1
怎么写英文邮件，是很多初入外企的新人很头疼的问题。
今天C老师讲一下写英文邮件的7大要点，并提供一些万用句子干货，希望能帮到大家。
写邮件7大要点
[C老师温馨提示：这7大要点也同样适用于中文邮件哦！]
邮箱要正式
邮箱地址如果不是公司分配的，而是你自己申请的，最好选一个含有名字的，而不是奇形怪状的。
比如hwang_xiaoming@hotmail.com就很好。
而godfather_hwang@hotmail.com就有点儿尴尬了。
邮件标题简短清晰
标题不要说太多，简短，清晰，提供足够的信息让人一眼就知道重点，例如：“销售部周会-2月22日，2PM”。也许你的老板一天看300-500封电邮。你把电邮标题缩短，是给他节省精力和时间。
正确使用称呼
写给老板、上级、客户的电邮，称呼要比较正式，即：称呼+姓。
高雅，内敛，含蓄，跨国范儿。
英文称呼有如下几种：Dr.（博士或医生，不分性别），Mr.（男性），Mrs.（已婚女性）,Miss（未婚女性）,以及Ms.（不知婚否的女性） 。
写之前要查清楚收件人的称呼，最好是把名片翻出来看看。
除非你们公司文化如此，否则别这样写：
Hi, Hello, Ciao…
如果不知道对方姓名，也不知道性别，那就写：
Dear Sir/Madam,
一样好使，一样高雅内敛且含蓄。
2
第一次写给对方，开头先自我介绍
在第一段自我介绍，告知对方自己的姓名，职务，写信的目的。
例如：
My name is Xiaoming Hwang. I'm sales representative from Sinopac Co. I am writing about the documentations your company submitted two days ago.
说干货，别磨叽
大家时间宝贵，电邮要说到点子，别磨叽。
如果信息较多，可以使用表格、网点格、黑体、高亮色（慎用，不要太多，不要五颜六色）。
目的是把信息完整、准确、有条理地传达出去，让对方能看得清楚明白，不费力气。
5-5金律：邮件不超过5段，每段不超过5句话。
恰当的结语
商务邮件结语选择比较有限，首推
·Yours faithfully
·Yours sincerely
这两个。
注意，署名请写全名+自己的称呼+title+自己公司，这是为了方便对方回信称呼你。
例如：
Hwang Xiaoming (Miss)
Sales Representative
Sinopac Co.
如果是男的，就不用在名字后面写(Mr.)了，对方会默认你是男的。
3
检查！
写完不检查，真是耍流氓。
商务邮件写完一定要检查。查这些项目：
有没有遗漏信息，或者重复信息。遗漏信息误事，重复信息浪费感情。都让人觉得不靠谱。
格式、字体、行间距、网点格用的是否一致。最好一致，否则让对方觉得不专业。
拼写、语法错误。就算不能保证没有语法错误，拼写总是要保证准确无误的。这是态度问题！
收件人名单。该在“收件人”栏的，该CC的，该BCC的，千万别搞错了。不该发的千万别发，该发的一个也不能漏下！
4
万用句型干货篇
感谢类
Thank you for contacting us.
·感谢您联络我们。
Thank you for your reply./ Thank you for getting back to me.
·感谢您的回复/感谢您联络我。
Thank you for all your assistance.
·感谢您的协助！
Thank you for your feedback.
·感谢您的反馈意见。（同事、经理、客户的挑毛病、质疑，也要感谢。表示自己态度端正，尊重对方。）
Thank you for your attention to this matter.
·感谢您对此事的关注。（用在结尾，表示你期待对方的跟进，所以事先感谢之。）
Thank you and look forward to having your opinion on….
·谢谢你，期待您对……一事的看法。
Thank you for your understanding.
·感谢您的理解。（如果觉得对方会产生负面情绪，可以这样安抚，理解万岁嘛。 ）
道歉类
I sincerely apologize for this misunderstanding!
·对造成的误解我深表歉意！
I apologize for the late asking but we want to make sure the correctness of our implementation ASAP.
·很抱歉现在才询问，但是我们需要尽快核实执行信息。
召开会议
I would like to hold a meeting in the afternoon at 5:30 PM GMT+8 about our Sinopac project.
·我计划在下午5：30（东八区时间，即北京时间）召开会议，讨论中石化项目。
I suggest we could have a weekly project meeting over the phone call in the following months.
·我建议下几个月我们每周开一次电话会议，讨论项目进展。
希望对方回信
Should you have any feedback about this matter, please let me know.
·请告知您对此事的任何反馈意见。
Look forward to your feedbacks and suggestions soon.
·期待您的反馈和建议!
Any question, please don’t hesitate to let me know.
·有任何问题,欢迎和我们联系。
结尾处提醒对方留意附件
I enclose the evaluation report for your reference.
·我附加了评估报告供您阅读。
Attached is the proposal for your perusal.
·提案请参阅附件。
原创声明：本文由知晓社原创，版权归知晓社所有。如需转载，请联系知晓社。
网友评论