今天分享小技巧1/30：
不能够立即落实的工作怎么办？
如同处理那些可以立即付诸行动的工作一样,对于一些
你能够立即落实的事情,你同样需要一个组织良好、自成一体的统。这个系统可以进一步划分为三类:垃圾、孵化器和参考资料。
垃圾
垃圾都是不证自明的。把一切没有潜在行动价值或者参考价值的东西统统扔掉。如果你继续保留着这些东西并与其他的资料混为一谈,这些垃圾资料将会严重地损害这个系统的正常运转。
孵化器
除了垃圾以外,还存在其他两类情况。它们同样不必立即人行动,但是你仍然希望保存这些材料。再重申一次,把那些不必立即付诸实施的事情与需要即刻解决的问题区分开来是至关重要的。否则,面对堆积如山的工作,你会逐渐地变得无动于衷,不知道从哪里切人,或者不知道要做些什么。
例如,当你浏览一个备忘录或者阅读一封电子邮件时,极其偶然地获得了一丝启发,你很可能会在以后的某一个时间里再着手办理,而不是现在。你希望今后能够再一次得到提醒,以便再评估目后的解决办祛。比如,你的邮箱里收到一个宣传小册子,是关于当地交响乐团下一个演出季节的节目安排。你对演出的曲日颇有兴趣,但是距离演出还有4个月的时间-太遥远了,不可能立即行动(你还无法确定4个月后的行程安排)。但是,如果到那时你还留在城里,你很可能会去观看演出的。在这种情形下,你应该怎么办呢?
目前,有两种“孵化”体系可以应付这一局面即“将来某时/也许”清单和“备忘录”清单。
“将来某时/也许” 可以用于保存一些目前你不打算实施,但又希望在将来某一时间运作的工作。拥有这样一个清单不仅具有实用价值,而且令人备受鼓舞。这就好比是一个“停车场”,用来停放那些你当前无法操作,却又不打算彻底遗忘的事情。
每隔一段时间,你将会得到一些提醒。
比较典型的“将来某时/也许”清单
弄一条鲈鱼捕猎船
制作雇员晋级录像带
学习西班牙语
找到斯坦福·里昂
报名学习绘水彩画
买一部数码摄像机
添置一个厨房餐具相
去意大利北部旅行
建造一个环状游泳池
向我的木匠学习木工活
为凯西买一个单脚滑车 向公众展示我们的艺术品
乘热气球游玩
建造一个酒容
建造一个池塘
将旧照片和录像带进行数字化处理
去蒙大拿州旅行
举行一个社区晚会
学习Photoshop软件
设立一个非营利性基金
在家里建立一个远程服务器
很可能,你将在“将来某时/也许”的主清单下再设立附属清单,如：
我需要的光盘
想租借的录像带
想要读的书
要品尝的葡萄酒
周末打算的外出旅行
要与孩子们一起做的事情打算参加的研讨会
如果你打算收到良好的效果,你就必须定期地查阅这个清单。
我建议在每周回顾的内容中添加一个一览表。
“备忘录”文件夹 在保存备查资料的工具中,堪称上品的当属“备忘录”文件夹。有时,也称之为“悬而未决”或者“有待继续跟踪”的文件夹。实际上,这个系统允许你在某一个指定的时间里把所有的信息投寄给你自己。
你的工作日程表也发挥着相同的功效。比如, H程安排在3月15日提醒你还有一个月就该交税了,或者在9月12日记录着芭营舞团将在市内剧院上演《天鹅湖)。
以是一项环境美化工程计划书、草图和销售报告,最好存储在个伸手可及的便键装置中。这些装置形式多种多样,你可以用一个括页夹中的几页纸来记录你所偏爱的一些饭馆的名字或者学校委员会成员的电话号码,也可以启用整个文件框来存放公司合并的一切相关资料。
电子存储器的内容更是包罗万象,可以是从网络中获取的数据库资料,也可以是你联络软件中所保存的特殊参考资料和档案文件夹。
这里最值得注意的是,参考资料应该是那些在需要时能够老不费力地查寻到的资料。一般情况下,参考资料系统有两种形式:(1)特定主题或者特定领域的存储器; (2)一般性参考资料文件夹。第一种通常是按照资料的内容进行分类保存的,比如,某一文件夹专门用来存放按日期顺序排列的合同文本;而另一个文件夹仅用于保留有关雇员赔偿问题的机密计划;或者有几个文件柜专门用于已经了结了的法律案件的存档,以便日后审判时查阅。
一般性参考资料的归档 每个人都需要在触手可及的地方,常备几个文件夹用于收集那些没有预先指定类别的信息。你总是需要有一个地方来存放移动电话的使用说明手册,史密斯工程的会议记录,还有你上一次去东京旅行结束时没有来得及兑换的儿个日元(下一次去时,还可以使用)。
在实施一个个人高效行动管理计划时,如果缺乏一个运行正常的一般性参考资料归档文件夹,那就如同遭遇到最严重的阻碍一般。如果归挡的程序烦琐而缓慢(甚至枯燥乏味),那么,你很以是一项环境美化工程计划书、草图和销售报告,最好存储在个伸手可及的便键装置中。这些装置形式多种多样,你可以用一个括页夹中的几页纸来记录你所偏爱的一些饭馆的名字或者学校委员会成员的电话号码,也可以启用整个文件框来存放公司合并的一切相关资料。
电子存储器的内容更是包罗万象,可以是从网络中获取的数据库资料,也可以是你联络软件中所保存的特殊参考资料和档案文件夹。
这里最值得注意的是,参考资料应该是那些在需要时能够老不费力地查寻到的资料。一般情况下,参考资料系统有两种形式:(1)特定主题或者特定领域的存储器; (2)一般性参考资料文件夹。第一种通常是按照资料的内容进行分类保存的,比如,某一文件夹专门用来存放按日期顺序排列的合同文本;而另一个文件夹仅用于保留有关雇员赔偿问题的机密计划;或者有几个文件柜专门用于已经了结了的法律案件的存档,以便日后审判时查阅。
一般性参考资料的归档 每个人都需要在触手可及的地方,常备几个文件夹用于收集那些没有预先指定类别的信息。你总是需要有一个地方来存放移动电话的使用说明手册,史密斯工程的会议记录,还有你上一次去东京旅行结束时没有来得及兑换的儿个日元(下一次去时,还可以使用)。
在实施一个个人高效行动管理计划时,如果缺乏一个运行正常的一般性参考资料归档文件夹,那就如同遭遇到最严重的阻碍一般。如果归挡的程序烦琐而缓慢(甚至枯燥乏味),那么,你很
参考资料
很多你遇到的情况并不要求你采取任何行动,但是它们都是具有重要价值的信息。你希望保存这些信息,并在需要时再次调用它们。你可以把这些信息以书面或者数字的形式加以保存。
书面形式的资料,可以是当地一家熟食外卖店的菜单,也可
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