间准备、空间准备和工具准备这四方面为你提供一些建议。
（1）开始前的一些心理准备
在开始前，你可能会犹豫是否要花心思去搭建一套这样的系统。
因为它看起来就像一个庞大又臃肿的机器，需要把你的触角伸到足够细碎的地方才能够着，才能管理好这么事无巨细的一套系统。
其实不然，这套东西并不是一个全新的事物，而是我们每天都在重复经历的事情。
只是这套系统可以帮你把这些事情梳理的更有成效而已。
相信我，在我的引导下，你接受这套系统就像在重新审视自己的生活。
这个过程中不会有压力，不会有拖延，你只会爱上它，因为它能帮你解决很多问题，还能让你更自信。
说到这里，我想送你一句话，它实实在在的影响了我。
通过行动让自己感觉良好，比通过让自己感觉良好，来实现更好的行动要容易的多。
对于多数习惯拖延的人来说，所有的准备无非是为了一个完美的结果。
但过度完美主义往往陷入一个怪圈，它可能会让你丧失行动力。
完美主义带来的一般是拖延，结果是经常以“不去做”来逃避可能会出现的不完美。
所以，这句话时刻牢记：完成比完美更重要。
为什么上面我会说你会爱上这个管理过程呢？
不知道你有没有在任何电影里看到过一些所谓的女强人，或者高管总裁之类的人，他们的行事风格是什么样的？
比如说我比较喜欢的金领专业户“王耀庆”大哥经常扮演的角色。
他们的风格有一个共同点，就是在任何时候都会清楚的知道这个时间点需要做什么。哎呀，我实在对王耀庆看手表的动作太熟悉了。
另一种反面情况，比如笨笨的你，经常锁上门发现忘带钥匙了；上了楼发现快递没取；昨天要带到公司的东西又忘在床头了。
这些问题为什么有的人不会碰到呢？比如上面说的这些人。
他们也会碰到，只是他们更懂得通过自己的个人事务管理系统，"有条理"的管理自己的事情。
高效、创新、富有成效的思维和行动的诀窍，就是在正确的时间关注正确的事情。
这里所谓的“有条理”，不是说讲话逻辑，而是你身边所有事务是否在符合你意识的框架里运转。
比如说你觉得文件就应该放在文件夹里，当它凌乱的散落在桌子上的时候，就不算有条理了。
也就是说到每个人的“条理”是不一样的，当你觉得墙角的一堆书应该出现在书架上的时候，事情对别人来说也许有不同条理。
“那些可能是暂时没用的书，刚好可以堆在角落，所以对他来说是有条理的”。
所以，这个“有条理”就是你思维里的个人事务管理系统。
这周我既可以帮你建立一些这样的“条理”，也会帮你借助外部工具更好的打造这套系统。
最终的目的是让你在合适的时间关注合适的事情，并且能轻松掌控这套系统中的信息随时为你所用。
（2）预留一个时间正式开始这件事
我建议你花一整天的时间来开始这件事情，这个起步的时间对你开始这套系统的管理至关重要。
在目标明确的时候，不要害怕跨一大步，你跨越峡谷的时候不能谨小慎微，直接跳过去。
首先，你需要花半天的时间去清空你的大脑，把所有悬而未决的、需要去做的、需要记录的事情通通记录下来。
在这个过程里，你需要准备一下自己的工作空间和各种其他空间，以及需要借助的外部工具。
对于你的工作效率和精神健康来说，专门腾出一天来启动这项管理计划，会让其价值翻倍。
需要一整天的时间来开始这个事情并不是说这个事情是多么神圣不可侵犯的。
而是这个过程里需要耗费大量脑力来收集、思考、决定很多没有完成的事情。
尤其是当这些事情长期以来都是“悬而未决”或者“陷入困境”的状态的时候。
任何中断都会让这个过程在后续重新启动的时候徒增很多过渡时间。
所以整块时间集中处理这些所有事务是最符合效率原则的方式。
（3）准备独立的办公区
你必须有一个专属于你的工作区，即使你在公司办公，家里也应该有一个独立的办公区。
合理的安排自己的工作区，可以减少自己开始一个工作时的抵触情绪，甚至会吸引你在这个地方马上开始工作。
举个例子，我自己平时会经常不想带电脑去公司，所以我在公司和家里各装了一个台式电脑。笔记本就只用作外出的时候使用，所有文件在多台设备之间是同步的。这让我可以随时进入工作状态，真的减负了很多，这点我感受很明显。
平时我自己写东西比较多，很喜欢机械键盘，在之前没有在家里配机械键盘的时候，在家里写东西总觉得心里有障碍。后来装了一个机械键盘，轴心不同，手感不一样，还是不行，换了键盘才能正常写东西。包括那个笔记本，我不怎么用的原因也是因为键盘键程太短，打字不舒服。
