裴新民
有存货核算的制造业、商业企业，预估入账是一个广泛存在的账务问题。有不处理发票不全入库货物，导致企业账实严重不符的；有混合登记预估金额，最终导致应付账款混乱无法清理的；有严格执行红字记账法，每月陷入巨大工作量的。
本人曾经在制造业工作多年，深知这一问题困恼着很多企业。在分析票据法规基础上，结合实操经验，1998年我形成了预估入账的“补充记账法”，编写《材料预估入账问题及其处理方法》一文发表在《涉外税务》1999年第2期上。
后来，结合电脑记账普及，ERP应用条件下的账务手续设置需要，我进一步改善了预估入账的处理方式，新的处理方式我称为“分步记账法”。
近期在微信朋友圈看到一些同行仍在讨论这一问题，一些公众号介绍的处理方式仍存在不足，由此我发现很多人仍存在错误认识，拘泥在红字冲帐法之中。基于此，我认为有必要为大家分享“分步记账法”。
第一、1999年“补充记账法”简介
在此方式下，《入库单》财务联、客户联的匹配核对是主要控制手段。平时收到《入库单》财务联临时留存，当月收到供应商提交的客户联、发票后，票据齐全，应付账款计入正式户。月末，尚未收齐客户联、发票的《入库单》做暂估入账处理。
日后，已经暂估入账的采购事项，在客户提交《入库单》客户联、发票时，将应付账款从暂估户转入正式户。若由于某种原因导致存货的预估入账成本金额与实际成本出现差异的，差额直接登记为“材料成本差异”。日常付款按正式户余额控制。
具体账务处理步骤如下：
1、平时会计取得《入库单》财务联时：
（1）确认先前已收到供应商发票、《入库单》客户联并已经作了帐务处理的，将《入库单》财务联补充附在相应凭证后即可。
（2）确认收到供应商发票、《入库单》客户联，尚未进行账务处理的，同以下第3点第（1）种情况方式处理账务。
（3）确定尚未收到供应商发票、《入库单》客户联的，暂放一适合地方存放；
2、月末仍未收到发票和“客户联”的，则在《入库单》财务联上注明估价资料后作附件，填制记帐凭证：
借：原材料（以不含税价入帐）
贷：应付帐款（暂估户）
3、客户提供增值税发票、《入库单》“客户联”办理结算时：
（1）确认以前没有记账的，将增值税发票、《入库单》“客户联”作附件，填制凭证：
借：原材料
借：应交税金
贷：应付帐款（正式户）
（2）确认以前已估价入帐的，则在《入库单》“客户联”上注明预估入帐凭证编号、日期、价格、金额，将增值税发票、《入库单》“客户联”作附件填制凭证：
借：材料成本差异（低估补充登记用蓝字，高估调减用红字）
借：应交税金
借：应付帐款（暂估户）
贷：应付帐款（正式户）
4、付款时，核对应付帐款（正式户）帐户余额。以《付款审批单》、银行票据作附件，填制凭证：
借：应付帐款（正式户）
贷：银行存款或现金
第二、“补充入账法”存在的不足
“补充入账法”存在的主要不足是平时未将《入库单》及时入账，账务处理的日常结果不能即时反映企业当时负债、资产情况。
“补充入账法”月末集中处理暂估入账，考虑了会计的工作量问题，特别适应手工传递单据、以实体单据检查控制记账风险的环境。
但是，在此方式下，存货的入账方式存在两种，一种是单据齐全的，直接计入应付账款正式户，一种是先暂估的，暂估户入账凭证的附件是《入库单》财务联，暂估户转正式户的附件是《入库单》客户联、发票。两种情况下会计凭证的附件不一样。
第三、“分步处理法”介绍
所谓“分步处理法”就是基于货物采购结算的实际步骤，确定每一步骤的单证要求，分步规范处理账务，最终确保存货入账的严谨性、规范性的账务处理方式。
“分步记账法”仍遵守“补充记账法”的基本操作要求：
1、存货事项预估入帐后，直至得到供应商发票之前不作任何调整。在得到供应商发票时，调增或调减有关存货计价及债务。
2、按照会计准则的谨慎原则及有关税务法规规定，存货暂估入帐时不能包含增值税进项税额。
3、在“应付账款”下分设“暂估户”“正式户”二级账户，便于清楚识别账户性质。
“分步处理法”的具体账务处理步骤如下：
1、存货验收入库：
财务部收到仓库《入库单》记账联后（最好同步取得客户《送货单》，具体按企业规定执行），按照货物不含税金额
借：原材料
贷：应付帐款（暂估户）
2、供应方提交结算票据：
客户提供增值税发票、《入库单》“客户联”后，以此两项单据为依据调整记账凭证：
借：应付账款（暂估户，不含税金额）
借：应交税金（应交增值税-进项税额）
借：材料成本差异（不含税金额差异）
贷：应付帐款（正式户）
3、完成审批支付货款时：
确定应付帐款（正式户）帐户余额正常，以《付款审批单》、银行付款凭证为依据填制记账凭证：
借：应付帐款（正式户）
贷：银行存款或现金
与原来“补充记账法”的区别是：财务部得到《入库单》财务联后，即时全部暂估入账，不再停留和等待供应商的客户联、发票；得到供应商的客户联、发票后，再做暂估户到正式户的转移处理。
在此方式下，所有供应商的应付账款都是先暂估，后由暂估户转为正式户的。暂估时的记账凭证附件是一致的，暂估户转正式户时的记账凭证附件也是一致的。
由于所有存货入库均进行暂估处理，这一方式下的记账凭证量会增加。但是，在ERP、凭证量不是主要关注问题的环境下，这一方式确保了账务处理步骤的统一性、附件的一致性，可以更好适应现今的工作环境。
第四、“分步处理法”的理论基础论证
会计教科书上关于预估入帐给出的标准处理方式是月末预估入帐下月初红字冲回。这一方法产生的根本原因是为了保证存货入帐手续的一致性和规范性。
如果把存货入账严格限定为只有一个账务步骤，并且要求具备全部所需单据，假定全部单据的获得时差很短，红字冲回暂估的记账要求无疑是合理的。但是，这些假定在实际经济活动中几乎是不存在的。入库单取得与发票取得的长期分离性，已经彻底摧毁了“红字冲回法”的存在基础。
货物采购涉及的是税率高达17%的增值税发票，在未确定可以收到货款情况下，供应方不会贸然开出发票，以免垫付相当于销售额17%的税款。大量业务存在延期收付款的情况，许多企业的采购合同都明确约定了一定的付款账期，从一个月到三个月、六个月不等。在此背景下，月末预估、下月初红字冲回的账务处理方式是不可接受的。
实际上，存货采购业务存在货物验收入库、供应商提交票据、货款支付等三个环节，每项环节在时间、空间上都是明显分割开的，将货物验收、票据提交、货款核对三个事项合并为存货入账一个事项，是不符合经济业务实际运行状况的，这样安排账务处理步骤不能准确匹配业务进度。
企业的账务处理步骤吻合经济业务执行进度，符合货物移交、发票提交严重分离的社会实际，才是合理的账务安排方式。因此，“分步处理法”才是更合理的账务处理方式。
第五、实际工作安排注意事项
1、仓库处理《入库单》单时直接填写不含税单价、税金，将有助于提高会计的记账效率。否则，会计自行标注、填写《入库单》价格将会产生较大工作量。
2、仓库记账系统能够对《入库单》进行分时段、分类别的必要汇总，以汇总方式处理预估入账凭证，可以减少记账凭证填制工作量。否则，每张入库单产生一份记账凭证，记账凭证工作量较大。
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