高效管理时间的秘诀，就在于这三个清单原创Lachel   L

高效管理时间的秘诀，就在于这三个清单

原创Lachel    L先生说  2017-04-16

前段时间，在我的社群里，有小伙伴私信问我：

L先生，您平时要做的事情那么多，就我们所知，就有写公众号，回答知乎，管理社群，还有工作和家庭，您是怎么完成这么多事情的？

我告诉他：其实远远不止这些，我还同时在写着两本书，谈着一个节目，写着五六个平台的约稿，开知乎Live，开讲座，每天要应付各种合作需求，规划「智识学院」，还有阅读和学习……等等。

恰好，最近稍稍有些闲暇，把自己的时间管理系统重新整理了一遍，于是，打算正式回答一下这个问题。

希望能帮到每一位，觉得时间总是不够用的朋友。

我的时间管理系统，由两部分组成。

一是「工作管理」部分。这部分在我的讲座「极简高效的工作管理法」里面，讲得很清楚了。

二是「生活管理」部分。也就是如何高效利用时间，在最短的时间内，做完尽可能多的事情。

我采用的工具，也非常简单，就是普通的待办清单（Todo List）工具。只是在清单的划分上，与其他人有些稍微的不同。

我把它叫做「AFD」方法——也就是三个清单：Action，Focused，Dessert。

网上有许多 Todo List 工具。比如最有名的三剑客：Todoist、滴答清单、奇迹清单。无论你用的是哪一款，都适用这套方法。

甚至，即使你用Onenote或者印象笔记，乃至Excel，都可以。

下面详述。

第一个清单：执行清单（Action）

很多人做Todo List，就是简单地罗列出自己每天要执行的事情。比如下面这样：

到超市买苹果

交报告给老板

完成方案第二版

完成文章「为什么一瓶水可以卖到180元」

……

不知道你有没有发现，这些任务中，其实存在一个问题：

它们的「颗粒度」是不一样的。

具体来说，「到超市买苹果」，就是一个非常明确、简单的行动——你不需要思考「买什么」「去哪儿买」「怎么买」，它所占用的「认知资源」是非常少的。

同理，「交报告给老板」也是一个非常简单的行动：发邮件，上传附件，发送，搞定。

但是「完成方案第二版」和「完成文章」，就没有这么简单了。

完成方案，可能包括理清逻辑、搜集数据、填充内容、制作图表、排版优化……完成文章，可能包括搜集论据、搜集资料、撰写大纲、准备案例、完成全文、修改……诸如此类。

它们并不是可以一步完成的工作。

如果我们按照这种方式划分Todo List的话，就很容易产生一种情况：当我们看到这些任务的时候，会瞬间产生一种迷惑：

我做到哪里了？

我的思路是什么？

我还需要做些什么？

这会给我们带来「认知负担」。

不要小看「认知负担」——实际上，为什么我们经常会拖延？正是因为，这些认知负担，使我们产生了这么一个潜意识：

「这是一个复杂的任务，我没法立刻开工，我需要先理清思路。」

这就导致了，我们去完成它的「动力」被削弱，而「阻力」却提升了。

实际上，我们大脑的逻辑是非常简单粗暴的：我们倾向于去做简单的、不需要太多思考的事情；而排斥复杂的、需要大量投入的事情。

所以，我不会在Todo List里面写诸如「完成文章」这样的内容，而是会这样分解：

在Google学术上以xx为关键词搜索论文；

读完10篇论文，印证和完善核心观点；

列出文章大纲；

准备案例（可考虑xx、xx、xx和xx，不少于3个）；

……

每一条细分任务，不但会分拆到最小的操作步骤，明确「我要做什么」，而且会写得非常具体：数量，目的，关键词，等等，都不会落下。

这样的好处是什么呢？当我看到这条任务的时候，我就可以立刻去执行，不需要一丝一毫的延误，也就完全排除了大脑产生「这个任务很复杂，先做简单的吧」这种念头的机会。

在我的Todo List上，我会专门开一个清单，将所有安排在今天的任务细化、分解，列出可以直接去执行的事项，让自己专注在行动上。

如何控制自己的念头，不要拖延？很简单，就是专注在执行上，不给它分心的机会。

第二个清单：聚焦清单（Focused）

很多人对「休息」有一个误会：休息，就是好好睡一觉，让精神得到恢复，减少身体的负担。

其实这是不对的。

对于体力劳动，睡觉是最好的休息方式，因为可以让肌肉得到放松。但对于脑力活动，睡觉能起到的作用是有限的。

更好的方式，是调整你的聚焦点，切换到不同的工作上，激活大脑的另一块区域。

为什么呢？

你要知道，经历一段高强度的工作之后，使我们感到疲劳的，并不是因为我们的能量损耗——实际上，有研究表明，大脑在高速运行时，其耗能并没有比休息时高出很多，甚至可以说没有太大变化。

