想要提高Excel的效率，从规范数据源表格开始！

前段时间，接到一家服装企业的Excel培训需求。上课前，客户把他们工作中经常用的服装销售的明细表格发给了我，说是他们员工每天要花至少一个小时来完成数据的统计和分析操作。

收到了客户发过来的表格之后，我不由得发出一句感叹：“源数据表格设计得如此不规范，难怪每天要花一个小时来统计不同服装的数量和金额。”

我们可以看到这个表格主要存在有两个问题：

1、顶部的第一行，也就是表格的标题行，添加了一行列序号，这个序号其实意义不大，上方的ABCD列标签本身就是起着列序号的作用。规范的表格结构的第一行应该是现在我们看到的第二行的列标题。

2、所有服装的销售数据都存在复合属性的数据，既有销售的数量，又有产品的总价。数量还是中文汉字，Excel再厉害，也不能对这些中文汉字求和啊。

那要优化这个表格结构，首先要使用替换功能，使用通配符*号来代表任何一个或多个字符，比如“*两*”，意味着包含两字，可以查找到订购两套的文字，将其替换为数字2。

这是将标题行至于第一行，并完成了所有数量转为数字的表格完成效果。

另外再建一张表，将产品名称横向存储，底部的数量就可以直接用SUM求和函数对明细表中的相应列求和，最终统计出数量和金额的合计。

如果想效率再高一些，最理想的表格结构，应该是把明细表格设计成一维表结构，而不是现在看到的二维表表结构。

什么是二维表表结构呢？就是既有行分类字段，又有列分类字段。就好比这张明细表格中我们看到的行分类字段是每一行的客户名称，列分类字段是每一列的产品名称，行列交叉的是销售数量。

知道了什么是二维表结构，那什么是一维表结构呢？一维表结构就是只有行分类字段，没有列的分类字段。也就是要把明细表的表结构设计成如下图所示的效果：

那如果我们的表格原本就是二维表的结构，有什么快捷的方法来转换成一维表结构吗？这里可以利用Power Query的逆透视功能轻松完成。

将光标放在数据表的任何一个单元格，点击“数据”选项卡中的“来自表格/区域”，将数据加载到Power Query中。

在Power Query中，选择前两列，点击“转换”选项卡中的“逆透视列”中的“逆透视其他列”。

之后删除第一列，修改标题名称，就得到了下图的效果：

我们再将按下图所示的另一张产品表加载到Power Query中。

选择“主页”中的“合并查询-将查询合并为新查询”。

分别选择明细表中的“产品”列和产品表中的“产品名称”列，联接种类是“左外部”。

最后再添加一个计算的金额列，就可以得到下图所示的表格：

我们将数据重新加载回到Excel中，之后就可以用数据透视表，轻松统计数据。

如果习惯了之前的二维表的明细表存储方式，就可以借助Power Query来做一个转换的一维表。用Power Query的好处在于，明细表的数据更新了，Power Query生成的所有表格都可以自动更新，与之关联的数据透视表也会更新。这样既方便阅读，也易于统计，以后只需要在明细表中添加新数据，在数据透视表中点击“刷新”功能，1秒轻松计算出最新的数据。

每天1个小时的工作变成1秒轻松搞定，是不是很厉害呢。所以想要提高Excel的效率，就要从规范数据源表格开始！