背景调查，怎么做？

最近转型做运营，负责职业征信项目。摸索一个多月，终于确定还是从人力资源招聘的背景调查入手，依此为应用场景推出产品。那么，背景调查怎么做？怎么把背景调查做的真实，能起到作用？

大家都知道，在现在的招聘过程中，不管是网上投过来的，还是猎头推荐的简历，其中的虚假水分太多。据不完全统计，目前市面的三大招聘网站里的简历有85%是有虚假水分。另猎头推荐给企业的候选人简历，则更是为了促成单，对简历的虚假水分也睁只眼闭只眼。那么，从用人企业来看，作为企业选人的第一道关口的HR，有责任做好对简历的虚假把控，挤出其中点点滴滴的水分，让候选人真实、客观的呈现。

背景调查是指用人单位通过各种合理合法的途径，来核实求职者的个人履历信息的真实性的过程。它和人力资源管理理念一样，起源于欧美，在欧美国家比较盛行，也就在近几年，随着中国经济的腾飞和对外开放的深化，才逐渐在中国流行起来。然而，大部分的HR只大概知道背景调查是做什么的，但对于如何具体展开专业的背景调查不甚了解，或者是一知半解。那我们来一起看看，背景调查怎么操作。

一、谁来进行背景调查？

对于用人企业而言，在具体操作背景调查的时候，有三种主要的选择。

第一，企业人力资源部门自己进行调查。优点是人力资源部门对候选人背景情况比较了解，能够更好地过滤调查到的信息以做出判断，并节约成本。缺点是个人主观色彩较浓，调查可能不够严谨客观；由于调查技巧不够专业，容易造成大量招聘时间和精力的浪费。另外，如果该候选人是从竞争对手那里“挖”过来的，前雇主难免会对此类调查有抵触的情绪，人力资源部门联系前雇主的时候势必会形成尴尬的局面。

第二，外包给比较专业的第三方调查公司进行统一处理，比如我现在负责的职业征信（嘿嘿，打个广告）。这类公司有着固定的调查信息渠道，比较专业，态度中立和客观。而在中国，第三方员工背景调查的服务刚刚兴起，各类企业良莠不齐。所以，人力资源部门在选择的时候就要小心谨慎，否则不负责任的背景调查不仅仅造成人才流失，还有可能带来法律风险。

第三，让猎头公司进行背景调查。这种做法比较节约精力和成本，但是某些猎头通常会帮助候选人做一些“技术处理”，因为他们跟候选人的利益是一致的。

现在大部分外企和大型国企的做法是将整个公司的背景调查外包给第三方专业公司来做，对他们来说，由于招聘新员工较多，且企业有较好的支付能力，第三方公司不失为好的选择。即使这样，人力资源部门也应该熟悉整个背景调查的过程和相关技术，方便对第三方公司进行监督。另外还要注意的是，如果第三方公司调查出负面信息，用人单位须要求第三方公司进行二次调查，必要时，也可以亲自参与调查。对于中小规模的公司，建议人力资源专员可以自行调查，但是遇到比较高级的职位，特别是有海外背景的候选人，还是要交给专业的第三方来做。对于由猎头公司推荐的人才，可行的做法是，在公司有聘用意向后，指定某第三方公司进行背景调查，而背景调查的费用由猎头公司承担。

二、何时进行背景调查？

大部分背景调查是在用人单位有录用意向、但候选人尚未入职之前进行，称为入职前背景调查。在这个时段进行背景调查所面对的候选人比较少，可以节约招聘成本，而且一旦发现有造假的情况，用人单位可以灵活处理而法律负担较小，但是这个间隙时间比较短，不一定能够完成背景调查，候选人有可能因为等待时间长而转向其他公司，导致用人单位失去优秀的人才。所以，在时间把控上，要注意。

另外一种做法是在员工入职后、试用期之内进行，称为入职后背景调查。企业试用期在1个月到3个月之间，这段时间完全能够进行充分的背景调查，也不用担心失去优秀的员工。但是由于已经与员工签订劳动合同而且员工已经实际到公司工作，一旦发现有造假情况，公司辞退该员工要冒比较大的法律风险，而且如果该员工存在职业道德上的问题，给公司带来的损失会大很多。

