提高企业办公效率的15大工具

在互联网高度渗透业务的今天，企业的竞争越来越大，各企业都在时刻想尽办法提高整个公司的运转效率以及各部门的办事效率。他们相信，只有在互联网时代出“快拳”，才能让企业走得更长远。随着工作的节奏越来越快，效率贯穿于企业内外部的沟通、协作以及资源管理层面。

有人调侃道，现在是程序改变世界的时代，他们用代码筑造了不计其数的改变人们生活与工作的工具。同样地，改善企业效率的工具也出现了一大批。本文将从四个层面盘点改善效率的15大工具，希望能对企业有所帮助。

沟通IM工具

即时通讯（IM）是企业内部的刚需，不论哪个企业，都会有自己所偏好的聊天工具。在企业经营的日常沟通中，通过IM工具可实现“企业协同”。以下是企业中使用频率较高的几款IM工具。

微信

微信 (WeChat) 是腾讯于2011年推出的免费移动端即时通讯工具。它支持跨通信运营商、跨操作系统平台地发送免费语音短信、视频、图片和文字。同时，还具有“朋友圈”、“公众平台”、“语音记事本”等服务。在万众创业的时代，大部分互联网企业都将其作为与企业外部沟通与互动的工具。相信很多人每天早上起来第一件事情便是打开手机，在朋友圈关注客户及合作伙伴的动态，点赞或留言。因此，微信无疑是移动端第一大IM工具，可帮助员工快速获取外部信息。但是，随着交流群的增多，微信同时也带给大家嘈杂的声音，在交流中也稍微显得不够专业。因此，微信推出了企业版，增加了公费电话和邮件功能，还在OA方面，结合了公告、考勤、请假、报销等功能。

钉钉

钉钉是阿里推出的企业级移动通讯产品，现有功能主要分为两类：一类是为高效沟通而设的企业群、电话会议、澡堂聊天及“DING”功能。另一类是偏协同办公的各种工作应用，包括钉邮、钉盘等，将原本分离开的邮件、网盘等办公软件集于一个APP之中。在钉钉中，普通聊天直接发送消息即可，正式的事务则需要在对话中看到消息是否已读。钉钉的特殊功能“DING”，在领导指派任务时，如员工无反应就会被“DING”，员工手机会立刻响起。虽然此功能显得有些强制，但无疑使得紧急事务得到及时处理。此外，钉钉的主要功能还包括商务电话、企业管理团队创建、建企业群以及企业通讯录，同时还将审批、请假、邮件等功能融为一体。虽然钉钉的功能很齐全，也很强大，但操作起来有些复杂，很多功能也用不到。

IMO（班聊）

IMO也叫班聊，其定位在于企业IM+云平台办公。即基于企业即时通讯的基础上，提供一些轻量级的审批、公告等办公功能。IMO支持云平台和私有化部署两个版本，对于50人以下的小团队，企业IM功能完全免费。事实上，其产品形态更像是一个无娱乐功能的企业版QQ，能提供不逊于QQ的稳定的即时通讯、视频对话、文件传输等服务。此外，IMO还开发了很多小组件，如员工位置组件能绘制企业的员工位置图，方便找人。而针对企业有多个管理系统的现状，IMO支持所有MIS系统的接入，使得企业可以在IMO上一次登录，启动任何系统或软件，甚至办公软件Word。除PC端，IMO手机版支持实时语音聊天，其使用体验与微信相似。

腾讯通（RTX）

腾讯通（RTX）是腾讯在互联网早期出品的企业即时通讯软件，其功能主要为组织架构、即时消息、远程协助、支持6人的多方通话等。腾讯通（RTX）作为最早进入企业市场的企业级应用之一，在过去几年里积累了不少用户。但现在已经基本停止更新，既没有官方的手机客户端，也不支持云端部署，而仅有私有化部署的使用方式已经远远不能满足如今企业的移动化办公需求。在大量新的企业应用产品涌现的今天，它的产品设计有些过时，其付费的形式也使得它在企业用户面前的吸引力下降了。

团队协作工具

团队协作除沟通外，更加注重流程。在工作复杂化和多样化的今天，降低沟通成本和提高决策效率是大部分企业的刚需。因此，在团队协作中，一款好的团队协作工具一定要简单，降低它的使用难度，尽量不改变员工的工作习惯，同时要有任务管理、评论讨论等基本功能。

今目标

今目标可以在手机上实现企业的考勤、客户管理、企业邮箱、任务分发、流程管理、知识库、岗位招聘等企业的日常工作流程的运作。今目标主创的“主线”概念聚合信息流，实现了跨企业的沟通合作。其客户端较全面，包含PC端、手机iOS、Android端以及iPad、Web端,这样就充分保证了企业员工无论使用何种设备，都可以正常使用今目标进行工作协同，降低了企业在选择服务方面的成本。

Worktile

Worktile是一款团队协同办公工具，特别适用于中小团队和初创团队的项目管理。通过简单的协作、沟通和分享，实现团队交互与任务管理的轻松协作。Worktile现已完全打通了Web端和移动端，支持iOS和Android系统。当用户从Web端接入后，一切关于工作的事务都可以在上面运作，罗列在员工面前的是所有用户参与的工作项目，并支持随时进行项目的切换。Worktile的使用上手快，各种项目的进展情况一览无余，对于提升项目的效率，后续进行项目分析可以起到很大帮助。

