1. 雨蒙被批
雨蒙又被骂了。
事情是这样的。有个非常重要的项目需要做工作汇报。刚好，雨蒙是这个项目的负责人。那做PPT和工作进度汇报的事儿自然要交给她了。最后，雨蒙拿出了一个全是文字的PPT，汇报效果很差。领导在听完汇报后，不轻不重的说了一句“这PPT看着扎眼，还可以再改改！”。
领导的说话艺术就是这样的。雨蒙会后委屈的不得了。
要说雨蒙被批评亏不亏，咱们先看看她的汇报材料再说。
很多朋友刚开始做PPT的时候就是这样的。把想到的语句都列上去了。现在咱们以读者的身份去看这张PPT，你能看清楚作者想表达什么吗？
可能有些朋友说，我到时候还要讲呢。这个PPT只是一个辅助工具，到了现场我会靠口头语言把想要表达的意思都说清楚。核心内容都在我的脑子里。
这种想法看似合理，其实是一个悖论。里面有两个漏洞。
现场并不能完全保证思想被你准确地表达。私底下都没法把重点提炼出来，在现场就能说清楚吗？
受众还是需要靠看，而不是听来理解意图。就算是你能说清楚，如果有些读者或者听众不能跟紧你的思路，他们只能看这些PPT去试图理解你的意图。但是这么一屏密密麻麻的文字，会让受众很难在短时间内找到想要的信息。并且你还在不断地“演讲”，受众既要听，还要看，很可能哪个都没起到效果。
按我的观点，雨蒙被骂一点都不亏。这PPT做的太粗糙了。我一直认为，在职场中，你所交付的成果反映着你的态度和能力。
做出这种水平的PPT，至少说明了两个问题，工作态度不认真、汇报能力不及格。
无论是哪一方有问题，都需要及时改正。
2. 问题分析
好了，开始今天的主题吧。如何将一个文字很多的PPT改得符合汇报要求。(补充说明一下，这是一年前，雨蒙的故事。现在雨蒙的PPT水平已经有了很大的提升。)
那我们把问题给分解一些，为什么这样的PPT不好。
1、逻辑上出了问题, 没有重点。PPT上全是重点。全是重点就没了重点。全是正确的废话。句子之间并没有形成真正有效地相互支撑作用。如果去掉任何一句话，对整个意思的表达没有影响。
2、视觉效果上出现了问题。 文字铺满整个版面，让人透不过气。
如何修改？ 对症下药。也从两个方面进行解决。
1、 逻辑上找出重点。分清楚哪些是关键句，哪些仅仅是为了辅助说明的。读书也是同样的道理。找到关键句，就能把书读薄。一天一本书就成为了可能。
2、 优化版式设计，让版面有呼吸感。
3. 修改思路
看如何操作。下面我就以一个简单的实例来做说明。
我参照雨蒙被批的那张PPT的样式，做了一个类似的多文字的PPT来进行实例说明。
好，如何解决这个问题。简单地说分4个步骤。
- 提取关键（句或者词）
- 缩小文字
- 扩大间距
- 颜色标注
其中1,4是解决逻辑方面的问题，2,3解决视觉效果的问题。
提取关键句
关于阿来和职场英雄大联盟这个PPT里到底是想表达什么信息呢？归纳一下，这是对阿来和职场英雄大联盟的介绍。 第一段的意思是介绍阿来。 第二段的意思是介绍职场英雄大联盟。 第三段的意思是告诉读者如何关注职场英雄大联盟。 第四段的意思是关注后由什么好处。
如何使用简短的话来概括这四段意思呢？ 我是着这样想的。 第一段： 阿来是谁？ 第二段：职场英雄大联盟是什么？ 第三段：如何加入？ 第四段：成长和收获？
问题是出来了。那如何同样用简短的语句去回答这四个问题呢。看一下吧。
基本格式就是问答式。特别需要注意的是，在回答的段落中，要有关键句。不仅仅是PPT编制，就是其他文档编写，也都应遵循这种模式。我经常看到一些同事写的材料中，腾腾腾一段写了四五百字，却完全不知道他要表达什么意思。这种写法很不合适，浪费大家的时间。
解决了逻辑的问题，下面看如何解决视觉效果的问题。
缩小文字
缩小回答段落的字体。这样做的目的是为了突出问题。让读者一眼就能看清楚他们关心的问题。进而主动寻找答案。
扩大间距
扩大间距是为了进一步留白，让版面更有呼吸感。扩大间距包括两个部分，行间距和字体间距。行间距大家应该都知道。 我个人建议1.5倍行间距。这个不多说。
字体间距如何设置很多人不知道，我简单说一下。选中一段文字，点击鼠标右键，在弹出的菜单中有个“字体”这一选项。
在“字符间距”中选择“间距”类型。默认的是“普通",还有其他选项“加宽”和“紧缩”。建议选择加宽2磅。
颜色标注
颜色标注的重点是将重要信息更加突出。在本文中我简单地将问题进行标注。
好了，问题解决。
对比一下整体效果。
在此基础上可以自由发挥。比如和图片进行各种组合。
4. 归纳总结
如果修改到这个份儿上，还不能算是最佳结果，我们还可以再深入加工，将文字转成图文组合，让信息更形象化。不过这不在今天讨论的范畴。
总结： 如何让一个全是文字的PPT变得好看呢。从4个步骤中各提出一个词，就是“提、小、大、色”，谐音为“体校大色”。
今天就写到这儿。
对了，我们最近在筹划一些课程和社群的事儿。不知道你是否愿意参加。
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