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每天学习一点项目管理知识(4.6实施整体变更控制)

每天学习一点项目管理知识(4.6实施整体变更控制)

作者: 项目管理媛媛 | 来源:发表于2019-01-30 10:06 被阅读0次

    上一节的监控项目工作是根据项目的一些工作绩效信息和可交付成果确定是否需要变更,输出变更请求。那实施整体变更控制是审查所有变更请求、批准变更,管理对可交付成果、项目文件和项目管理计划的变更,并对变更处理结果进行沟通的过程。

    变更的考试题非常多,我们先来了解下变更的六个特性。

    谁负责变更?实施整体变更控制过程贯穿项目始终,项目经理对此承担最终责任。

    变更请求会影响哪些?变更请求可能影响项目范围、产品范围以及任一项目管理计划组件或任一项目文件。

    谁能提出变更?在整个项目生命周期的任何时间,参与项目的任何相关方都可以提出变更请求。

    一定要执行变更整体控制?在基准确定之前,变更无需正式受控于实施整体变更控制过程。一旦确定了项目基准,就必须通过变更整体控制过程来处理变更请求。依照常规,每个项目的配置管理计划应规定哪些项目工件受控于配置控制程序。对配置要素的任何变更都应该提出变更请求,并经过正式控制。

    变更需要怎么提出?尽管也可以口头提出,但所有变更请求都必须以书面形式记录,并纳入变更管理和(或)配置管理系统中。

    变更谁来批准?每项记录在案的变更请求都必须由一位责任人批准、推迟或否决,这个责任人通常是项目发起人或项目经理。如采取纠正措施或者预防措施能够解决,不影响项目基准,项目经理即可以审批。但必要时,应该由变更控制委员会(简称CCB是一个临时性的组织)来开展实施整体变更控制过程。CCB 是一个正式组成的团体,负责审查、评价、批准、推迟或否决项目变更,以及记录和传达变更处理决定。

    如果是紧急情况下的变更可以先实施,项目经理有权批准紧急情况下的变更,但也要补办变更手续。

    我们说变更是因为发现项目执行的进展或者成本的情况出现了问题,需要调整,所以输出变更请求。那实施变更请求就需要查看项目管理计划和项目现在的工作信息进行比对,确定提出的变更请求是否可行。所以实施变更请求的输入应该包括:项目管理计划、项目文件、项目变更请求、工作绩效报告、组织过程资产和事业环境因素。

    那用什么工作进行判断是否要实施这个变更呢?

    1专家判断。因为经验是很重要的,所以我们的很多决定都需要有经验的项目专家进行判断。

    2变更控制工具。变更控制则着眼于识别、记录、批准或否决对项目文件、可交付成果或基准的变更。包括:识别变更、记录变更、做出变更决定、跟踪变更,识别配置项、记录并报告配置项状态、进行配置项核实与审计。

    3数据分析。可用于本过程的数据分析技术包括备选方案分析(决定哪些请求可接受或否决)和成本效益分析(确定变更请求是否值得投入相关成本)。

    4决策。能够把收集到的信息最后输出一致性意见,可以是投票、独裁型决策制定和多标准决策分析。

    5会议。变更控制委员会(CCB)一起召开变更控制会。变更控制委员会负责审查变更请求,并做出批准、否决或推迟的决定。大部分变更会对时间、成本、资源或风险产生一定的影响,因此,评估变更的影响也是会议的基本工作。此外,会议上可能还要讨论并提议所请求变更的备选方案。

    总结:我们根据项目管理计划、项目文件、项目变更请求、工作绩效报告、组织过程资产和事业环境因素明确项目现在遇到的问题,使用专家判断、变更控制工具、数据分析、决策和会议技术来确定我们是否要实施这个变更,所以输出的是讨论分析后批准的变更请求并更新变更日志,因为项目发生变更,所以也需要对项目管理计划进行调整。

    变更申请要根据项目阶段和变更影响大小确定应对策略。

    在变更的六个问答中,我们提到,变更是一定要走正规的流程,一定要经过变更控制过程或系统,或提交变更控制委员会审议。所以题干中如果有选项是:遵循变更控制程序,那这道题一定对。

    题干中如果有选项是:提出变更请求,那对的可能性也是非常大的。此外无论变更批准与否,一定要在变更日志中更新。

    Q1:你所计划好的项目很可能在其生命周期中遇到一些变更请求和已经批准的变更,在变更管理计划中,你有了过程的概述,你和其他人将使用并理解变更的影响。让相关方接受与项目变更相关的决策至关重要,因为一旦项目失败可能会影响到股东的价值和组织的预期收益,对于你项目的变更,你最好关注一下哪一项?

    A,生成变更

    B,跟踪和记录变更

    C,变更通知发起人

    D,阻止不必要的变更

    答案:D

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