研讨会可以取得各种成果。这就是为什么在开始之前定义您的目的、基本规则和结果至关重要。这样做的原因是双重的。首先，它让您（主持人）清楚地了解如何塑造和指导研讨会。其次，它会帮助参与者了解他们来这里做什么，以便每个人都可以朝着共同的目标努力。
团队文化和宗旨
定义团队文化和研讨会的目的是其成功的关键因素。即使在研讨会开始之前，您也需要在发送研讨会邀请时提及目的，以设定人们的期望。
研讨会的目的解释了举办研讨会的原因并作为参考框架。它通常总结在一个简短的目的陈述中。最好在研讨会开始时再次完善和集体制定它以获得参与者的支持。
群体文化是指参与者如何互动和做出决定的准则。这些原则规定了决策规则和流程。
建立运营规则
研讨会是一个协作项目。作为促进者，您不能放弃规则。为了让每个人都遵守规则，他们应该集体建立规则。
研讨会文化不仅决定了参与者的行为，也决定了主持人的行为。但是，您可以起草一些研讨会原则，然后要求参与者审查、修改和扩展它们。
为了帮助您建立这些准则，请尝试回答“我们应该遵循哪些规则来实现我们的目标？”这个问题。
基本规则的一些示例包括：
• 问问题
• 每个人的意见都受到同等重视
• 一次只会进行一次对话
• 讨论和批评将以利益为中心，而不是以人为中心
• 没有想法不好
• 鼓励其他团队成员
• 玩得开心
传达研讨会的目的
研讨会的目的概述了研讨会的原因和理由。它解释了举办研讨会的原因并作为参考框架。
理想情况下，目的应该在一开始就集体阐明。这将确保目标得到理解和分享，并激励所有参与者。
一旦制定了目标陈述，就将其展示出来——例如，将其写在白板上，以便小组成员可以随时轻松参考。作为主持人，您可以在讨论偏离主题时参考它。
以下是您可能希望作为一个小组讨论的一些问题，以帮助您制定目的陈述：
• 我们为什么需要这个研讨会？
• 我们想要完成什么？
• 谁对目标有利害关系或利益？
创建参与者买入
尽早阐明目的陈述有助于建立参与者的认同感。 买入是指积极支持和参与研讨会的动机。 要获得内部激励，参与者需要了解他们在做什么以及为什么这样做。
让我们想象两个研讨会参与者。一个是参加，因为该活动出现在他们的日程安排中，他们无法拒绝。另一个了解研讨会旨在解决什么问题以及这样做将如何使产品受益。在这种情况下，第二个参与者将能够为讨论做出更有意义的贡献。
作为研讨会主持人，您不仅要对参与者的行为负责，还要对他们的感受负责。明确而直接的目的陈述将帮助您激励团队并让他们准备好采取行动。
定义研讨会可交付成果
要了解您的研讨会是否达到了目的，您还必须定义您需要生产哪些工作产品。您将创建什么样的可交付成果？
可交付成果可以是：
• 有形的——旅行地图、草图、原型等。
• 无形——决策、回顾性反馈、行动步骤等。
确定可交付成果后，确定创建它们所需的内容并指定验收标准。确定这些可交付成果的呈现方式和风格。了解您需要产生什么样的结果将有助于团队保持专注。
团队目标和文化的可见性
研讨会的目的和小组的指导规则应明确定义并向所有参与者公开。一种方法是将它们写在白板、便利贴或画架垫上。
另一种选择是使用预先打印的模板，参与者可以在您定义研讨会的目的和预期结果时填写这些模板。例如，Design Canvas 为举办研讨会提供了 6P 框架：目的、参与者、原则、产品、地点和过程。您可以使用类似的模板来帮助团队设置健康协作的环境。
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