写作的准备
一、明确你的目标
当你坐下来要写点什么的时候，你要很明确地知道自己的目标是什么，你希望达到什么目的。
乍一看，你写作的目标是不言而喻的，大部分情况下也的确如此。如果要写贺词，你的目的就是让对方得到应有的祝福。如果要写唁函，目的就是给对方以安慰。但有些时候，明确目的比看上去更加复杂。如果你搞不清自己想要达到什么目的，就很容易会走上歪路。
比如说，你打算申请一份工作，要完成你的简历需要附一封求职信。写这封求职信的目的是什么？是想要找工作对吗？但求职信能帮你找到工作吗？不，它不能，它只是找工作这个流程中的一小部分。影响录取的因素有很多：你的简历、证明人、面试中的表现等等。所以当你写求职信完善简历的时候，你的具体目的究竟是什么呢？
其实写求职信有两个目的：一是促使你的读者仔细翻看你的简历，二是争取让他们给你面试电话。一般来说，人事主管有一大摞简历要看，每份只会看十秒钟，这是很现实的。如果你能在求职信里写些能激起对方好奇心的东西，那他很可能会认真看你的简历。求职信也让你有机会表现那些简历里没有的东西，或者直接点出为什么你的经历很适合这份工作。这些都能让人事主管把你的简历放到备选范围里，而不是直接扔进废纸篓。
你也看到了，世上有两种不同的求职信写法，一种的目的是“找到工作”，另一种的目的是“给读信的人一些信息，争取让他们面试我”。第二种情况显然更现实，更能突出重点，实际上也更容易撰写。
让我们再来看看投诉信和电子邮件。当我们写投诉信的时候，一般都很愤怒，也不愿意在投诉上花太多时间。你写信的目的是什么呢？可能只是发泄一下？而如果写信的目的不只是发泄，那就需要仔细想想自己想得到什么。你是想退货还是换货？是想得到道歉还是解释？是打算重新结算还是重新购买？一旦明确了目标，你就能向读信的人提出明确的要求。如果你没有提出要求，对方怎么会知道你需要什么呢？还记得那句老话吗，付出就会有回报。可能它并不是颠扑不破的真理，但如果你不付出，收获的机会可能会很小。
仔细思考写作目的能帮你搞清该说什么，以及怎么说。有趣的是，这样一来你的读者也会更加轻松。如果你也有过收到大量简历的经历，你就会知道一封周到、工整且有针对性的求职信会让人感到多么轻松。如果你负责接收过投诉信，你也会知道对方提出清晰的需求，比满纸愤怒的羞辱更能解决问题。让读者更加轻松，你也更有可能得到你想要的东西。
努力思考你的写作目标是一个很好的写作起点。但如果你是从其他步骤开始的，比如你是从写提纲、写初稿开始的，那么你可以将这一步视为检查的过程，看看目前为止写了些什么，检查一下写出来的东西有没有准确地表明你的目的。在进行最终检查的时候，也要牢记你的写作目标。在修改最终稿的时候，问问自己有没有表达清楚，读者能不能领会你的意思，有没有向对方提出具体的行为要求。
二、了解你的读者
除私人日记之外，所有的作品都是有读者的，你的作品需要指向这些特定的读者 。有时，读者的需求和期盼是显而易见的。比如说，要预测一封唁函读者想看到什么并不难，看菜谱或是驾驶指南的人通常目的也十分明确。
而有些时候情况会更复杂，尤其是当你向读者提出要求的时候。如果读者或许能满足你的愿望，或许也能拒绝你的请求，那就值得我们去好好想想，他们是什么样的人？他们希望看到什么？他们需要你做什么？
在考虑读者这个问题的时候，要设身处地地去思考。你要问问自己，如果你是那个收到信件或稿件的人，你会是什么反应，要从读者的角度进行思考。
站在读者的角度进行思考，有两个关键的问题：
・信息
・态度
你要给读者哪些信息？他们已经掌握了多少？如果需要对方根据你的需求做出决定、展开行动，他们又需要你提供什么信息？想象一下，比如你要为某个申请MBA的人写一封推荐信，你的读者希望看到申请人学术表现优异、对商业有一定了解、能与人协同合作……得到这些信息才能够促进申请人被录取。如果你要推销某种产品，那么读者希望了解的是产品究竟有什么功效，以及产品如何能满足自己的需求。在这种情况下，你要写什么内容取决于你推销的对象是谁。举例来讲，如果你想销售一款软件，那么你所挑选的向专业人士展示的信息，和向一般用户展示的信息是不同的。
选择信息的黄金法则是：要用足量的有效信息，让你的读者行动起来。
了解读者潜在的态度也是成功写作的关键。你的读者会有什么样的反应？他们很愿意接受你的信息吗？还是会有抵触情绪？他们是否怀有敌意？这些问题很大程度上取决于你写的内容是什么。如果你写的是贺词，那么就完全不必担心读者的态度。但如果你写的是请求拨款的提案书，心里又清楚看信的人打算削减预算，你就能预测到对方应该会抱一种谨慎而怀疑的态度。如果你是给员工写电子邮件，就对方的表现进行约谈，你也能预测到读者可能会带有抵触情绪，从而应该相应地调整自己的语气。
把信息和态度纳入考虑范围中，你就能够预测对方可能提出的任何问题。在你预测问题时，可以将问题的答案也囊括进写作之中，这样能节约再次交流的时间。你也可以先将这些信息准备好，待到问题出现时再使用。无论是哪种方法，你都需要预测读者需要什么信息，有什么态度，以及潜在的反应是什么，这些预测能帮助你写得更好。
