上一篇文章谈到清空工作篮，其实在着手清空工作篮的时候，我们应该已经在想着怎么把事物分类了，所以组织整理的工作和处理的工作是同时进行的。
待跟踪事项的类别
作者说，从组织整理的角度，那些待办事项，除了垃圾之外，可以分为七种类型：
第一类：项目清单；
第二类：项目辅助资料；
第三类：日程表；
第四类：下一步行动清单；
第五类：等待清单；
第六类：参考资料；
第七类：将来/也许清单。
作者强调了一个原则：保持不同类别事项彼此之间界限分明。
因为如果你没有把事情放在一个正确的类别里，几个类别之间相互混淆的话，会极大地降低你的效率。
那么到底该如何组织整理呢？
我们分别来看。
日程表
我们对行动的提示信息可以分为两类：
一类是需要在一个指定时间里执行的行动提示信息，比如下周一要出差；
另外一类是应该尽快完成的行动提示。
日程表负责的就是第一类行动提示信息。
你在安排日程的时候是不是这样的：把想做的事情、觉得能做完的事情一股脑全放在第二天的待办事项清单里，但实际上，很多时候根本完不成，然后就把没做完的往后推，如果一直完不成就一直推。
作者说：“千万不要把你的日程表当成一个神圣不可侵犯的领域，绝对不能把那些没有硬性时间要求的事情写入其中，不然的话，你日程表里的行动就会变得不清晰。”
所以，日程表里应该只记录有硬性时间要求、要在特定时间做的事，比如周一早上开会、周三出差、周五下班前交报告，周六下午和朋友聚餐等。
下一步行动清单
下一步行动清单是每天任务的来源，你所有的行动提示信息都应该记录在这里。
上一篇在写“处理”步骤的时候已经说到， 能够在两分钟内完成的事情就可以马上去做；还有一些事情可以委派或委托；既不能在两分钟内完成，又不能委托他人的，才应该放在下一步行动清单里。比如，拜访客户，客户肯定不止一个，那么就要好好计划，什么时候打电话，什么时候约见面等等。
等待清单
等待清单就是用来跟踪那些交给别人完成的事情。
作者说：“你可以把这类事情，放在等待清单上，这个清单上的内容是那些你不关心过程，只关心结果，或者由别人负责的事情。”
这时，你的任务就变成定期回顾这个的等待清单，检查一下完成情况，并做出决定，需不需要做些别的工作来推动事情的进程。
项目清单
一个项目是分为很多步骤的，我们要知道，项目是不能被执行的，能执行的是行动。
项目清单可以让你宏观地看到各个项目的执行进度，并且保证没有遗漏，在向着正确的方向前进，这就是项目清单的功能。
项目清单不用把每个项目按照重要性或者大小排序，也不包含每个项目的执行方案和执行细节，只是一个清单而已。
经常查阅项目清单，可以确保你对每个项目都制定了非常恰当的下一步行动方案。
项目辅助资料
你会发现，一个项目可能会存在在几个地方；
1、在项目清单里；
2、因为这个项目包含很多步骤，是一步一步走的，所以，它也会在下一步行动清单里；
3、项目的辅助资料。比如说你要写一本书，你肯定要看很多相关资料，不管是书、报刊杂志还是网上浏览的信息，都会有一个归纳。
作者说：“很多人会把项目的辅助资料当成项目的行动信息，或者当成项目的提示信息。”
但问题是，你需要从这些成堆的资料里挖掘出具体的下一步行动是什么。所以，这些项目的辅助资料知识大量待处理的材料，而不是具体的下一步行动。
将来/也许清单
这个清单里记录的是我们未来想做的但是也不确定做的事情，比如写小说、去跳伞、学一门小语种等。
参考资料
上一篇文章中也说了，参考资料不需要你采取行动，以后觉得还用得着，就归档，不需要就删除。
这就是我们组织和整理出来的几个表单和文件夹了，表单包括：下一步相当清单、将来/也许清单、项目清单、等待清单和日程表，文件夹包括项目辅助资料和参考资料。
经过整理之后，是不是会清晰很多呢？
下一篇会讲到GTD的第四个步骤：定期回顾。
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