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时间管理8——任务清单(通过确定优先次序,可以做到去芜存精)

时间管理8——任务清单(通过确定优先次序,可以做到去芜存精)

作者: Cary521 | 来源:发表于2019-07-26 13:50 被阅读0次

2019.07.26 日更第68天(耗时45分钟)

感恩自己的坚持

确定优先次序,意味着决定什么时候,你要做什么。

通过确定哪些是最重要的项目,对你的每一天和生活进行组织,你可以增加你想要达成自己目标的可能性。

确定优先次序的方法之一,就是要记住二八定律,也就是说,导致达成目标的80%的进展,来自于20%的活动。

【任务清单的作用】他是一个系统,通过这个系统,可以将在前进道路上需要记住的每一件事集中在一起进行管理。

通过纸笔或手机记事本来制作任务清单均可,因人而异。重要的是参与了这样一个过程:确定每一天所要做的事情是什么,以及将如何和何时去做每一件事。

“每一个有效的执行源自每日任务清单,他是迄今为止所发现的用于提高生产率的最强有力的工具。

当你创建每日任务清单时,你开始写下自己在这一天的过程中想要完成的每一项任务。其规律是:在你开始使用任务清单的头一天,你的工作效率将会提高25%。这就意味着,在每一个八小时的工作日里,你将额外获得两小时的工作时间……同其他时间管理工具相比,通过使用任务清单,你可以更快地摆脱繁杂,理清头绪。”

——布莱恩·特蕾西《时间的力量:一种可以让你完成更多任务的成熟机制》

【制作任务清单的理由】

1. 组织效率

通过强迫自己制作任务清单,你便对你的时间进行了组织。你必须统筹考虑你需要完成的一切,并把它们写下来。通过考虑该做什么和不该做什么,为你的每一天创建一个时间框架。

2. 减轻压力

是做任务清单的一个很重要的原因,是能帮你减轻压力。产生压力的原因之一,是因为你担心有些事情你可能会忘记去做。当你对每一天的工作做好了安排你的压力可能会减轻,因为你可以直观的看到每一天的工作安排,而不必再努力的抓住那些漂浮在脑海中的任务。

3. 重审目标和优先事项

制作任务清单需要你考虑该如何使用你的时间,以及为何这样使用。你当然还会记得我们讨论过的关于目标和选择的问题。制作任务清单,就是对目标设定和决策选择所进行的一项日常练习。

4. 创造力

制作任务清单,实际上可以是很有趣的。姑且把它当成创作一部微型小说,其中主要人物就是你自己。你所列出的工作就是一项创意策划的执行——主题是你,所以你的创造性才会得到升华。你永远也不会知道在单纯的制作任务清单的执行过程中,会迸发出什么样的想法或观点。

“成功不是一个偶然事件,更确切地说,成功就在于不断的做那些最有可能带来你所希望的结果的事。”

——斯蒂芬·柯维《高效能人士的七个习惯》

例,我们总会无数次的去翻找自己的日常用品,如钱包、钥匙、证件等,总是不知道放在哪里了。将这些日常小物品放在固定的地方,可以减少我们反复找他们的时间。

这样的小习惯帮我们做到了两件事:

首先是减少了不必要的行为,比如花费时间去寻找。

其次,通过减少思考,从而保存了能量。(比如每个星期或每天都有固定的锻炼时间,并且次数也固定,这样就不用再浪费精力去考虑什么时候做,是不是要做,做多少。就像洗脸刷牙一样)

柯维认为:太多的人根据反应确定优先次序——去做那些迫在眉睫的工作——而不是根据主动性来确定优先次序——去做那些重要的事情。

时间四象限

时间管理8——任务清单(通过确定优先次序,可以做到去芜存精)

首先,完成象限1——重要且紧急

其次,完成象限3——重要不紧急

接下来才是象限2——紧急不重要,以及象限4——不紧急不重要。

有时候我们可能只能完成前两个象限,无法顾及后两个象限。

【回顾】

1. 制作清单时,尽可能把重要项目放在紧急项目之前。

2. 成功的时间管理需要主动性,而不是反应。我们都会有早上起来并开始反应——检查邮件,语音信息或者处理那些在一夜之间冒出来的问题。相反的,我们应该主动——采取那些能让我们向前推进,使我们更加接近自己的理想和目标的行动步骤。

博恩·崔西——《吃掉那只青蛙》

在你决定要做什么,并对其进行排序的时候,你首先要解决哪些最难办的项目。

“马克·吐温曾经说过,如果你每天早上必须做的第一件事是吃掉一只活青蛙,那么你这一整天都会感到满足,因为你已经知道这可能是你这一天中即将发生的最糟糕的一件事了。

(我的)吃青蛙的原则是:如果你必须吃掉两只青蛙,那么,你要先吃最丑的那一只。

这也就是说,如果你面前有两项重要的任务要完成,那么,你要先从那个最大、最困难,而且最重要的任务开始做起。要督促自己马上开始,然后一直坚持,直到任务完成,你再去做其他的事情。”

时间管理8——任务清单(通过确定优先次序,可以做到去芜存精)

还有一个同确定优先次序向类似的概念——提高效率。

提高效率,指的是通过少做工作去完成更多的任务。创造提高效率的人是利奥·巴伯塔,他认为,完成一个目标最好的方法是专注于这个目标,直到将它完成。并且只有到那时,才开始向你的下一个目标进发。

“从来没有哪一个时代像今天这样,我们要面对如此之多的信息和任务,有堆积如山的电子邮件和资料要去阅读,需要去应对生活中不可思议的要求所带给我们的压力。

我是简约的坚定信仰者——通过少做,而不是多做,去获得更多的成就,原因是我所做的选择。可以把简约归结为两个步骤:确定要点和排除其他。

我将我所有的精力和注意力集中在某一个挑战上,障碍则必将会被扫除。我宁可一次只专注于一个目标,而不是试图同时去完成所有的事情。”

——利奥·巴伯塔《少的力量》

“欲速则不达,贪多嚼不烂。”

富有成效都会战胜忙忙碌碌,不要用忙碌来取代效率。

蒂姆·费瑞斯《每周工作四小时》:那些整天忙忙碌碌的人——忙完一个活动,又忙另一个,事实上可能是以牺牲有效性为代价而维持其忙碌的状态。你的目标就是富有成效,给你所做的事情必须能够让你更加接近你的目标。

有时候忙碌不过是一个避难所,通过使自己处于忙碌状态,“找不到”空闲时间去对那些困难的抉择进行反思,从而避免做出艰难的抉择。

【二八定律】二八定律的重要性不亚于黄金法则

“你80%的成就来自于你20%的行为。”比如,销售人员的80%的收入往往来自于20%的客户,对于投资者,80%的收益来自于他们20%的投资等等。

作者问:

“告诉我你的一个目标。

告诉我为了达到这个目标,你正在做的五件事情。

这五件事情中,哪一件最有可能帮你达成这个目标?

那么,在这件事情上,你应该投入最大的精力和注意力。”

一些活动会比另一些活动带来更大的回报,因此,要把大部分精力投入到那些真正能带给你“最大利益”的项目上去。

明日预告:时间管理9——专心致志是问题的关键所在

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