标准的两种形态
标准有两种不同的形态，一种是“管理标准”，为管理员工的行政工作所必需，包含行政规章、人事规则和政策、工作说明书、会计费用准备规则等。另一种为“作业标准”，这是有关员工如何实现质量、成本和交付（QCD）目标的。“管理标准”关乎管理员工这样的内部目的，而“作业标准”则涉及了达成QCD以满足客户的外部需求。
对于作业标准的理解
关于作业标准，日本企业和欧美企业的理解是不一样的。日本公司热衷于采纳与信奉所建立的标准，而欧美公司则在某种程度上对这些标准存在一定的偏见。在欧美，“标准”一词经常被误解为强加在工人身上的不公平待遇，如计件工资制的引进。然而，作业标准，对作业人员来说，指的是应用最安全、最简单的流程；对公司来说，是指为确保产品质量而遵循的成本最低、效率最高的流程。
在最极端的例子中，欧美公司的标准被视为违反人性。他们认为人们不应被标准控制住，而应当被赋予最大的自由度，并由他们自己决定工作方式。但是，这实际上混淆了“控制”与“管理”这两个概念。要知道，控制的对象在于物，而管理的对象则是人。当管理者谈及“控制”时，是指控制“流程”，而非控制“人”。管理者之所以管理员工，是要员工能够控制流程。所以说遵守标准并不意味着被标准控制住。“遵守标准”就如同开车，为了得到去任何地方的自由，司机必须遵守某些规则。同样，当工人按照标准来工作，客户就会对产品或服务感到满意，公司就会兴隆，员工的工作也就有了保障。
标准的作用
1.标准代表着最佳、最简单和最安全的工作方法。
标准实际上是员工工作多年的智慧与经验的总结。当管理者要维持及改进某项工作的工作方式时，并确保不同班别的所有作业人员都遵循同样的程序时，这些标准就会成为最有效率、最安全和最具成本效益的工作方法。
2.标准提供了保存经验和专业技术的最佳方法。
如果一个员工知道工作的最佳方法，却没有将此技术共享，那么当他离职后，其技术也将随之流失。只有将这些技术标准化、制度化，它们才得以保留在公司内，从而不用担心员工流动对其产生影响。
3.标准提供了一个衡量绩效的方法。
凭借已建立的标准，管理者可以评估工作的绩效。没有标准，就没有公正的方法来衡量工人的工作。
4.标准展现了因果之间的关系。
没有标准或是不遵守标准，一定会导致异常、变异和浪费。
5.标准提供了维持及改善的基础。
没有标准，我们无法知道自身是否在改进。管理者首要的职责便是维持标准。当因缺乏标准而产生变异时，就必须引进新的标准。若在遵守现有标准的情况下，仍然出现变异，管理者首先需要找出原因。有时，原因可能是现有标准有点落后或者规定得并不是很清楚，那么管理者就需要修正或提高现有标准；有时，原因在于作业人员素质不高而无法按标准工作，那么管理者要做的就是训练员工依照标准所规定的方式工作。
标准化是质量控制中不可或缺的一部分。没有标准，就无法建立一个可行的质量控制体系。
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