即便是最枯燥无味的写作任务，也值得我们花时间认真思考怎样满足读者的需求。说明书写作就是个很好的例子。写一份说明书看起来很简单，但我们都有过这样的经历，明明是“特别简单”的说明书，却看不懂，其原因是其中有很重要的步骤被遗漏了。每当这种情况发生，一定是因为作者自认为读者知道的和自己一样多。设身处地地为读者着想，即便是“有固定格式”的文章，你也能写得更加周密。
现在你也看到了，了解你的读者经常与明确你的目标紧密相连。如果你能了解读者，那么写出来的东西就能比较轻松地达到目的。
在开始写作时，花几分钟想一想你的读者，想一想他们想要什么，这能帮你开个好头，但并不是说你一开始就必须这样做。在整个写作的过程中多次考虑这个问题也能达到同样的效果。实际上，我强烈推荐后一种方式！在写作的过程中，你经常会有“迷失”的感觉，这其实就是一个信号，你的关注点已经不在读者身上了，关注点已经开始偏移了。在这种时候，回过头考虑一下读者是必要的，在最终定稿前，这是检查的绝佳机会。
三、用头脑风暴锁定你想表达的内容
一旦抓住了主题，语句就跟着来了。
——加图，罗马政治家、作家
头脑风暴是传统写作流程中的第三步：在考虑好自己的目的和读者后，你就已经准备好写出所需要的内容了。有些事情很明确，很好写。比如你要给孩子的老师写一封信，告诉她儿子要请假看医生，这时信是否完整并不太重要。但有一些更复杂的内容，写作时你要花些时间把必要的内容都囊括进来。头脑风暴是一个编排所有可能相关内容的过程，将它们排列在一起，以备写作之用。
头脑风暴有一些规则（别担心，这些规则能让事情变得更简单，而不是更复杂）。如果你在学校或是工作的地方参与过头脑风暴式的讨论，那么你很可能看到过这些规则：
想出的点子越多越好。 如果你能把注意力放在数量而非质量上，那么提出有用的点子的概率就会更大，点子多多益善。
不要审查，不要评论。 头脑风暴时，让你的思绪自由发散。这并不是对点子进行评论的时候，不要说这个点子不太好，那个点子不合适。把脑袋里评论的声音关掉，把所有想到的东西都写出来。你可以之后再删减。
接受不同寻常的想法。 不要考虑你的想法靠不靠谱。你的这些想法可能完全超出预料，但它们当中可能会有一个非常有用，或至少能为你的思考指引方向的点子。充分发挥自己的想象力。
合并改进你的点子。 如果你任由思绪自由发散，那么点子很可能会有一些重合。观察它们的相似之处，并加以合并调整。
头脑风暴的次数越多，结果就会越好。对很多人来说，对点子进行评判的冲动非常强烈。他们的脑子里总会有一个很小的声音说“这个点子不够好”“这个点子没什么意思”或者“这个点子不靠谱”，要学着把这个声音关掉，这的确是个挑战。而一旦能关掉它、掌控它，你就能够动用起所有的创造力为写作筹备素材了。
让我们来看看这个例子，看看头脑风暴是如何运作的。比如，你要为公司新开发的软件产品做一个幻灯片演讲稿。在头脑风暴之后，你有了这样一张清单：
如果你买我们的软件，工作效率就能提高。
它比其他的同类产品更好。
我们能提供给你强有力的支持。
我们能为你量身定制。
我们的产品操作简便。
我们的软件包会成为同类产品中的冠军。
我们会发送最新版本到您的邮箱。
我们的产品更实惠。
软件多平台兼容。
操作易上手。
你的同行都在使用。
其他有竞争力的产品功能冗余。
新版本正在研发中。
看看这份清单，并非所有信息都与此次演讲相关，还有一些信息是重复的。有一些条目比较含糊：比如说，这款产品究竟是怎么替客户省钱的？为什么它能让客户提高效率？无论如何，这份清单是在头脑风暴阶段作者能想到的所有内容。这些内容为下一步的幻灯片制作打下了坚实的基础。接下来只要删减组合一下，这份清单就能摇身一变，变成一份很不错的初稿。
在头脑风暴的过程中，如果你能留意我们之前讨论的前两步，明确写作目标和认真地了解读者，对你会非常有帮助。你的目的是说服读者购买新软件，有哪些信息能帮助你达成这个目标呢？记住，要从读者的角度考虑。他们对一款软件产品的期待是什么，为什么会有这样的期待？他们现在用的是什么软件？你的软件如何让他们有更好的体验？哪些信息更能说服他们？哪些信息他们最不感兴趣？这些问题能为你的头脑风暴过程提供灵感。
可以从头脑风暴开始进行写作吗？当然可以！有很多人都从这一步开始写作。有时候，把内容列成清单可以帮助作者组织内容，制订写作计划。但无论你最终是从哪一步开始的，都要记得头脑风暴不是你写完提纲、写完初稿就没用了。它是一种你可以来来回回反复使用的手法，每次用都会很有帮助。
比如说你现在已经写完了演讲的初稿。当你回头来看自己写的东西时，可能会觉得有些部分不够完整、不够有说服力，甚至你会发现有很重要的信息完全被漏掉了。这时候你就可以回到头脑风暴这一步重新思考，然后带着想出来的新内容再回到初稿中。写提纲时，可能你也会发现同样的问题：提纲中有些部分的内容偏多。如果你觉得文章的结构不够均衡，那就回到画板前，再头脑风暴一下，把空白的部分填补上。你可以无限次地回到这一步，直到你完成所有想要的内容。
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