怎样掌控自己的时间

怎样掌控自己的时间

我们都知道时间是世界上最公平的资源，人人都是一天24小时，但也是最稀缺的资源，因为每个人的一生的时间都是有限的，都有生命的保质期，过了这个期限就一切都归于尘土、失去了效用。而且时间是不可替代、也不可购买、更不能够生产创作、并且无论是做什么事情都需要用到的资源。所以，我们生命的光彩需要在这有限的一生里绽放。

对于我们来说，时间就是起着关键性作用的因素。所以管理好自己的时间，就是决胜的重要法则。德鲁克说过，高效的管理者都有一个基本的特点，那就是能够认识自己的时间，并掌控自己的时间。那么，根据德鲁克的说法，卓有成效的管理者是怎样掌控自己的时间呢？

一，记录自己的时间

管理者很多时候会受到各种压力，迫使他们不得不花费一些时间在一些非生产性的和浪费时间的事务上，自己的时间难以掌控，导致重要的工作项目不够时间去完成。对于高效的管理者来说，如果要掌控自己的时间，就要先从记录自己的时间开始。

从自己的时间记录里，了解自己时间的实际使用情形，诊断自己的时间去向。至于记录的工具，可以是一个小本子，也可以是时间管理APP，或者EXCEL表格，只要是自己方便即可。（但是也不要花太多时间来研究时间APP，毕竟我们使用时间管理软件是为了便于更好的管理自己的时间，而不是研究或纠结于某个软件的好坏，从而让时间从中溜走了。）

许多有效的管理者平时都保持着记录时间的这个习惯，每月定期拿出来自行检讨。至少，一年记录两三个时段，一个时段大概三四个星期，每天记录，可以是自己记录，也可以是秘书记录。当做完一件事的时候，就立即记录下来所用的时间，不要事后模糊回忆。有了时间耗用的记录样本，再进行自我的检讨就方便多了。半年之后，他们会发现自己的时间耗用得很混乱，很多时间是耗用在无用的小事上。

通过记录自己的时间，清楚自己的时间耗用情况，找到自己的时间杀手，就能够对症下药，改善自己对时间的管理，优化自己的日常工作或生活的安排，而不让自己变成了时间的囚徒，被困而不自知，或被困而走不出。在时间意识和自律能力的约束下反省检讨，可以让我们在对时间的利用上一定能有所改进，帮助我们走出时间的牢笼，看到更广阔的世界。此外，还可以进一步了解自己日常处事方式，择优而从之，不优则改之。

二，做有系统的时间管理

根据时间记录样本，我们就可以清晰的知道自己的时间都用在了哪些地方，然后尽量将无效益的和浪费时间的活动排除出去。那么，怎么诊断哪些时间是可以排除出去的呢？可以问自己这几个问题：
1、找出什么事情是根本不必做的，做了也是完全浪费时间、无助于成果的，那么排除出去。根据时间记录上显示，问自己如果这件事不做会有什么后果或者是影响等，如果没有则排除出去。

2、时间记录上哪些活动可以由别人代为参加而又不影响效果的。每个管理者的可支配时间都是非常有限的，尤其是职位越高被需要的时间就越多。有效的管理者不需要事必躬亲，有些工作事务如果可以由别人代替参加或者是代办的，例如一些宴会、列席、讲座、会议等可以不用自己亲自参与的，则交由别人来处理。而管理者可以拥有更多的时间来处理更多重要的事情。

3、是否在浪费别人的时间，这一项是管理者自己可以控制并且消除的。这种现象在平时工作中并不明显，但是事依然存在的。管理者可以去问问自己的下属，自己是否做了哪些浪费了他们时间而又不产生成效的的事情。当然，也有些是比较高成效的，但是也还是有浪费到别人的时间的。比如会议太多、会议时间太长、参与会议的人数太多等。

人是时间的消耗者，人员越多，花费的时间就越多。就像开会一样，会前如果不确定主题，参会的人员亦是颇多的情况下，那么会上讨论时间就会拖长，因为人多，所以发表意见的人也多，但是这些意见不见得是能够解决问题的，所以就造成了众人的时间浪费。

高效的管理者，在开会前先给可参会人员发一份通知，告知参会的具体主要事宜，及觉得自己需要参会的人员做好准备，不参会的人员在会后则被派发会议记录。这样就可以减少了会议上某些人员或者是大家的时间浪费了。

诊断出哪些时间是可以避免浪费的之后，就可以根据自己的实际情况，尽量删减这些不必要的活动事宜。然后整合这些零碎的时间或者是死时间成整块的时间，用于其他重要工作的处理。

三，消除浪费时间的活动

时间记录可以让我们诊断出那些无效益和浪费时间的活动，并且排除出去。但是有时候，造成时间的浪费和过多的耗用，也是因为企业组织的管理不善和机构的缺陷引起的。管理者也应当引起重视，改善管理，因为这样的时间浪费的不仅是大家的时间，也浪费了管理者自身的时间。那么，管理者可以从以下4个方面入手：

1、首先找出由于缺乏制度或远见而造成时间浪费的因素。制度的缺乏，工作流程的不明确，会造成工作在开展过程中沟通不顺，或者是审核凌乱，这样工作的完成耗时会更长，效率更低下。

2、人员过多，造成时间浪费。比如一项任务，2人2天完成，如果是4人的话，多少天可以完成。很多人会答是1天，但是在组织中需要4天，因为很多的管理者很多时候是没有时间处理自己的事情的。所以有时候，人多也不一定是高效的。

3、企业组织不健全，表现为会议太多。会议，是聚集多人共同就某一或某些议题展开的讨论，以期达到解决问题的目的。但是如果参与了会议，那么势必要放下手中的业务，所以如果会议过多就会影响了正常的营业和业务的开展。

4、信息功能不健全。企业组织内，如果部门之间的信息传达功能不健全，会造成企业内部的沟通成本增加和人员沟通过程中的时间消耗浪费。

四，统一安排可以自由支配的时间

我们根据自己记录的时间样本，消除了那些浪费时间的或不必要的活动，省下了一些自己可以自由支配的时间。这时候就可以将这些碎片化的时间集中成整块不被干扰的时间用于处理那些重要的事务。

有些管理者则是将这些碎片化的时间集中起来，统一安排在某一天，或者是某一天的上午或下午来处理重要的事情，如下属的工作汇报、咨询、接待重要客户等。不过，集中时间的方法倒是其次的，重要的是时间的如何使用。

我们通过对自己时间的管理，可以更好的掌控自己的时间，认识自己的时间，并让自己变得更好，也更加体现工作是为了更好的生活。