所以如果你想专注工作，不受这些东西影响，就给自己一个单独的、个人定制化的工作空间。
这个空间就是你的一个控制中心，除了电脑以外，纸笔、文件盒、或者打印机等等，凡是你觉得工作起来更舒服的一切配备。
因为我自己经常会在家里办公，所以我基本保持了家里和公司的办公空间有着相同的管理系统，跨空间工作没有任何障碍。
同时我也在一些朋友家里发现，很多人其实没有这个意识，他们甚至在家里没有办公的地方。
并不是没有空间，而是没有想过设计这个办公空间，只是在沙发上、床上，偶尔做一些简单的工作。
这个时候如果你想晚上写一篇文章，那难度其实还真的挺大的。“究竟在沙发上写呢，还是在床上写呢？” 我能感觉到这种难度。
最后，不要和其他人共享这个空间，包括家人，每个人有一个自己独立的空间也很重要，这样可以减轻很多没必要的人际压力。
（4）准备你的工具
最后看一下我们需要准备的外部工具，借助这些工具，可以让我们的管理系统真正开始帮助我们更好的工作。
这里面需要一个相关事务的清单管理，以及一个资料库，用来管理大量参考资料和需要再次查阅的内容。
a.先说这个管理相关事项的清单
传统的GTD流程因为还没有现代这么多管理软件，以及这么高度信息化的事务，所以会需要你准备各种“篮子”“文件盒”“日程表”等等这些实物管理工具。
而我们这个时代，这类东西只需要一个基于GTD理念设计的软件即可搞定一切。
我这几年在用的是"doit"这个软件，市场上也有很多其他的，比如奇妙清单、嘀嗒清单等等。
iPhone的用户可以使用手机自带的【提醒事项】【日历】【备忘录】这几个组合，也可以实现这套流程。其他手机应该也有相关应用，大同小异。
准备这个工具的目的在于：
-
有一个可以收集一切的"收集箱"。这个最重要，任何浮现在你脑子里的东西都要第一时间扔进收集箱，不要让这些零碎的念头打扰你当下的工作。 -
帮你区分不同时态的事项。比如今日待办、明日待办、下一步行动、日程安排等等。 -
让你有N个随时可以调取的"主题清单"。比如帮你区分不同项目的事项，让你可以随时调取一个项目相关的所有事项，情景也是同样道理。 -
可以在你指定的时间通过有效的提醒方式提醒你。比如说我使用doit系统，但是一些短期的事项都是使用siri来安排到手机提醒事项或者日历里，在指定的时间会通过手表弹出提醒，到达率100%。
记住，在选择工具的时候，不要沉迷于尝试各种不同的软件，没有最好，基本的功能这些软件都有，选一个有缘的即可。
不然得花几周来测试各种软件，这是尝试GTD的大多数人都踩过的坑。
b.建立一个资料库
我们在处理收集箱内的一些零碎想法的时候，经常会有很多需要定期回顾和查阅的参考资料需要整理。
这个时候需要借助一个文档管理系统，在以前可能是本地的文件夹。现在都要上云端，多终端的使用这些信息，比如电脑上存储，手机上查看。
可以借助一些比如【印象笔记】【有道云笔记】等等笔记类的软件。这类软件的特色是可以保存和在线编辑一些常用文稿，比如PDF文件、Excel文件、word文件等等。
这里我使用的是"幕布文档"，只支持结构化的文本和图片，但这就够了。对于这些资料，我需要的是全文检索，随时调用相关的资料。
其他那些文件我是用云盘来存储，可能Windows下好用的云盘也只有百度网盘了，它有个百度云同步盘，但现在已经不更新了。
我用的是iCloud，因为我的电脑和手机都是苹果设备，比较方便，而且确实好用。
前些年使用iCloud因为是国外存储，网络受限，比较慢。这两年政策原因吧，国人的数据不能放在国外之类的，也可能确实因为用户反馈了一些问题。所以iCloud中国运营商由国内的“云上贵州”负责维护，这个公司可能和阿里云有关系，总之技术过硬，现在的iCloud超级好用。
iCloud在手机上一样好用，比如说我会经常在手机iCloud云盘里看之前保存的视频。我的电脑除了云盘，最常用的文稿和桌面都是通过iCloud同步的。在电脑上随时生成的文件，手机上一样可以处理，而且根本不用手动去操作，非常方便。
最后，这些工具需要慢慢去习惯，然后刻意的去精进，加深理解。
因为没有什么比你喜欢使用自己的工具更能让你提升效率了。
明天开始讲这个流程的第一步“收集阶段”当中的一些思维，我们明天见。
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