所以，建议对于大部分的职位，公司可以采取入职前背景调查，防范于未然。对于公司紧急招聘的职位，可以入职后再补上背景调查，但需要在法律上做好相应的防范。

三、调查哪些人？

对于企业而言，并不是对全体员工都要做背景调查，一般是具体一定级别的关键岗位才进行背景调查。

四、背景调查的内容有哪些？

主要调查的项包括身份识别、教育培训、工作履历、个人司法记录、数据库调查等。其中，身份识别指核实候选人身份证的真假；工作履历包括调查工作经历是否真实，即时间、职位、离职原因和雇主评价等；个人司法记录包括个人是否有公检法案底等记录；数据库调查指社会其他相关与个人相关的记录的数据，如交通违章等。

五、如何具体操作背景调查？

根据上面所说的调查内容分类，笔者分析下如何具体操作各项背景调查。

1、身份识别

全国公民身分证号码查询中心http://www.nciic.com.cn可以辨别候选人身份证的真伪。

2、教育培训

学信网能查询2001年后的大专以上的毕业证书，但无法查询学位证书。如果员工获得的是专科学历，由于专科学历只有毕业证书，无学位证书，因此仅查询该网站即可；对于本科或者以上学历，有学位证书一定有毕业证书，而有毕业证书不一定有学位证书，因此该网站不太适用，需要通过高校的档案馆来核实学位证书，一般的档案馆要求调查者发函或者传真过去，并收取少量的查档费；对于国外的教育经历，可以委托有能力的第三方公司或者国家教育部的留学服务中心来核实。

获取的国家相关部门或行业协会经培训考试获得的任职资格证书或专业相关证书，可通过该专业任职机构获取认证。

3、工作履历

通过社保等劳动部门数据，可以对劳动者就业时间、公司和离职原因进行查询确定。也可以通过电话到原公司人力资源部门或用人部门进行电话详细了解，但是，一般电话的效果不会很好，毕竟人都已经离职了，都只会说好的地方多，除非有较大的问题。

4、个人司法记录

有两种渠道，一种是候选人户口所在地派出所。由于犯罪记录在中国不对公众开放，所以大部分派出所不会进行口头的核实，比较通常的做法是候选人本人或者亲属到当地派出所开具无犯罪记录证明，并提供开具证明的警官姓名和办公电话，然后再打电话到派出所找该名警官核实情况是否属实。

第二种是员工档案所在地。由于中国档案管理不健全， 所以不一定所有的犯罪信息都会在档案里面有，所以该渠道只能是一个备用渠道。

5、数据库调查

企业可根据自己的需求，选取不同的信息库网站进行排查。

六、如何确保调查结果的可靠性？

背景调查的可靠性直接关系到招聘结果的可靠性，而结果的可靠性来源于过程的可靠性。根据个人以往的调查经验，给出几点建议：

首先，调查前选择可靠的调查渠道，这里所说的“可靠”是指那些权威的信息来源。比如对于工作起止时间、职位等客观信息，人力资源部这样有权保留员工信息的部门是可信渠道之一；而对于工作具体表现，直接主管则更可靠一些，因为主管是对员工进行绩效考核的主要主体。

其次，确保接受调查的人的身份是可靠的。在选择了可靠的调查渠道后，如何认定我们所接触的人真的是候选人的前主管或者人力资源部门呢？总机和办公邮箱是关键。因为一个公司的总机是公开的、可以信赖的、相对来说是不会变的；办公邮箱也是这样，所以如果一个人是我们通过总机或者是公司邮箱联系上的，那么这个人的身份是可以信赖的。

