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如何整理出高效整洁的办公环境

如何整理出高效整洁的办公环境

作者: Horizon_小小 | 来源:发表于2018-03-28 09:23 被阅读0次

复盘Day89 Horizon

打造一个舒适高效的办公环境,会提高我们的效率,让我们的心情变好,还会提升我们的职场形象,获得加薪的机会。

其实不仅是办公环境,自己在家的环境也是一样,学习的桌子,卧室的桌子,都需要我们去打造,好的环境会让心情变得很好,整理环境的同时也是在整理自己的内心。

特别同意周周老师说的:没有经过整理的文件,堆在那里是没有办法有效查找的。所以在整理取舍的过程中就需要有决断力,决断力是可以后天培养的,并且随着取舍的增多,决断力会不断的被锻炼增强。

如何整理办公室和抽屉?

首先,办公整理的过程依次是:办公桌和抽屉、文件柜、电脑。总结为六个步骤:①诊断②清理③分类④设规则⑤装饰⑥归位⑦保持

在第一步诊断时,需要问自己6个问题:①是否有过季和过多的物品。②是否有明显的垃圾。③是否有过期的食品。④是否有过量的办公用品。⑤是否有别的同事留下的物品。⑥是否有已经用不着还没有处理的物品。

第二步清理,该拿回家的拿回家,该还的还,让自己的物品数量精简。

第三步分类,办公用品归一类,私人物品归一类,名片收据等归一类,最后是文件归一类。

第四步设规则,比如抽屉第一层可以用分割盒放常用的物品,第二层可以放置票据,护手霜等,票据之类的可以用信封装起来,在封面上写上具体的内容名称,查找会更方便,第三层,可以放高度比较高的罐装食品以及纸抽之类的。

第五步装饰,绿植放一两件就好。

第六步归位,养成物品归位的习惯。

第七步保持,自备抹布,去除灰尘。

如何整理纸质文件?

步骤是:①清除②分类命名③存档定位④建目录⑤定时维护。

第一步清除,要判断哪些文件需要归档的哪些是不需要的,文件大致可以分为三类①与目前工作相关日后还会用到的文件②可直接粉碎的文件③需要归档的文件。要注意的是一份文件有多个版本时,就保留最终的版本。

第二步分类命名,分类越科学,使用越方便。要做到心中有数,创建主题分类,把文件按不同的主题,再按具体事项为单位,在每个主题下建立子目录。

第三步存档定位,按流程定位存放,要清楚内外部的关系。

第四步建立目录,建立主目录名单,写清楚名称,日期,人名,这样再清理着也就更加清晰了。

第五步定时维护,根据工作安排定期处理。

如何整理电脑文件?
如何整理出高效整洁的办公环境

其实掌握套路之后,纸质文件和电脑文件的整理方法是大同小异的,更重要的是行动。之前在整理电脑文件时,我也会在最前面加上数字01、02等等,这个对于查找真的是很方便,只可惜后来重装系统时,忘记拷贝了,所以也是提醒大家,好不容易整理好的文件,要记得保存好。

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