使我们感到疲惫的，是对于这项工作的新鲜感减弱，导致我们去处理它的意愿降低。

人是一种极端需要「新鲜感」的事物。长时间思考同样的内容，会抑制大脑的活动，让人感到厌烦、疲倦、昏昏欲睡，乃至无法集中注意力。

很多人在这个时候，会以为自己困了，睡一觉就好。但其实，睡觉起到的作用，不是恢复精力，而是将这部分工作暂时从大脑中清除出去。等到睡醒重新工作时，它对我们来说，又是一项「新鲜的」工作了。

所以，更好的方法，是在你感到疲劳时，及时切换出去，去思考别的工作，做别的事情——哪怕这件事情同样也是高强度的。

这个方法，叫做分段工作法（莫法特工作法）。

我会建立一个清单，专门用来存放两个东西：

一是那些重要的、亟待解决的问题；

二是正在研读和学习的论文、书籍等。

每当我工作累了，我就打开这个清单。一方面站起来走走、喝点东西，散步，一方面在脑子里思考这些问题。比如：

可以在社群里搞些什么活动？

下一期节目里面，要放哪几个信息点？

下次可以给读者们什么福利？

今晚吃什么？

或者，打开之前没读完的书和论文，继续读下去，做笔记，整理逻辑和知识结构。

这非常有效。通常，过一段时间，等大脑又感到疲倦了，再重新回去完成前面的工作，思维会格外清醒。

甚至，能够重新从别的角度去审视，发现一些之前没有注意到的毛病。

第三个清单：成就感清单（Dessert）

我相信，你一定经历过这样的时刻：觉得厌烦、无聊，提不起精神，不想动脑子，无论是「Action」还是「Focused」里面的事情，一点都不想干。

这是很正常的。每个人的精神状态，总有低谷的时候，我自己也是。

但如果任凭这种状态持续下去，显然会严重影响效率，怎么办？

我的方法就是：事先做好一个「Dessert」清单，在里面放一些非常简单、无需动脑、没有时间限制的小事，比如：

整理书桌；

整理电脑文件夹；

搜集图片；

下载资源；

……

诸如此类。

当精力处于低谷、不想思考时，就打开这个清单，逐一去完成。

一方面，这可以最大限度地利用时间，将这些不重要的小事分别做好。

另一方面，当你一项一项完成掉它们的时候，会慢慢积累「成就感」。

这种成就感，正是帮助你摆脱这种状态，让精神状态回到正常水平的最好武器。

通常，在做完2-3项「Dessert」之后，状态就可以回到一个不错的水平，开始去着手完成更重要的任务了。

与此同时，在做「Dessert」的时候，由于它们是完全机械、无需动脑的，思维会处于一个自由的状态。在这个状态下，可以放任它自由联想，也许会产生一些有意思的点子，也说不定。

等到状态回升，再把这些点子记下来，又是一种积累。

如果你觉得这套方法有用，不要拖延，马上行动，调整你的待办清单吧。

希望能带给你切实有效的效率提升。: )

THE END

-  晚 安  -

我是Lachel，可以叫我L先生

互联网经理人、高效管理达人

知乎8万关注、23万赞作者

LinkedIn/36氪/插坐学院特约作者

很高兴认识你:)

给L先生买杯咖啡

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苏弥

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绝对是关于to-do list的干货！ 可以这么说，本人从小就离不开写这些备忘清单。写清单的原因一方面是有助于大致安排这一天内所要完成的大小事，另一方面应该是我记不住事儿，所以好记性不如烂笔头，我选择用手写下来。 本人一般会选择手写清单并用不同颜色的粉刷笔根据事情完成的主次顺序highlight。比如：今天必须要完成的用橙色，三天内的用绿色，一周甚至更长时间的用黄色。然后每完成一个任务就用横线划掉，一张纸划满就扔，那一瞬间真是非常舒畅啊。之所以没选用app是因为本人一摸手机就会刷各种社交平台，无心完成手机上的清单内容，这样的话记在app内的清单形同虚设，还不如用笔纸来得醒目有效。 另外，学到新概念，即本文的一句“使我们感到疲惫的，是对于这项工作的新鲜感减弱，导致我们去处理它的意愿降低。” 望与君共勉。