原创 王琼输出的力量 王琼工作室 输出的力量
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术在变，道不移：追求专业性
我们重构了商务英语写作的敏捷模型：输入、加工、输出，提出了商务英语写作的目的——为效率服务、拿时间换结果，展示了这一写作范式是对时间管理、全面思考和细节把控的输出的力量，把脑力转化为指尖的智慧。简言之，我们可以把商务英语写作的模型概括为：开头-目的-结构-场景-品控-见证输出的效果。
当然，信息沟通的媒介越来越丰富，尤其是微信、Twitter等形式，再加上短视频输出占据了越来越多的交流时间，但书面交流的场景和需求依然存在。术在变，道不移，方法论背后的系统思考和对有效输出的期望不会过时。可变的是我们表达中的遣词造句，不变的是专业素养的体现。
这种专业素养让我们以终为始，追求质量要求和品控标准，不饶点滴，不饶自己。
那么什么是“好”？它会为我们提供一个怎样的参照系？我们还是从认知商务英语写作应该具备的品质开启吧。
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建立品味，打造参照系：《华尔街日报》的6C原则
要想写好商务英语，必须先知道它应该的样子，找到参照系统，明确评价标准，以终为始。
我推荐的参照系统有两个，它们要求相近，可以相互印证：
一是《华尔街日报》的编辑们经常采用的商务英语写作的范式和要求。《华尔街日报》创刊于1889年，被誉为“全美写作质量最高的报纸”。它的编辑们每隔几年会出版酌情修订的《商务写作风格和用法指南》，列举商务英语应用的最新建议或要求。
二是欧委会(European Commission)出台的“How to Write Clearly” 的文件，它主要为欧洲公司、国际组织和机构提出商务英语写作的基本质量要求。
追本溯源，这二者均参考了语言学家、文体学家的理论基础，如Bobby D. Sorrels所著Business Communication Fundamentals（1984），以及由Grice和Leech提出的英语沟通的准则。我把它们列举出来，简称为“6C”原则：
Correct: Grammatical
Clear: Easy to read
Concise: Simple
Concrete: Specific
Complete: Inclusive
Courteous: Polite
（The Wall Street Journal Guide to Business Style and Usage，Wall Street Journal Book，Paul Martin, 2020）
整合在一起，华尔街日报的编辑们总结出最新的商务英语实践的文体风格要求，为书面表达确定了质量参照。
我们来看一些例子，对比一下哪些符合“6 C”原则？哪些不符合？为什么？然后从错误中吸取要素，检查我们在写作中是否存在同样问题。通过建立一个评估标准和参照体系，我们明确了有效写作的范例，下笔会更有章法，能够优化商务英语写作的效果。
1. Correct: 运用正确的语法、格式、措辞、风格、语气
Incorrect：
Senior people was effected by introducing of new well fare system.
Correct:
The new welfare system affects all senior people.
第一个“C”是正确性原则，即，不能出现严重语法错误。而上面这句话：“资深员工会受到公司新的福利政策的影响”，居然有四个语法错误。首先，“People”是集合名词，后面应该接“were”。其次 “effect” 和 “affect”是商务英语中常用但容易混淆的两个词，前者是名词，表示“效果”；后者是动词，表示“产生效果、产生影响”。显然此处应该用动词。再有 “well fare”是拼写错误，应该是“welfare”。最后一点非常重要但又和我们以前学习的语法有所不同。也就是说近年来，商务英语写作的风格越来越减少使用被动语态而多用主动语态。
为什么？
“被动语态”顾名思义，“什么事情被做了。”例如，The report has been submitted. 但是，它强调动作本身而不强调动作发出者，所以经常用于需要客观的、以事实为主的科技文体。近年来，人们对于被动语态的文体风格感觉它显得过于官僚化，冷冰冰，有时让商务场景中交流的人们疑惑：谁对此负责？这个动作中牵扯的人有哪些？所以在商务英语写作中，我们应该尽量明确：谁-做-什么？Who does what when? 即，动作的实施者？接受者？谁在这个过程中承担什么任务或者责任，而不是说，“这个事情被做了、被完成了、被交付了”，等等。我不建议在商务英语写作中出现很多被动语态，因为责任不明晰，即使记录了行为，但没有人来“作为”，我们就不知道谁该对此负责，还是推荐大家多用主动语态的：who does what，具体明了。
此外，为什么不能有语法错误？因为它是基本功的体现——一出手就知道我们有没有过专业训练。
为什么不能有拼写错误？现在都用电脑写作，里面有拼写检查功能，所以这是最起码的动作，可以做而没有做，就会显示出一个人的工作态度敷衍凑活。写作具有延时性的特征，可以充分考虑并检查，如果作者依然慌慌张张，那怎么能够让读者产生信赖？！
2. Clear: 意义表述清晰明确，运用读者易懂的简单的句子和段落结构表达
Incorrect：
The company has a long history and now it has eleven branches and more than thirty thousand employees.
Correct:
Founded 45 years ago, the company has more than thirty thousand employees in eleven branches.
