沟通方法篇-清晰表达的基础

沟通方法篇-清晰表达的基础

董晓闲

摘要：晓闲要谈一谈沟通中的基本要求，你来看看吧

职场上，沟通能力很重要，而清晰的表达能力是成功沟通的关键。

清晰的表达能力要求我们表达清楚意思。

如果要提升清晰的表达能力，我们可以优先提升文字运用水平，这种能力是基础，也好提升。

一

沟通表达中的一种基本原理叫金字塔原理。

金字塔原理讲解表达的层次，即先说明主要部分，逐步向次要部分展开。

简单点讲，金字塔原理就是总分总顺序，总分总是作文中最常见的模式。

为什么要采用总分总的模式呢？

这是因为理解他人的意思的时间和耐心有限，我们更愿意先听到主要意思，再听细节；而且先讲解次要意思，再讲主要意思，容易造成听众理解的错误。

另外，在表达中还有3个原理可以采纳。

首先、联系归类

联系归类是指在表达时将具有某一类特征的信息分成一个类别。经过联系归类之后，信息更加容易理解、记忆与表达。

如果你要别人买香蕉、橘子、苹果、鸡蛋、土豆、西红柿、牛肉、矿泉水、卫生纸回来。如果对方不对信息进行分类，要买的东西也不做记录，一定会漏掉一些东西。

通过联系归类，以上物品可以分为两大类，日用品与食品。

日用品是指卫生纸。

食品可以继续分类，分成水与食物。水是指矿泉水，食物是指香蕉、橘子、苹果、鸡蛋、土豆、西红柿、牛肉。

如果继续分类，食物可以分类为水果和食材，水果包括香蕉、橘子、苹果，食材包括鸡蛋、土豆、西红柿、牛肉。

其次、逻辑顺序

逻辑顺序是指将杂乱无章的信息采用符合人们思维习惯的方式表达出来。

常用的逻辑顺序是时间和空间顺序等。

我们在讲解一天经历时，会按照先后顺序讲解经过，顺序依次为早上、中午、下午和晚上。

很少有人会先讲早上的事情，再讲晚上的事情，再讲下午的事情，最后讲中午的事情。

另外，我们也习惯于按照空间顺序讲解事物。

比如我们拿着地图向外国友人介绍中国的地方时，一般会在讲完重要省份后，按照从南向北、从东向西、从西向东、或从北向南的顺序讲解省份，而很少有人会按照河北、黑龙江、吉林、海南、湖南、广东、湖北这样的顺序来介绍中国的省份，空间顺序太混乱。

再次、删减省略

删减省略是指在表达中会优先讲解重要的内容，再讲次要的内容。根据情况，如果时间不容许，我们可以不讲次要的信息，重点讲解主要信息，做到将关键信息传递清楚。

二

说明方法

基于以上原理，职场沟通中有几个小技巧值得我们注意。

1.汇报内容要准备3个版本

有时，领导的时间非常空闲，而有时，领导没有太多时间。而且，在汇报之前我们通常不清楚领导是否有时间慢慢听我们汇报，所以，在汇报之前，我们需要准备3套方案。

A.方案一、应对领导时间很紧的情况

如果领导马上要开会了，他可能只有听说一句话的时间，此时，汇报的重点是结论，就是说把结论告知领导，等他空闲时再汇报详细情况。

事前，我们要做好对整个事件的梳理，确定自己最终要向领导说明的结论是什么。

B.方案二、应对领导赶时间的情况

如果领导马上要出差了，他的时间也比较紧迫，但是，他会有些时间听你汇报结论与原因。

在这种情况下，我们要准备好汇报整个结论以及得出结论的原因。

C.方案三、领导空闲时间比较多的情况

如果你与领导一起出差，而且领导的心情比较好，这个时候，领导会特别愿意听你细细讲解事情的详细经过。

在领导时间比较空闲时，我们依然要梳理好事情的脉络，并想清楚结论以及得出结论的原因，但与此同时，我们还要考虑好如何把事情的详细经过描述的绘声绘色，吸引领导的注意力。

这种情况下，让领导听的意犹未尽就是一种成功。

2.汇报内容最多讲3-5点

人的短时记忆能力非常有限，类似的事情超过7件，我们就会忘记其中一些事情。

而事情如果少于3件，我们的表达会显得有些单调。

在我们说服他人时，一般理由也应当保持在3-5个之间，既不要少于3条，更不要多于7个。

在跟领导汇报内容时，我们一般可以讲解的内容主要是3个维度。

我们应当务必注意，3个维度之间应该保持相互独立而且内容也应当非常全面。

比如我们在谈论我们的生活状态时，可以谈论这么3个维度，与私人相关（家人、亲戚、朋友、同学、社区等）的生活状态、与商务相关（老板、上司、同事和客户）的生活状态以及自己独处的生活状态。这3个维度是相互独立的，而且对于生活状态的覆盖是全面的，基本没有遗漏。

