首先，明确并收集所有那些“经常唤醒你模糊记忆”的事情，并将其置于“工作篮”的工具中——必须经常回访并清理它。
第二，你必须作出判断“需要采取什么行动来推动工作的进程”。
第三，一旦决定了行动方案，你必须在一个你经常查阅的体系中安排好这些行动的提示信息。
一、收集阶段：归拢材料
这个阶段，我们需要收集一切，无论大小、轻重、急缓。并将其存储在工作篮，但工作篮的数量必须限制在你可以应付的最大数量之下，并定期清空收集工具；
二、处理阶段：清空工作篮
对收集得到的信息进行处理，彻底清空你的工作篮。这并不意味着完成你所收集到的全部工作。处理阶段有3个基本原则：
1.首先处理工作篮中最上面的事务；
2.一次做一件事；
3.永远不要把任何事务再次放回工作篮。
三、组织整理：建立好清单
从组织整理的角度来看，需要跟踪和管理的事情可以分为7大类：“项目”清单、项目的辅助资料、记录在日程表中的行动和信息、“下一步行动”清单（一个或多个）、“等待”清单、参考资料和“将来/也许”清单。保持这些类别之间界线分明，是整个组织整理工作中最重要的一部分。
除了坚持对个人系统进行详细、清晰的分类，还有一个问题需要我们关注，即建立和使用核查清单。它可以帮助你关注项目、事件、爱好、职责等领域中可能出现的潜在问题。通常情况下，团队或公司内部组织的咨询活动，最终会形成一份极具参考价值的核查清单，其中包含了对日后面试新人和培训员工的一些重点方向。
四、检查回顾：保障系统有效运行
它必须被实时更新，才能在必要的时候帮助我们做出适当的选择。
回答第一个问题，你可以从三个方面来进行回顾：首先是查看日程表，其次可以查看清单，或根据情景选择恰当的回顾内容。你至少需要每周回顾一次那些悬而未决的事。它能帮助你在旋风式的生活模式中始终记得最紧要的工作、最重要的目标，把握住自己的方向。
五、执行阶段：选择最合适的行动
具体到每一个繁忙而辛苦的工作日中，你该如何根据各种请款过来选择最合适的行动呢？正如我曾提到的，答案非常简单：相信你的感觉，或者说相信你的本能反应。此处有三种行动方案可供选择：
1.确定某一时刻具体行动的“四标准法”，通过考量情境、时间、精力和重要性做出行动；
2.评估每日工作的“三分类法”：执行事先安排好的工作、处理突发事件以及安排自己的工作；
3.总体检视工作的“六层次法”，从近及远，分别是目前的行动、当前的项目\目标、责任范围、1-2年的目标、3-5年的展望以及人生。
自然式计划模式
区别于横向思考的详尽周密，“纵向”思考的方式是一种非正式的思考，我把它称之为“信封背面的计划”——当你在咖啡馆里与同事讨论你们的日程安排或销售报告时，可能会随手将想到的事情罗列在信封背面。根据我的经验，这种计划方式的产出投入比最高。
当你穿衣、吃饭、购物或与别人侃侃而谈时，你的大脑在一刻不停地盘算着。尽管其过程可能毫无章法可言，但实际上大脑在闪现一个具体的方案之前已经经历了以下5个阶段：
1.定义目标和原则；
2.展望结果；
3.头脑风暴；
4.组织整理；
5.明确下一步行动方案。
头脑风暴最大的优点在于：不仅能够捕捉到新颖独特的想法，还能启发你产生更多的好主意。启动头脑风暴有3点关键技巧：
1.不判断、不质疑、不评估、不批判；
2.追求数量；
3.把分析组织工作置于次要的地位。
养成收集的习惯
在我的研讨班上，当我让学员们描述他们在收集过程中的感受时，发现同时出现完全相反的感觉——焦虑和解脱，难以招架和控制良好。当你直面你所收集到的各种材料时，会更容易找到各种消极情绪产生的根源——它们是自我信任感丧失的结果。一个团队完全学会使用完善的收集系统，就好比是大家正在驾驶一艘滴水不漏的舰船。
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