再次，确保接受调查的人提供可靠的信息。即使我们选择了可靠的渠道，确定了该渠道中某个人的身份，那么如何确保他/她说所的话是相对客观公正的呢？这里用“相对”这个词，是因为人都是感情动物，在评价一个人的时候难免有主观色彩，我们只能尽量控制这种主观的程度，而无法完全消除。要做到这点，我们需尽量弄清楚并记录接受调查的人的姓名（至少是姓）、办公电话以及职位，如果一个人被别人知道了自己的姓名、性别、职位和办公电话，那么他/她自然而然就不太可能会说谎，因为他是可以被定位的，同时这些信息也方便我们再次打电话进行二次调查。另外，如果是通过邮件、信件、传真联系此人，应妥善保留这些书面证据，如果通过电话核实出来有负面信息，那么必须找证明人要一份书面的证明。

最后，一旦出现虚假的情况，人力资源部门应该高度重视，除了索要书面证明外，还要进行各种特殊情况的排除。例如：候选人可能将实习的时间并入工作时间而造成工作起止时间有出入；职位名称方面，候选人可能写的是对外的职位名称，而前雇主提供的则是对内的职位名称；薪水方面，候选人写的可能是税后工资，而前雇主提供的可能是税前工资。在排除了这些可能的特殊情况后，我们再从其它渠道进行二次调查。例如，如果前雇主人力资源部门提供工作时间有很大出入时，可以找前任主管核实，而如果某位主管对候选人评价非常不好时，可以找另外一位主管核实。

还需要注意的一点是，我们在判断一名员工是否弄虚造假时，需要将他填写在背景调查表上的信息与实际核实到的情况进行对比，所以必须防止该候选人在招聘的前几个环节使用一个版本的简历，而等到背景核实的时候因为心虚又使用另外一个版本的简历信息。这种情况屡见不鲜，尤其在招聘人员和调查人员不同或者是将该项业务外包给第三方时，因此为了避免这种情况，人力资源部可以自行或者委托第三方将背景调查表上的信息与应聘的简历进行对比，一旦有出入则要求候选人做出解释。

七、如何避免背景调查中的各种纠纷？

背景调查的纠纷主要是由于候选人对背景调查的过程和结果不满造成的各种劳动关系的纠纷，由于中国目前的法律没有明确地对企业背景调查的权力和义务进行界定，不满的候选人就很有可能诉诸于法律。这种情况违背了背景调查的初衷，无论是对于公司的声誉，还是对于公司正常的运营，都是极为有害的。

首先，企业要在背景调查前做好两手准备，一方面，要获得候选人/员工的理解和支持，把调查的目的、调查的内容、调查人员范围都向被调查人做解释说明，最好是在面试中就告知候选人，让他们有思想准备，这样后续的调查也能获得他们的配合和支持。另一方面，要求候选人填写背景调查信息表。在该表中，除了要求候选人提供各种需要调查的信息外，还应包括候选人亲笔签署的授权书和声明书。授权书的大体内容是授权用人单位以及其第三方代表来调查表格中的各项信息，并免除因此产生的一切责任。

其次，在背景调查过程中要保持严谨和客观的态度，妥善处理背景调查的负面结果。对于疑似负面的信息，要排除各种特殊情况，并多渠道求证，不能轻易地下结论，要相信大部分的员工都是诚实的，何况是过五关斩六将的候选人。但是一旦确定这些负面信息属实则需采取相应措施，情节较轻者从轻处理，如培训、调整工作岗位等，情况严重的要果断地拒绝聘用，或与之解除劳动关系。

由于很多候选人是骑驴找马，所以可能尚未与目前的公司解除劳动关系。那在背景调查表的每段工作经历后面，需要候选人注明“是否可以与该雇主联系，如果现在不行，何时可以”。否则人力资源部冒失地打电话过去，会产生一些不必要的麻烦。

最后，我们要完善背景调查的各种制度和流程，保留各种书面资料。这些资料包括：（1）背景调查信息表的存档，尤其是里面的授权书和声明书；（2）书面形式记录的调查内容，包括证明人拒绝核实等情况都应一并记录，将其归档；（3）为雇员建立并完善背景调查档案，并保证这些档案的安全，确保只有相应工作人员才能查看或者处理这些信息资料。