第二个“C”是清晰性原则。它是交流中的一种很高境界。我们在商务英语写作中表达清晰可以减少形容词和副词的使用。比如，以上例子中的“long”会因人的感知而不同，“长、短”都是相对的。所以商务英语写作需要清晰精准，能用具体数字表达最好，例如，右边的例句意思明确：公司成立45年，有11个分公司以及三万名员工。
清晰的第二个要求是简便易懂，不要用太生僻的词或者憋大招、用大词（英语中称之为“10 dollar words”）。有时候，沟通双方人士的母语都不是英语。如果作者用生僻词，还要麻烦读者去查字典，花费更多时间。比如在非专业财务场景下，“expenditure” 可以用 “cost”; “approximately” 用 “about” 也是完全可以的。
清晰是写作的一个可贵品质，否则为什么还要写呢？最好的手法是：钉是钉铆是铆，精准描述，（business is business），生意就是生意，少渲染，说干货。
3. Concise : 避免啰嗦表达
Incorrect:
As Per Your Request
Due To The Fact That
For The Purpose Of
Correct：
As You Requested
Because
For
第三个“C”是简洁性原则。商务英语写作应简明扼要，在上面的例子中，左边一栏比较啰嗦，而右边一栏更加简练。
一般来讲，一封邮件或者一份文件，打印出来最好不要超过一页A4纸。这也是为什么越来越多的企业要求“一页纸”汇报法，不论是PPT还是word文档。甚至一些公司的领导在办公室门上贴了一句话：要汇报，先用一页纸搞定。
其实从1992年起，澳大利亚的律师就率先发起了“简明英语运动”。美国在克林顿政府期间也通过法律，要求使用简明英语，因为很多合同、法律文件既冗长无比又不能轻易删除，所以需要大量服务器存储，耗费资源。
以多充好，没有必要。下图是一张特朗普总统鼓励简明英语运动的照片。从60年代到今天，文字材料、文件激增。根据美国《萨班斯法案》规定，公司里的商务交流材料至少五年内不能删除，哪怕公司要花巨额费用，建立数据库冗灾备份也要留存——而且很可能留存的是我们那非常糟糕的商务英语写作。如果公司要核查什么，都能查到我们的“指纹和案底”。所以，少才是美！
4. Concrete: 要具体、明确、具象地表达
Incorrect:
In the near future
A significant increase
Correct:
By 3:30 p.m. Friday, April
A 24% increase
第四个“C”是具体性原则，要求我们能具体表述的就不要模糊，多用数字说话，尤其减少各种修饰语。比如：“In the near future”——不要说“不久的将来”，而要给出具体时间：By 3:30 p.m. Friday, April。不要说，“A significant increase——巨大增长”，而要扎实汇报，增长数量究竟是多少——A 24% increase。商务英语记述的内容要务实、不能务虚；要实在、不能“忽悠。”
5. Complete: 提供相关重要的信息，考虑周全
Incorrect:
There will be a meeting on Tuesday. Please come.
Correct:
There will be a meeting at 2:30 Tuesday in Conference Room #3A to discuss the new phone design.
第五个“C”是完整性原则。我们在发一封邮件前，静静地数数，收信人都有谁？谁应该在“To”一栏，谁应该在“cc”里？这些都要考虑清楚。如果收信人多，那么信息应该包括得更全面，不要因为一封邮件招致后续更多的电话探询，导致工作拖延。
你看，左边一栏里是一位小助理在上班第一天发的会议通知。结果小姑娘收到了30多通电话的狂轰滥炸，质问、探询。最后呢，小姑娘在企业中留给别人的印象是“这人没sense，写个邮件都没有受过训练的样子，那还能干什么？”所以，我们要写就写得完整清晰，如右边一栏的表达，确定包含了所有重要信息，再想想发出的内容或收信人一栏是否有遗漏。因为商务英语写作本质上是在最短的时间内体现专业化——professionalism，用写作建立自己的人设和品牌。
6. Courteous: 相互尊重，相互欣赏，相互理解
Incorrect:
We cannot give you a refund because it's against our policy.
Correct:
Perhaps you overlooked the limited time for refunds as described in our advertisement
第六个“C”是礼貌性原则。有时，我们写的邮件不知为何就把别人得罪了，主要原因是选择的情态动词比较生硬。比如说，左边一栏里的句子使用了过于强势的情态动词，而右边一栏的句子是我们推荐的。在这里，我有一个建议，如果是向读者提要求，最好多用情态动词的过去时态，如：“Could you please.”如果是自己征得别人的同意，更客气的说法是：“May I?” 但是有时我们的表达又太过谦卑，May I please ask you kindly to ……?这会给读者这样的感受和画面，即，“这个人tai太不稳定；一会无知无觉，一会过犹不及；一会儿蹬鼻上脸，一会儿屈尊俯就。”
你看，要输出高效的商务英语写作，我们先要了解什么才是高效的样板。“6C”原则可以快速在写作时给我们提供一个参照和检查清单。先学习模版，再建立自己的风格，从这些原则出发，让我们有写作的品味，才能不断提高境界。You’re what you write，文如其人，见字如面，我们的专业度会跃然纸上。
文章：王参谋
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总能让你进步一点点
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