无论是政府军队，还是社群团体，一些集会、座谈和调研都是必不可少的，我们从电视里经常能看到一些电子产品的发布会，在关注这些会议的时候，我自己从未注意过一些人，一些细节，要知道，一次成功的盛会，是离不开台前幕后的会务工作者的。
我自己经历了几次小的会议准备，由于人手不足，许多工作从头到尾都需要我一个人完成，这让我逐渐关注到会务工作，这里也仅以此文，向所有会务工作者们致敬，你们是幕后英雄。
好的，我们把范围逐渐缩小，规模也缩小，人数控制在20人左右，级别是上级对下级的调研工作组，下面我试着介绍一下，迎宾会场与须知制作的不完全指南。
一、指导思想
迎宾一事，偏重于形式，在具有一定内容的基础上，所有的工作都围绕衣食住行的体验上，能够层层把关，面面俱到，精心设计许许多多的细节，往往都能圆满地完成迎宾任务。
标准的制定通常取决于领导，标准定的高，准备时间短，迎宾准备的过程就会非常辛苦，思想态度与价值观上会受到冲击，一些奇怪的细节标准，领导奇思妙想的临时意见，迎合喜好的习俗，这些都让人劳心劳力，煞费苦心。
迎宾就是家长里短待客之道的放大，是一个组织对另一个组织官方的招待，在中国文化中，往往体现“面子”问题。因此，指导思想概括起来就是，追求宾客的满意。
二、衣食住行医
正确的顺序通常是“行、食、住、衣、医”。
行，即行程安排。它包括宾客的接送站，迎宾领导的等级和职务，迎宾地点，活动间交通工具的选择，路线规划，路线时间，车的数量与大小，再有就涉及到带车人。行程安排的难点在于与宾客联络人的对接，行程通常会在细节上不断变化，这对须知的制作会产生影响。
食，即饮食保障。它包括餐食的顿数，食谱，房间零食，会餐人员和座次，开饭时间。饮食保障中座次要体现在须知上，好让宾客能从须知得知何时开饭，谁来作陪，自己应该坐在哪里。
住，即住宿保障。它包括房间的选择，房间卫生的打扫，房间内洗漱用具的准备，房间门牌和房间示意图的打印。
衣，即服装保障。由于气候和天气变化，临时需要提供大衣，帽子等物品，需要提前准备足够的物资。
医，即医疗保障。需要有医生待命，准备药品，定时巡诊，应对一些宾客出现的身体问题。
三、会场布置
迎宾通常采取的方式有汇报，座谈和演讲这三种形式。这些通常是一次活动的中心工作，因此汇报稿的准备，座谈材料的收集整理，座谈人员的选择，演讲稿和示范课件的准备往往要几经改动，要消耗大量的时间和精力。
这里我想提一下罗永浩，他的锤子手机发布会每次都能吸引很多人，是一次手机行业里的相声大会，他的讲演能力真的让人佩服。
体制内机构里的稿子就没有那么有趣了，里面准备的材料从无到有是一个需要集思广益的过程，并且在叙述手法上，有着自己的一套规范。通常这些稿子都是三段式的方法，即好的方面，存在不足，意见建议。看上去有些“提出问题，分析问题，解决问题”的意思，其实完全不是这样。这些稿子的中心思想，都是如何围绕听众里的领导让其满意展开的。
因此，好的方面往往篇幅很多，前面会加一些基本情况介绍，突出工作态度，工作质量，工作业绩，用词往往比较含糊，“精彩”的稿子会追求形式上的“四六句”，读起来朗朗上口。坏的方面往往无关痛痒，或者直中要害，问题的抛出，要客观，要冷静，要说明问题不是你我造成的，是客观在那里的，需要大家一起解决。最后的意见建议通常是需要上级协调解决的。
好的，下面我们要进入本节的重点了，会场的布置。会场布置包括座次，桌牌，笔筒，三色签字笔，矿泉水，湿巾等，必要时要准备视频，展示课件。我所在单位的桌牌打印通常采用红纸双面，魏碑字体。座次安排好以后第一时间，需要将会场准备好，摆好桌面的物品，调好桌椅的位置。
三、须知的制作与打印
须知通常要经历五到六个版本，须知往往有固定模板和样式，改动主要来自于日程安排，调研人员的变化，需要调整时间，会餐座次，座谈座次，彩色A3纸双面书籍折页打印，如果A3打印机无法自动双面打印，则需要手动进行。
下面主要说说手动A3打印的一些小问题。
首先，我们需要一台墨量充足的A3打印机，然后将须知编辑设定为，A3纸张，横版，书籍折页，在打印选项里设定手动双面打印，通常在须知封面后插入一个空白页，然后设定为第一节，须知目录也在第一节，正文内容在第二节，打印前选择打印预览，看一下预览中是否是我们想要的样式。经常会出现的情况就是，打印出的书籍折页往往是错乱的，正文必须是4或者接近4的倍数。
四、其他
许多材料需要批量打印，在批量打印过程中会出现很多意想不到的问题，这些都需要临机处理。
迎宾准备最大的问题在于协调，有平级协调，部门对下协调和部门对上协调。迎宾过程中，往往需要许多人放下手头的工作临时参与，一些事务的对接，时间节点的把握通常都不尽如人意，协调的精力消耗也是很可观的。
迎宾之后的善后工作一定要及时完成，否则夜长梦多，一次迎宾之后往往有种身体被掏空的感觉，非常疲惫。
以上是本人根据工作经验写出的迎宾不完全指南，很多隐性工作无法一一介绍，希望读者批评指正。
迎宾不完全指南
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