明道

明道作为企业内部协作平台，其理念为“明工作之道”，本质是要解决企业中人与人沟通的问题，使企业形成一种开放、自由沟通、协作的风气。内部员工可以管理项目和任务，还可分享渐进积累的企业知识资产。其提供的iPhone、Android、iPad和桌面客户端，可以打破沟通时空间和时间的限制，让全员随时接入互动。

Teambition

Teambition是基于云服务的协作化项目管理平台，用户可以通过任务板、分享墙、文件库等功能来实现项目知识的分享、沟通，项目任务的安排及进度监督，以及相关项目的文档存储和分享。

Teambition的基本功能免费，高级企业版需要付费。

Tita

Tita是北森旗下的一款企业级工作计划管理平台。操作体验简单易懂，除了Web端的使用外，也支持Android、iOS、WP等主流移动平台。使用Tita，企业员工可以查看一天的工作计划、日报、工作目标等内容，随时掌握工作动态。同时，老板也可以用手机追踪员工的工作进程，定位工作内容，查看最新变更信息。在项目管理功能层面，对于临时增加的工作任务，领导会根据轻、重、缓、急进行分类，而领导与员工也可以随时针对项目进行交流，加速项目进度，完成工作任务。此外，老板可以通过Tita分析整个团队的现状，实时反应现实与目标的差距，提升执行力。

文件管理工具

文件数据是一个企业重要的资产，在企业办公过程中，各种文件的使用频率最高，但总会存在数据获取、分享传输、用错版本、无效阅读，甚至数据丢失的问题。因此，重视数据的管理，同样也是提高企业效率至关重要的一环，以下为数据管理工具推荐。

Dropbox

Dropbox是一个可以轻松在云端存储和分享文件的应用。只需在电脑或移动设备上安装一个客户端并绑定文件夹即可使用。放入这个文件夹里的任何文件都会被自动快速同步到云端，然后通过其它电脑、Android 设备、BlackBerry 以及 iOS 就能访问使用。同时还可以与其他用户便捷的分享这个服务。

KASS企业内容管理系统

开始云的KASS企业内容管理系统，可以满足企业文件的安全存储、高效协同、移动办公等各种不同的业务需求。其亮点功能如统一存储、权限管理、版本管理、预览、搜索、协同、日志、移动办公等。其中，网银级的加密算法可保护企业的核心数据资产，而九种权限管理、层级权限控制，在文件数据的操作层面再次进行了保护。同时，自动创建新版本，各版本之间的差异化对比规避了企业文件数据用错的风险。此外，该系统除日常办公可用的办公文件、流媒体文件无压力预览外，还支持200多种专业级的工程图纸预览。在搜索层面，支持快速多维度的搜索、无限次二次搜索。该系统功能非常强大，在基于文件的使用层面大大地提高了企业办公的效率。

业务工具

除上以几个层面的管理外，企业中还涉及销售、会计等业务部门，相应地，这些部门也有专门的工具帮助他们进行科学的管理。因此，本文推荐的业务工具如下。

纷享逍客

纷享逍客是一款销售管理CRM应用。它主要专注于以客户为核心的销售团队管理SaaS软件，通过名片扫描可解决客户信息的录入与系统自动存档问题。此外，它还能让销售人员进行手机外勤签到，随时记录与客户之间的动态。其配备的销售过程管理能让管理者及时知晓重点客户的服务过程与销售动态，并给予员工指导和绩效考评。该款工具主要解决了如何管理客户关系的问题。

e会计

e会计企业标准版是面向广大小微企业需要实现会计信息化、进行全面会计核算和管理的一款财务管理软件。它包含了账务处理、固定资产、往来管理、财务报表及分析、系统管理等五大功能模块。使用该工具可建立无限账套，自动生成跨年度账套，并支持跨年度账套的查询、打印和修改，让做账没有后顾之忧。

印象笔记（Evernote）

Evernote虽面向个人用户，但作为企业员工，可通过它在电脑、智能手机或平板电脑等各种终端随时记录工作中的想法、灵感或经验。Evernote是目前非常流行的笔记应用，有着跨平台功能。例如，员工在PC上做的记录，很快就可以在手机上看到。其次，它的标签功能让笔记的管理变得非常便利，员工可以把一系列相关的笔记通过标签归纳成一个集合，方便笔记的搜索。在工作的过程，如需要将相关笔记分享给同事，还可以对分享的笔记进行权限的设置。当遇到重要会议，它还具有录音功能，方便员工进行会议回顾。

Xmind

Xmind是一款非常实用的商业思维导图（Mindmap）软件，通过它，员工可以将大脑中纷繁复杂的思维清晰的表达出来。比如在会议中，通过思维图的演示，大家可以全面把握所演示内容的大体纲要，进而很好地理解演讲者的想法和思路，从而达到更充分的交流。此外，它还有语音记录功能，开会过程中，可以对每个人的发言进行单独录音，并分开保存为所讨论议题的子主题。同时，它支持将会议成果导出为Word、PPT、PDF等格式。Xmind简单易上手，能够快速变更导图的类型，其运行过程便捷，并且有免费版本可使用。

以上工具属不完全统计，仅供各企业参考。相信“磨刀不误砍柴工”，充分利用好相应的工具，就能事半功倍。