(1)在最开始的时候可以强调四个“P”,第一个purpose,会议的目的是什么。第二个P是preview,会议有几项内容,做一个预览,第三个P是Procedure,会议怎么进行。
你可以说我们这是一个头脑风暴,大家有任何意见,可以随时举手说,也可以说咱们是一个汇报会,先有主持人讲多少分钟,讲完之后有多少分钟是大家的讨论时间,还有最后的总结时间是多少?先把流程给大家说好,最后一个P是Pay off,这个会最后希望达成什么共识或者完成什么决策安排什么事情。
(2)如果会议里有陌生人,大家第一次相见,一定要彼此介绍,这是起码的礼貌。
(3)在欧美开会,一定会介绍逃生们,万一发生火灾,地震,应该从哪里跑?最近的逃生门在哪里。
(4)运用白板做关键记录,有时候大家讨论,特别是在空气比较稀薄的地方,温度比较热的会议室已经讨论两三个小时了,大家的脑子很容易变幕,如果你有一个白板,站起来记录下讨论中的关键对解决问题的推荐,有相当好的作用。
(5)帮助有些说不清楚的人,提炼关键点。有时候有些人有点内容,但说不出来,你作为主持人,就要把它的关键点提炼出来,最后跟他确认你提出的是不是他想说的。
(6)如果大家的争执不能产生结论或者争论跟会议主旨无关的问题,那怎么办?你单列出一张纸,说这几件事情讨论完这次会议的问题之后再讨论或者再安排会议讨论会议,会议主旨,无关的争论点单列出来。
(7)争论失控的时候,时间被拖延的时候,回到原点。提醒大家,这个会议的目的是什么?有什么要解决的问题,应该如何来讨论。
(8)控制好话痨和情绪化状态的人。 说的太多,带着情绪说,占用太多时间可以要求停止会议。
(9)控制大家玩手机。
(10)总结提炼发言人的观点达成共识。
一个能主持好会议的人,其实就已经是一个挺好的管理者了。
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