平时我们在安排任务的时候，会把任务列在清单上。不过，大部分清单上都是任务越来越多，而真正完成的却很少。《纽约时报》畅销书作家凯文·克鲁斯在新书《高效15法则》里，就指出了任务清单可能存在的问题。
书里说，任务清单的第一个问题，就是上面的任务不太好区分。你很难看出某个任务，是需要一小时，还是几分钟就能完成。所以当你随便看一眼清单的时候，你很可能就去做最简单的事情，而不是最重要的事情。也就是说，任务清单很可能会让你去做“紧急”的事，而不是重要的事。此外，清单还可能给人带来没必要的压力，因为清单是为了提醒自己，但正是这种不断的提醒，告诉我们还有很多事情要做，这就会让人感到喘不过气来。
那应该怎么办呢？凯文·克鲁斯说，他采访了很多顶级成功人士，发现他们都没有任务清单，但是他们会有一个井井有条的日历。这就是为什么极度忙碌的政客、职场人士和名人们都有一个全天的日程表。所以，如果你真想完成一件事情，不要列任务清单，而是给这件事安排一个时间。而且，光是把任务安排在日程表上的这个简单行为，就能解放我们的大脑，帮我们减轻压力，同时还会增强我们的认知表现。心理学有个概念叫做“蔡格尼克记忆效应”，意思是说，我们会一直想着那些未完成的目标，从而受到干扰。而有研究表明，只要制作一个完成任务的计划，而不用真的去完成任务，就可以克服这种记忆效应。
那我们应该如何用日程表更好地管理生活呢？书里介绍了以下几个要点。
首先，你要安排一大块的时间，也就是所谓的“封闭时间”，这一点非常重要。比如，如果你很重视健康，并且打算每天跑步半小时，那你就不要把跑步列在清单上，而是写在日程表里，把它变成一个循环的事项。
第二，重要的事情应该尽量安排在一天的早些时候。因为就算我们能很好地安排时间，也总会遇到一些突发状况，比如部门临时要开会，或者突然接到一个客户打来的电话。所以，如果你安排了下午或者晚上去跑步，一旦中途有了突发状况，你的运动计划就有可能被打乱。这就是重要的事情要尽早安排的原因。
第三，不要废除你的目标；如果有必要的话，对它们进行重新安排。比如，你安排了上午跑步，但是恰好明天上午必须去赶飞机，那么你可以在明天早一些或晚一些的时候锻炼。
第四，像对待你和医生的约定一样对待你的“封闭时间表”，因为它们就是非常重要。大多数人就算做好了时间表，也不一定会认真执行。比如，你计划下午4点到5点在办公室做一份报告，突然有位同事要占用15分钟和你说一件事情。大部分人都觉得没问题，就算少了15分钟，用剩下的45分钟也能做完报告，大不了在公司加一会儿班，或者调整一下日程表。但是书里说，你可以想一下，如果你不是在做一份报告，而是和医生约了看病，你还会答应那个人，然后把和医生的约定推迟15分钟吗？大部分人都不会。所以，最好的习惯是自动拒绝那些不在规划内的请求。如果有些事情和日程有冲突，你可以说：“4点到5点我有一个很重要的约会。我们可以5点以后再说吗？或者明天早上再说可以吗？”
此外，书里还介绍了领英的首席执行官杰夫·威纳的一个方法，就是在自己的日程表里安排“什么都不做”的时间。杰夫·威纳的日程表里面，有一些时间是灰色的，上面也没注明这些时间要用来做什么。这些灰色的模块代表着“缓冲时间”，或者是他特意留出来给会议的时间。总的来说，杰夫·威纳每天会给自己安排90分钟到两个小时的缓冲时间（以30分钟到90分钟这样的区间存在）。他之所以这样安排，是因为每天的日程都太满了。杰夫·威纳说：“一个接一个的会议让我没有空余的时间去处理发生的事情甚至思考。起先，这些缓冲时间就像是一种放肆。我可以用这些时间来举行推迟的会议或是那些我之前没有开的会。但是过了一段时间以后我意识到，这些时间间隔对于做好我的工作来说绝对是非常必要的。”
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