我们为什么会在工作和生活中面临着时间管理困境，那是因为我们对外界做出了太多的承诺，给自己揽了太多要干的活，实际却干不完，大脑就一直处于不堪重负的状态。通过对当前的活动和任务使用自上而下的管理方法，可以帮助我们清空大脑的内存，让我们专注于处理那些任务上，可以极大提高工作效率。
第一步：预留时间
对于大多数人来说，比较理想的做法是预留几个小时。因为收集、理清两个阶段都可能会花费比较长的时间。如果被打断了，不断有新任务加进来，我们又要从头开始。所以最好在连续的一段时间内处理完。
当然，并不是说这两件事情一定要连续做完，我们也可以分开处理。如果连续处理的话，对我们来说会更容易一些。因为这两个阶段具有一定的连续性。
对于很多上班族来说，最讨厌的情况就是当自己正专注工作时，由于各种各样的原因，被迫中断。如果要完成同样的任务量，断断续续花费的时间可能会是连续工作的两倍。
所以，还是尽量腾出两天来专门启动这一个计划吧。从现在来看，时间确实挺长的，但相比它可能带给你的效率提升和掌控感，这一段时间花的还是很值得。
第二步：准备工作区
如果你在家和公司都有自己专门的办公区域，那么这个位置就是你开启这个行动的最佳地点了。
如果没有专属于自己的办公区域的话，那么你就要给自己准备一个啦。这个地方不用特别大，最基本的配置有一张桌子和能够放置用来存放资料的工作篮的位置就可以了。这个位置最好是专属于你自己，而不是和其他人共用的地方。
想想看，如果想找的东西找不到，想存资料不知道该放哪，要花费大量的时间在“寻找”上，这个体验是不是让人很崩溃呢？还没有开始推进，自己就已经被负面情绪给控制住了，当然会觉得心烦意乱。
第三步：准备工具
这个工具的清单有点长，当然可以不用一次性准备齐，可以按照自己的实际需求，选择适合自己用的。
常用的工具有：
存放资料用的托盘、白纸、笔、便利贴、回形针、活页夹、订书机、胶带、橡皮筋、文件夹、日程表、废纸篓等。
最后还有一项要专门说明：用于收集想法、整理数据和制定任务清单的笔记本子或者电脑（其他的电子设备也可以）。如果比较喜欢用笔写的感觉，可以准备一个本子；如果希望能够随时同步每一项任务的进度，可以选择电子设备。
第四步：建立归档资料管理系统
建立一个简单、高效的资料管理系统是非常重要的。甚至可以说，缺少一个用着顺手的资料归档系统是提升个人管理效率的最大拦路虎。
如果你的资料是没有秩序的随意堆放，也没有进行整理和汇总，那么想找资料找不到时该有多么烦躁呀，这会严重拖慢你的工作进度。
想要建立一个高效的归档系统，有以下五点要注意：
1）存放资料的地方一定要触手可及，非常方便取出和放回。
2）要按照自己的规则排好顺序，可以参考按照字母、或者拼音的顺序，或者项目、主题都行。
3）数量足够多的文件夹，方便自己需要的时候随时取用。
4）有足够大的空间能够存放资料，尽量控制这个空间不要塞的太满，至少要少于3/4。
5）定期清理你的归档系统，可以防止资料过于混乱。把没有用的清理出去，一些重要的资料就不会被遗漏。
经过了这个准备阶段后，我们已经预留好了时间，有了专属于自己的工作区，还有各种基本工具，以及自己的归档管理系统规则。接下来，就让我们开始，把存放在脑子里的所有没有解决的事情收集到一起吧。
加油吧！了不起的女孩～
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