PART2 远离压力,提高效率
第4章 准备工作:确定时间、空间和工具
通过行动让自己感觉良好,要比通过让自己感觉良好来实现更好的行动容易得多。——O·H·莫尼尔
- 高效、创新、富有成效的思维和行动的诀窍,是在正确的时间关注适当的事情。
- 学习掌握娴熟的工作管理方法,就是学会建立一套系统并付诸实施,直到将这套系统和方法融入你的工作和生活中。
一、预留时间
安排整段时间来启动这一管理计划,准备一个工作去,理想做法是安排出两整天的时间。
在目标明确的情况下,不要害怕跨一大步。你跳跃峡谷时不能谨小慎微。——戴维.L.乔治
对于你的工作效率和精神健康来说,专门腾出两天的时间来启动这一管理计划,其价值会翻倍。
任何中断都可能导致这一过程占用的时间成倍增加,如果你能安排一段完全不受打扰的时间,你会感到自己的控制能力空前提高,并体验到一种强烈的成就感,从而激发自身的能量和创造力。
二、准备工作区
每个人都必须建立一个特定的控制中心,以便处理一切事物,你必须准备一个专门私人和独立的工作区,在家里,在工作场所,如果可能的话,甚至在旅途中也要有一个工作区
1.移动中的工作区
2.不要共享工作区
你需要应用你现有的系统,而不需要不断重新创建系统。办公系统简洁而紧凑,可以随身携带,对如何快速处理事物的方法也了如指掌,就可以在任何地方开始办公。
三、准备好你需要的工具
1.基本管理工具
(1)资料存放托盘
(2)白纸
(3)便利贴、回形针、订书机,打签机
(4)文件夹
(5)日程表
(6)废纸篓或者循环垃圾箱
提升个人工作效率的最佳手段之一,就是拥有你乐于使用的管理工具。
2.构建一个归档系统的关键要素:简单、高效
- 成功归档分类的要点
(1)一般性归档系统应该触手可及
(2)按字母排序或者按拼音排序
(3)能够随时创建空文件夹
(4)确保有方便存储的庞大空间
(5)用自动打签机来标注文件夹
你拥有那些你所命名的东西。但你收集却未命名的东西并不属于你。至少一年整理一次归档系统,定期整理你的文件归档系统可以防止资料变得混乱,也能防止某些资料如石沉大海般被遗漏。
行动:设立一个“整理日”——全天清理模式
四、最后一件需要准备的事
处理或推迟在那一个时间段,你需要处理的任何其他事物。
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