三

沟通要求

在沟通中，表达要满足什么要求呢？

1.表达要确切

表达确切是指表达的内容要准确清晰，不要摸棱两可，让对方好理解。语义模糊会对听者理解自己的意思造成极大的困扰。

比如在在做跟车执行，跟司机联系时，不要跟司机说“你四五点钟到，可能没法卸货了”，对方听了，可能认为四五点钟到，卸货还是可能得。

而应当告知对方，工厂4点半下班，你四五点到，要明天才能卸货了。

当时，公司在采购一批货物时，需要调整货物价格，货物价格调整会导致原来的合同失效，需要重新调整合同单价。

向项目主管沈平审批合同时，我跟主管说“领导，这批货由于价格变动，需要重新做系统”，她没有审批合同，我跟她沟通了数分钟无果，她跟同事打了电话，短短半分钟，她就同意了我的审批。

为什么我向她申请和打电话沟通此事，她并没有同意，而跟我同事经过短暂的沟通后她就同意了合同变更呢？

原因在于我的表达并不确切。

在我的概念中，重做系统仅仅指变更货物价格，不涉及原料的重新入库。

而在主管的概念中，所谓的重做系统不仅包括了价格的变更，而且还涉及货物的重新入库，一旦货物发生真实的重新入库极有可能导致库存系统出现问题，比如一批货2次入库。

这就是主管没有审批合同的原因。

实际上，我应该用更易理解的方式说明自己的意思，不要用“重做系统”，而应该说只要改一下价格就行了，其他的都没有影响。

2.案例要适宜

在说服别人时，我们可能会引用一些具体例子，要注意引用的例子要与表达的观点契合，如果例子不合适而且又不符合一般人的思维方式，听众的注意力极有可能会被吸引到这个例子的特殊之处，而非我们所期待的要说明的意思。

3.表达要精练

在职场中，表达精练关乎沟通效果的好坏。

如果表达过于繁琐和复杂，内容过多，都不利于对方理解，对沟通不利。

在沟通中表达不要啰嗦，不要反反复复重复一句话。只要一次说清楚即可。

反复强调的事情一定要非常重要，如果这件事并非是不可取代的，不要反复说。

那么如何让自己的表达更加精练呢？

要想改掉说话啰嗦的毛病，可以采用奥卡姆剃刀原理，即删除表达中不重要的信息，只保留关键信息。

尽量采用文字表达，精简说话内容。精简时，注意保持意思不变，且意思表达要准确。

比如“我通知明天下午2点让车子来，这个时间可以吗？”，这句话没有太大问题，但过于啰嗦，这句话可以精简为“车子2点到，可以吗？”。

为什么“我通知明天下午”和“这个时间”都可以删除呢？

“我通知”是默认的，相关人员都知道这件事由我来完成，而且谁通知并不重要，可以删掉。

而“明天”也是默认的，这件事会在明天发生，说话时并不需要你讲出来。

而“下午”也不用讲，对于8小时工作制的公司，早上8点到下午5点属于工作时间，工作时间范围内的2点指的就是下午2点。

“这个时间”也可以删除，因为双方沟通的就是时间，并不需要说出“这个时间”，而且把这个时间删掉，意思并没有受到任何影响，表达也更精简。

当然，本文谈论沟通方法而非讲解奥卡姆剃刀原理，所以，对于奥卡姆剃刀原理的应用就谈到这里，后续文章会重点谈谈这个工具。

4.表达要具体

在说话时，意思表达不宜过于抽象。通常过于抽象的表达会给对方带来理解的障碍。

比如跟对方说“昨天的那件事你处理的怎么样了”，这句话过于抽象，因为对方昨天可能处理了很多难事，当你问出那件事时，对方并不知道你到底在说啥。

不要经常在沟通中使用这件事、那件事等指代性的表达。

类似的，我们在公共场合也应当尽量以对方的姓名称呼对方，而不要使用你来跟对方沟通，因为对方并不认为你是在跟他打招呼。

5.内容要相关

在沟通中有一个大忌，那就是沟通的内容一定要是相关的。

这里的相关是指两个方面。

A.在说一件事时，内容之间应该具有一定的逻辑关系，不要一会这样说，一会那样说。

最让我崩溃的例子是跟我父母的交流。

我们经常用电话联系，电话中，我们经常聊一些复杂事情。

有时候父母讲了一些事情后，我没有听懂，就会提出一些问题。

在解答我的疑问后，父母会接着讲事情的经过，但第二遍讲的跟第一遍讲的完全不同。

而父母第三遍讲的东西又不一样。每讲一遍，事情都会变得不一样。

虽然父母讲解的是一件事，但讲解的故事不断变化，内容就会缺乏相关性。

B.一次性说多件事时，我们必须将多件事隔开，比如跟对方讲“上面那件事我讲完了，现在说说第二件事”，而且一定要把一件事讲好了后，再讲第二件事。

在这个方面，晓闲犯过2种错误。

第一种是我在跟同事沟通完一件事后，马上会开始沟通一件类似的事，中间没有给任何提示，结果对方以为我说的是一件事，导致对方理解错误。

第二种是一件事A只是沟通了部分内容，我马上沟通事B，等沟通B后，过一会（可能是几分钟之后），我会再次开始沟通事A，结果导致事情处理起来非常繁琐。

在职场沟通中，我们一定要注意，这些沟通的要点，让自己能够被对方更好的理解。

后记

沟通的方法与要求很多，本文仅仅只谈了沟通内容上的要求，后续文章会陆续谈谈其他方面的要求与方法，欢迎大家继续关注本公众号。

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